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「請求書の情報を手入力でNotionに転記するのが面倒…」
「紙やPDFで受け取った大量の書類処理に追われて、月次決算などのコア業務に手が回らない…」
このように、経理業務における手作業での書類管理やデータ入力に多くの時間を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">紙やPDFで受け取った請求書などの経理書類をOCR機能で自動的に読み取り、その内容をNotionのデータベースに自動で集約・整理できる仕組み</span>があれば、どうでしょう？これらの煩雑な作業から解放され、月次・年次決算や予算策定といった、より戦略的で重要な経理業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできて、導入にかかる手間や時間も少ない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の経理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">経理書類をOCRで読み取り、Notionで整理・管理する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段の経理業務で扱う請求書などの書類情報をNotionに集約し、さらに必要な情報を関係各所に自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
この自動化により、手作業による入力ミスや確認漏れを防ぎ、経理業務全体の効率を大幅に向上させることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">フォームで受信した請求書などの経理書類をOCRで読み取り、その内容をNotionのようなデータベースサービスに自動で追加・整理する</span>ことができます。
手作業による入力ミスや転記の手間を削減し、書類情報を一元管理することで経理業務の正確性と効率を格段に向上させられるでしょう。
<span class="mark-yellow">フォームで受信した請求書などの経理書類をOCRで読み取り、その内容をZoho Mailのようなメールツール経由で関係者に自動で通知する</span>こともできます。
重要な情報の確認漏れを防ぎ、迅速な情報共有を実現することで経理プロセスのスピードアップに貢献し、スムーズな部門間の連携が期待できます。
<span class="mark-yellow">フォームで受信した請求書などの経理書類をOCRで読み取り、その内容をGoogle Chatのようなチャットツールに自動で通知する</span>ことも可能です。
タイムリーな情報共有が可能になり、経理担当者間や関連部署との連携を強化し、迅速な確認作業や意思決定をサポートします。
それではここから代表的な例として、「フォームで受信した請求書をOCR機能で自動的に読み取り、抽出した情報をNotionデータベースに記録する」フローの作成手順を解説していきます！
この設定により、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業に伴うミスをなくし、経理業務の効率を大幅に向上させることが可能になるでしょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておいてください。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があります。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているページの一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ一覧にNotionが表示されていれば、連携完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに請求書が送信されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォーム」をクリックしてください。
テンプレートを使用しているためフォームがすでに作成されていますが、質問項目の追加など、自由にカスタマイズすることができます。
活用シーンに合わせて、自由に作成してみてくださいね！
ここで設定した質問項目の回答情報がアウトプットとして取得でき、Notionにレコードを追加する際に情報を引用できますよ！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
今回は、下図のようなフォームを作成してみました！
※【アクセス制限】設定について
フォームへのアクセス権限を許可されているIPアドレスのみ閲覧可能にしたい方は、「ON」にしてください。
※【共有フォーム利用時のフローボットの起動者】について
・フローボットを作成したメンバー：フローボット作成者（自分）にしたい方はこちらを選択しましょう。
・フォームを送信したメンバー：フォーム送信者にしたい方はこちらを選択してくださいね。
上記のようにフォームを設定すると、下図のようなフォームが作成されますよ！
※下図の画面は、「プレビューページ」のボタンをクリックすると確認できます。
▼ 請求書送信フォーム画面 ▼
▼ フォーム送信完了画面 ▼
フォームの設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
「取得した値」にテスト用の請求書を添付し、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
※今回はテスト用に手動で請求書を添付していますが、実際にフローの運用を開始した際には、フォームに送信された請求書が自動的に「取得した値」に抽出されるのでご安心ください。
続いて、フォームで受信した請求書から、OCR機能を使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用内容に合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】適格請求書を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・ファイルの添付方法：フォームから取得したファイルを使うので、下図のように設定してください。
・追加で抽出したい項目：請求書から抽出したいテキストデータの項目を設定します。入力欄下に記載されている項目は、デフォルトで抽出されるように設定されています。それ以外に追加で抽出したい項目があれば、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
・使用するAI：文字の読み取りに使用するAIを選択します。デフォルトではClaudeが設定されていますが、お好みで選択してください！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語の請求書から文字を読み取る場合は「日本語」を、英語の請求書の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、請求書からテキストデータが正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
最後に、ステップ4で抽出したテキストデータを使って、Notionにレコードを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて変更し、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。実行アクションは変更せず、「レコードを追加する」のままにします。
「データベースID」欄には、ステップ4で抽出したテキストデータを使って、請求書のデータを追加するNotionのページを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から該当のページを選択しましょう。設定後、「次へ」をクリックしてください。
次に、「追加するレコードの値」の各項目を設定していきます。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、それぞれ適切な値を選択しましょう。
たとえば「取引先名」欄には、アウトプットの「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「発行事業所の名称」を選択します。
同じように、他の項目も設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の項目は、連携しているNotionのページに紐づいて表示されているので、項目を編集したい場合は、Notionのページを編集してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にNotionにデータが反映されているか確認してみましょう！
テスト用にアップロードした請求書から、ステップ4で抽出したテキストデータがきちんと反映されていましたよ！
確認後は「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「フォームで受信した請求書をOCR機能で自動的に読み取り、抽出した情報をNotionデータベースに記録する」フローの作成手順でした！
今回ご紹介した請求書の管理以外でも、AIや他システムを使用して経理業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
いかがでしたか？経理業務における請求書処理のような定型的な作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や書類の確認作業にかかっていた時間を大幅に削減し、入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、経理担当者は月末月初の繁忙期であっても心に余裕を持って業務に取り組めるようになり、より専門性が求められる財務分析や予算管理、経営戦略に関わるようなコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずですよ！
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、OCR処理とそれに伴うデータ入力作業の自動化から、ぜひスタートしてみてくださいね！
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