■概要
Gmailで受信したお問い合わせや名刺交換後のお礼メールなど、大切な連絡先情報を手作業で管理していませんか？手動でのコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストから情報を抽出し、Googleコンタクトへの連絡先作成とGoogle スプレッドシートへの情報追加を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するmailを元に、手動でGoogleコンタクトへ顧客情報を登録している方
- 受信したお問い合わせ情報をGoogle スプレッドシートのリストへ転記する作業に手間を感じている方
- 複数のツール間での連絡先情報管理を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで、GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートへの情報登録が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストによる入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleコンタクト、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から連絡先情報など任意の「テキストからデータを抽出する」ように設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、データ抽出が成功した場合のみ後続の処理に進むようにします
- 続いて、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、管理用のシートに情報を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するオペレーションでは、どの列にどの情報を追加するかを、AI機能で抽出した値を変数として利用し、自由にマッピングできます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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