フォームで領収書が送信されたら、OCR後にAIで勘定科目毎などで自動仕訳し、Notionにまとめる

■概要

領収書の処理は手作業による入力や仕訳で手間がかかり、ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、フォームから受信した領収書を一つ一つ確認して勘定科目を判断しNotionに転記するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した領収書画像をOCR機能で読み取り、AI機能が勘定科目を自動で仕訳し、Notionへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信する領収書の処理に手間を感じている経理担当者の方
• 領収書のOCR処理やAI機能による自動仕訳に関心のある業務改善担当者の方
• Notionを活用して経費情報を一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの領収書受付後、OCR機能、AI機能による仕訳、Notionへの記録まで自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや仕訳判断の誤り、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、領収書ファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信した領収書ファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に勘定科目などをAI機能に判断させます。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した仕訳情報や領収書データを指定のデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、受信した領収書ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、OCR機能で抽出したデータを基に、どのようなテキストを生成するかをプロンプトで具体的に指示して設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionデータベースのどの項目に固定値を入力するか、または前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むかなど、詳細なカスタムが可能です。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。