Outlookのカレンダーにイベントが登録されたら、Garoonに予定を追加する

■概要

OutlookとGaroon、それぞれのカレンダーに別々に予定を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、重要な会議や打ち合わせの予定を両方のツールに入力する際、二度手間になったり入力漏れが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーにイベントが登録されるとGaroonにも自動で予定が追加されるため、こうした予定管理の課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGaroonを併用し、予定の二重入力に手間を感じているビジネスパーソン
• スケジュール管理の正確性を高め、入力漏れなどのミスを減らしたい方
• 日々の定型的な入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのイベント登録だけでGaroonにも自動で予定が反映されるため、これまで手作業での二重入力に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるGaroonへの予定の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スケジュール管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGaroonをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、Outlookから取得したイベント情報を元にGaroonへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Garoonの「【スケジュール】予定を登録」アクションでは、登録する予定のタイトルや内容、参加者などの各項目に、固定のテキストを入力したり、プルダウン形式で用意された選択肢から選んだりすることができます。
• Outlookのトリガーで取得したイベントの件名や日時、場所といった情報を、Garoonに登録する予定の対応する項目へ変数として埋め込むことで、動的な情報連携が可能です。

■注意事項

• Outlook、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。