Gmailでセミナー情報を受け取ったら、Notionの管理ページに自動追加する

■概要

日々の業務でGmailに届く多数のセミナー情報、それらを一つ一つ確認しNotionの管理ページへ手作業で転記するのは手間がかかり、情報の見落としや入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけでAIがセミナー情報を自動で抽出しNotionへ追加するため、これらの課題を解消し、情報管理の効率を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するセミナー情報をNotionで管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
• セミナー情報の収集や管理業務において、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
• ルーティン化している情報収集業務を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したセミナー情報を自動でNotionに登録するため、手作業による転記時間を削減し、情報収集の迅速化に繋がります。
• AI機能がメール本文から必要な情報を抽出することで、手作業による入力ミスや情報の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文からセミナー名、開催日時、URLなどの情報を抽出するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したセミナー情報をNotionの指定したデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理対象とするか、任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文のどのような情報（例：セミナータイトル、開催日時、参加URLなど）を抽出するかを具体的に設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」オペレーションでは、情報を追加するデータベースや各プロパティ（項目）に、AI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、また固定値を入力するかなどを設定可能です。

■注意事項

• Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。