■概要
セミナーやイベントの予定をGoogleカレンダーで管理しているものの、参加者リストや進捗管理のために別途Google スプレッドシートへ情報を転記する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しいセミナー予定が登録されると、自動的にGoogle スプレッドシートの管理シートへ情報が追加され、こうした手作業による課題を解消し、業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートでセミナー情報を手作業で管理している方
- セミナー情報の転記作業における入力ミスや情報漏れを未然に防ぎたいイベント担当者の方
- 定期的に開催するセミナー運営の業務効率向上を目指しているマーケティングチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーにセミナー予定が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるセミナー情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogleカレンダーに新しい予定が登録されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。これにより、Googleカレンダーから取得したセミナー情報を指定の管理シートへ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーのIDを指定し、必要に応じて予定の種別や特定の検索キーワードを設定することで、特定の条件に合致するセミナー予定のみを抽出できます。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したいGoogle スプレッドシートおよびシートを選択し、どの列にカレンダーから取得したどの情報（例：セミナータイトル、開催日時、場所、概要など）を反映させるか、追加するレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Google カレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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