Microsoft Teamsでイベントが登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加し通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
・手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
・チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「カレンダーに登録した予定を、毎回Google スプレッドシートに手で転記するのが面倒…」
「チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートで管理しているけど、入力漏れやミスが多くて困っている…」
このように、スケジュール情報の管理を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsなどのツールに登録されたイベントやスケジュール情報を、自動でGoogle スプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスをなくし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには各種ツールに登録されたスケジュール情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsでイベントが登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加し通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
・手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
・チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのイベント情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsでイベントが登録された際に、その情報をGoogle スプレッドシートにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsでイベントが登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加し通知する
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■概要
Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
・手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
・チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Microsoft Teamsのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2．Google スプレッドシートのマイアプリ連携
次はGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録です。
Microsoft Excelのマイアプリ登録同様、アプリの一覧の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索しましょう
以下の画面が出てきたら、下部の「Sign with Google」をクリックです。
使用するGoogleアカウントを選択してください。
以下画面が出てきたら、右下の「次へ」をクリックです。
以上でGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録完了です！
最後にマイアプリにMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートが登録されているか、一度確認してみてくださいね。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Microsoft Teamsでイベントが登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加し通知する
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■概要
Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
・手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
・チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3:カレンダーにイベントが登録されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「カレンダーにイベントが登録されたら」のアイコンをクリックします。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「カレンダーにイベントが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
ユーザーIDは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
タイムゾーンは、プルダウンから選択できます。今回は日本時間にしています。
設定が終わったらテストのため、Microsoft Teamsの画面でカレンダーにイベントを作ってみましょう！
なお、今回は例として以下のような予定を作成しています。
終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Microsoft Teamsから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
ステップ4：レコードを追加する
事前に連携するGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
次に「レコード追加する」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。
データベースの連携の欄の設定を行っていきます。
連絡先を同期したい対象のGoogle スプレッドシートを選んでください。
次はシートを選びましょう。タブに当たる部分です。
テーブル範囲を入力します。「次へ」をクリックして、進みます。
データベース操作の詳細設定を行っていきます。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
対象の追加するレコードの値に対象の取得した値をコマンドオペレーションから入力していきます。
レコードの値を全て追加できたらテストを行います
テスト成功を確認したら、一番下の「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されているか確認してみましょう。
ステップ5：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る
ここではMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージを送る設定をしていきますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
連携するチームIDとチャンネルIDを候補から選択します。
メッセージには、定型文と前項で取得した値を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。
なお、定型文や取得した値は自由にカスタマイズできるのでお試しください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、Microsoft Teamsにはメッセージが作成されていますね！
確認し「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Googleスプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleスプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
各種フォームや予約情報の入力・更新を自動で検知し、予定表や管理データベースに自動で反映したり通知できる仕組みです。
入力内容から見積書作成や顧客登録、スケジュール更新などを自動化できるので、手作業を減らして情報の一元管理と業務効率化を実現できるでしょう。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加するフローです。
Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加する
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Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、Googleカレンダーの予定を自動で更新する
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■概要
「Google スプレッドシートのレコードが更新されたら、Googleカレンダーの予定を自動で更新する」ワークフローは、予定の更新作業を効率化します。
自動化により更新漏れが防止されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用してデータの管理を行っている方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を行っているが、Google スプレッドシートの更新に基づいて手動で予定を調整する手間を感じている方
・Google スプレッドシートの内容をもとにスケジュールを迅速に反映させたい方
・複数のプロジェクトを担当しているため、予定の更新をスピーディに行いたい方
■注意事項
・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、予定管理を効率化します。
Googleカレンダーの情報をデータとして管理できるので過去の履歴を検索しやすくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理をしている方
・日々の予定を把握し、スプレッドシートで管理したい方
・チームでスケジュールを共有し、スピーディに対応したいと考えている方
・定期的にGoogleカレンダーの情報をスプレッドシートに反映させたい方
・手動でのデータ転記に手間を感じている方
・予定の見逃しや入力ミスを防ぎ、効率的にスケジュールを管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、Googleスプレッドシートに情報を追加する
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■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加し更にGoogleスプレッドシートに情報を追加します。
・GASを用いることなく、任意のGoogleスプレッドシートに対して、フォームの回答とミーティングURLを追加を行うことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/rhTbsLma5Bc
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しGoogle スプレッドシートに格納
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STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
YouCanBookMeで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートにリードを登録する
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YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにリードを登録するフローです。
フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加する
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■概要
・Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。
・フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。
※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。
■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xs7xtXNf_eRbSwqy60nzj8pgRJF-sF3EHmFIj0wiDSE/edit#gid=1336928609
※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。
■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・実行アクション：レコードを追加する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・テーブル範囲：列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。
・追加するレコードの値：列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。
また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
まとめ
スケジュール情報のGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チーム全体のスケジュール管理がより正確かつ効率的になり、メンバーは本来集中すべきコア業務に多くの時間を費やせるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件を満たす予定だけを記録できますか？
A：はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。これらの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Microsoft TeamsではなくGoogleカレンダーでも自動化できますか？
A：はい、可能です。こちらの記事では、GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーの自動化例をご紹介しています。以下のテンプレートからすぐに試してみることも可能です。
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する
試してみる
Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。
Q：自動記録が失敗した際のエラー通知はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページをご確認いただくか、お問い合わせください。
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