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「Garoonで申請されたワークフロー、毎日一覧で確認して関係部署に共有するのが地味に手間…」
「申請内容を手作業で転記しているけど、ミスが起きないかいつも不安…」
このように、Garoonのワークフロー申請に関する手作業での確認や管理に、課題を感じていませんか？
もし、毎朝決まった時間にGaroonのワークフロー申請一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートなどの管理表に同期できる仕組みがあれば、これらの日々の煩雑な作業から解放され、承認プロセスの迅速化や対応漏れの防止に繋がり、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGaroonのワークフロー申請一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎朝決まった時間にGaroonの申請一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Garoon／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索窓にGaroonと入力し、選択しましょう。
「Garoonの新規登録」画面で、以下の必須項目を入力して「追加」を押します。
以上で、マイアプリ連携が完了です。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
上記のナビをご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートはマイプロジェクトから確認できます。
最初の設定です！
ここから「毎朝、Garoonの申請一覧をGoogle スプレッドシートに一括で同期する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
他の項目は任意で設定してください。
なお、「ステータス」はカンマで区切りで複数のステータスを指定可能です。
設定しない場合は、空欄にして「テスト」をクリックしましょう！
問題なく表示されたことを確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「【ワークフロー】申請データの一覧を取得」を選択してください。
「取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、次のステップで以下のGoogle スプレッドシートを使用するため、ヘッダーに沿って「取得した値」を設定しました。
設定後、「完了」をクリックして、次のステップに進んでください！
最後の設定です！
ここでは、指定したスプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
※ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、「同じ処理を繰り返す」設定で取得した値を設定してください。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
この段階のテストでは1行のみ追加されます。
最後に、フローの動作確認を行います。
まずは、フローボットの画面右上の「起動する」をクリックしましょう！
フローボットが「完了済み」になったら、Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
ここでは取得した分の申請がすべて追加されましたね！
これで、すべての設定が完了です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
予定が登録されたり、ワークフローが承認されたら、外部カレンダーに予定を自動連携、チャットツールへ通知、ミーティングを自動作成、レコードを登録します。
また、外部システムでのタスク登録やレコード編集、イベント登録をトリガーに、グループウェアのカレンダーへ予定を自動登録・更新することも可能です。
複数ツール間のスケジュールと情報の同期を実現し、二重登録の手間や情報共有の遅れを解消します。
Garoonのワークフロー申請一覧の取得や同期を自動化することで、これまで手作業で行っていた確認や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、申請状況を迅速に把握し、承認プロセスの迅速化や対応漏れの防止に繋がり、より円滑な業務遂行が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！す
Q：Google スプレッドシート以外のアプリにも連携できますか？
A：
はい、可能です。
kintoneやSlackなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：特定の条件で取得する申請を絞り込めますか？
A：
はい、可能です。
「分岐」オペレーションを使うことで、取得する申請を絞り込むことができます。
例えば、Garoonのアクション設定の後に「分岐」オペレーションを組み込むことで、「優先度が高い申請のみ取得したい」といった柔軟な運用ができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が途中で失敗した場合、エラーを検知できますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
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