■概要
フォームで請求書を受け取るものの、その内容を都度確認し、手作業でシステムに入力する作業に手間を感じているのではないでしょうか。特に、複数の請求書を扱う場合、この確認と入力作業は大きな負担となり、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した請求書画像をOCR機能で自動的に読み取り、その情報をNotionへスムーズに追加することが可能になり、こうした課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書の情報を手作業でNotionへ転記している経理担当者の方
- 請求書処理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な請求書処理業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの請求書受領後、OCRによる文字読み取りとNotionへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の信頼性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのNotionアカウントをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、請求書ファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでYoomの「OCR機能」を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、前のステップのフォームから送信された請求書画像を処理するように指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって読み取られた請求書情報を、指定したNotionのデータベースへ自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomのOCR機能における「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、フォームから送信された請求書の画像データの中から、具体的にどの項目（例えば、請求日、請求金額、支払期日、取引先名など）を抽出するかを任意で設定することが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionデータベースの各項目（ヘッダ）に対し、固定の値を入力したり、前段のOCR機能で取得したデータを動的な値として紐づけたりするなど、業務に合わせた柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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