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セミナーの企画・運営に携わる中で
「申し込み者リストの作成や更新が追い付かない…」
「各所に散らばった情報をまとめるのが大変…」
「手作業でのデータ入力が多くてミスが心配…」といった悩みを抱えていませんか？
セミナーの規模が大きくなるほど、あるいは開催頻度が上がるほど、このような情報管理業務は煩雑になり担当者の大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">新しいセミナーの予定がカレンダーに登録されたら自動で管理シートに情報が追加されたり、申し込みフォームへの入力内容がリアルタイムで参加者リストに反映されたり、あるいは問い合わせメールの内容が自動でデータベースに記録されたりする仕組み</span>があれば、これらの手作業による手間や時間、そしてヒューマンエラーのリスクから解放されます。
その他にもセミナーのコンテンツ準備や参加者とのコミュニケーションといった、より価値の高い業務に集中できる時間を生み出すことも可能です！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないのでぜひ自動化を導入してセミナー運営をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">セミナーに関する情報を一元管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
セミナー運営では、日程調整から申し込み受付・参加者情報の管理・アンケート集計まで、多岐にわたる情報を扱う必要があります。
これらの情報を様々なツールを連携させて自動的に集約・管理することで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
ここでは具体的な自動化のパターンをテンプレートと共に紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーのようなスケジュールツールに登録されたセミナー予定をトリガーとし、その詳細情報を自動的に表計算ソフトやデータベースサービスへ記録・更新する</span>ことが可能です。
予定と参加者リストなどの関連情報を常に同期させ、管理の手間を大幅に削減します！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け付けたセミナーの申込情報やアンケート回答を、自動的に表計算ソフトへ転記・集約する</span>フローです。
手作業でのデータ入力ミスを防ぎ、迅速な情報共有と分析を可能にします！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信したセミナー関連の問い合わせや申し込みメールの内容を抽出し、Notionのようなドキュメント管理ツールやデータベースサービスに自動で整理・記録する</span>ことも可能です。
見落としを防ぎ、対応漏れのリスクを低減させることができます！
それではここから代表的な例として「Google カレンダーに新しいセミナーの予定が登録された際に、その情報をGoogle スプレッドシートの管理シートへ自動的に追加する」フローを解説していきます！
この設定はYoomを使用してノーコードで行いますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Google カレンダーのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomとの共有に関する画面が表示されるので「次へ」を押します。
Yoomがアクセスできる範囲を選択して「続行」をクリックすると連携完了です！
基本的な連携方法は Google カレンダーと一緒です！
Google スプレッドシートのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomのプライバシーポリシーと利用規約を確認し「次へ」を押します。
アクセス権限付与のページが表示されるので「続行」を押します。
これで連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開します！）
「予定が作成されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google カレンダーと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「予定が作成されたら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めに管理シートへセミナー予定を追加したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
「カレンダーID」は候補から選びます。
入力欄をクリックして候補一覧を表示させましょう。
「種別」は必要に応じて入力してください。
選択しない場合は全ての種別が対象となります。
「検索キーワード」も任意で設定できます。
今回はテスト用として「セミナー」というキーワードで設定しました！
ここまで入力が完了したら、実際にテスト用にセミナー予定をGoogle カレンダーに入力します。
入力完了後「テスト」を押して、「取得した値」としてテスト用に入力した予定データが表示されたらテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次に Google スプレッドシートと連携するための情報を入力していきます。
ちなみに、今回は例として画像のような「セミナー情報管理シート」を作成したので、このシートを連携します！
「スプレッドシートID」と「タブ名」は候補から選択してください。
※検索窓を活用すると、簡単に候補一覧から選べるので便利です！
シートに合わせて「テーブル範囲」を入力したら「次へ」を押してください。
Google スプレッドシートの項目が表示されます。
「追加するレコードの値」をステップ3で取得したGoogle カレンダーの値(アウトプット)を活用して入力していきましょう！
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「予定が作成されたら」をクリック
③「予定のタイトル」を選択
同じ要領で全ての項目の入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功して、実際に Google スプレッドシートにレコードが追加されていればOKです！
「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、 Googleカレンダーにセミナーの予定が登録されたら、Google スプレッドシートの管理シートに自動追加するための連携手順になります！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にも顧客情報に応じてセミナー情報を自動で配信できるテンプレートがあります！
「これも使ってみたい！」と思ったら、以下のバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
セミナー情報の管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたセミナー日程や申込者情報の転記、リスト更新といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、入力ミスや情報の二重管理といったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、セミナー運営担当者は情報管理業務から解放され、セミナーコンテンツの質の向上や参加者フォローといった、より戦略的な業務に多くの時間を割けるようになり、セミナー全体の成果向上にも繋がります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えばプログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし、セミナー運営の効率化やDX推進にご興味のある方は、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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