■概要
セミナー開催時の参加者情報管理は手間がかかる作業の一つではないでしょうか。特にGoogleフォームで受け付けた情報を手作業でMicrosoft Excelの管理シートへ転記する場合、時間と労力がかかるだけでなく入力ミスのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにMicrosoft Excelの管理シートへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelを用いてセミナー情報を手作業で管理している方
- セミナー申込情報の転記作業に時間を要し、他の業務への影響を感じている担当者の方
- 申込情報の入力ミスを削減し、より正確なデータ管理を目指すイベント運営チームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの新しい回答がMicrosoft Excelに自動で記録されるため、これまで手作業による転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に注力できます。
- 手作業によるデータ入力の際に起こりがちな、打ち間違いや記入漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、どのファイルのどのシートに、フォームのどの回答を記録するかを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションにおいて、どのワークブックのどのワークシートに情報を追加するかを任意で指定してください。
- フォームから取得した各回答データを、Microsoft Excelのどの列（ヘッダー）に対応させて追加するかを自由にマッピング設定できます。
- 特定の列には常に同じ情報を入力する「固定値」を設定したり、Yoomが提供する関数を利用してフォームの回答データを加工した上で、動的な値としてセルに登録することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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