■概要
Outlookで受け取った名刺情報や署名欄の連絡先を、都度Googleコンタクトへ手入力していませんか？この作業は単純ですが時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、記載された情報を基にGoogleコンタクトへ自動で連絡先を作成します。OutlookとGoogleコンタクト間の連絡先管理を自動化し、面倒な手作業をなくしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した連絡先情報をGoogleコンタクトへ手作業で登録している方
- OutlookとGoogleコンタクトを連携させ、連絡先の登録を自動化したいと考えている方
- 連絡先情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業で行っていたGoogleコンタクトへの登録時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメール本文から連絡先情報などを「テキストを抽出する」よう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先を作成」アクションで抽出した情報を基に連絡先を登録するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、すべての受信メールを対象にするだけでなく、特定のフォルダを指定してワークフローを起動させることが可能です。例えば、「連絡先登録」といった専用フォルダを作成し、そのフォルダIDを設定することで、意図したメールのみを処理対象とすることができます。
■注意事項
- Outlook、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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