■概要
フォームからの問い合わせや申請に対して、手作業でJUST.DBへの登録や管理番号の採番を行っていませんか？ こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でJUST.DBにレコードを登録し、ユニークな番号を採番、関係者へのメール通知までを完結させることができ、データ管理の正確性と迅速性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JUST.DBへのデータ登録と採番を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- フォームからの回答データを基に、JUST.DBでの登録作業を自動化したい方
- 手作業による転記ミスや採番ルールの間違いを防ぎたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からJUST.DBへの登録、採番、通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記や採番が不要になるため、入力ミスや番号の重複といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JUST.DBをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、プロンプトに基づいて管理番号やカテゴリなどのテキストを生成します。
- 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入（採番形式）」アクションを設定し、フォームの回答内容と生成したテキストを登録します。
- 続けて、JUST.DBの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、必要に応じてレコード情報を更新します。
- 最後に、メールを送るオペレーションを設定し、登録内容を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームで回答を得る質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容や数に設定してください。
- 採番ルールやカテゴリ分けのロジックに合わせて、AI機能のテキスト生成で用いるプロンプトを任意の内容に設定できます。
- JUST.DBでレコードを挿入、更新する対象のテーブルは、管理したいデータベースに合わせて任意のものに設定してください。
- メールを送るオペレーションでは、通知したい宛先や任意の件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
■注意事項
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