Google スプレッドシートとMicrosoft Teamsの連携イメージ
【ノーコードで実現】スケジュール情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する方法
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フローボット活用術

2025-11-10

【ノーコードで実現】スケジュール情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する方法

y.h

■概要

Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。
チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
  • 手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
  • チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsにイベントが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
  • 手動でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、イベントの情報をスプレッドシートに記録します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに記録完了を通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガーや通知アクションでは、対象としたいユーザーID、チームID、チャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を任意で設定してください。

注意事項

  • Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

「カレンダーに登録した予定を、毎回Google スプレッドシートに手で転記するのが面倒…」

「チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートで管理しているけど、入力漏れやミスが多くて困っている…」

このように、スケジュール情報の管理を手作業で行うことに限界を感じていませんか?

もし、Microsoft Teamsなどのツールに登録されたイベントやスケジュール情報を、自動でGoogle スプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスをなくし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます!

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

Yoomには各種ツールに登録されたスケジュール情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!


■概要

Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。
チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
  • 手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
  • チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsにイベントが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
  • 手動でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、イベントの情報をスプレッドシートに記録します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに記録完了を通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガーや通知アクションでは、対象としたいユーザーID、チームID、チャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を任意で設定してください。

注意事項

  • Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Microsoft Teamsのイベント情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsでイベントが登録された際に、その情報をGoogle スプレッドシートにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます!

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Microsoft Teamsのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

■概要

Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。
チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
  • 手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
  • チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsにイベントが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
  • 手動でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、イベントの情報をスプレッドシートに記録します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに記録完了を通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガーや通知アクションでは、対象としたいユーザーID、チームID、チャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を任意で設定してください。

注意事項

  • Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ1:Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

1.Microsoft Teamsのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.Google スプレッドシートのマイアプリ連携

次はGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録です。
Microsoft Excelのマイアプリ登録同様、アプリの一覧の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索しましょう

以下の画面が出てきたら、下部の「Sign with Google」をクリックです。

使用するGoogleアカウントを選択してください。

以下画面が出てきたら、右下の「次へ」をクリックです。

以上でGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録完了です!
最後にマイアプリにMicrosoft ExcelとGoogle スプレッドシートが登録されているか、一度確認してみてくださいね。

ステップ2:テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーの「試してみる」をクリックします。


■概要

Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。
チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
  • 手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
  • チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Microsoft Teamsにイベントが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
  • 手動でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、イベントの情報をスプレッドシートに記録します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに記録完了を通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Microsoft Teamsのトリガーや通知アクションでは、対象としたいユーザーID、チームID、チャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、記録先となるスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を任意で設定してください。

注意事項

  • Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3:カレンダーにイベントが登録されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「カレンダーにイベントが登録されたら」のアイコンをクリックします。

Microsoft Teamsと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「カレンダーにイベントが登録されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。

トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、ご注意ください。
迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。

ユーザーIDは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択しましょう。

タイムゾーンは、プルダウンから選択できます。今回は日本時間にしています。

設定が終わったらテストのため、Microsoft Teamsの画面でカレンダーにイベントを作ってみましょう!
なお、今回は例として以下のような予定を作成しています。

終わったらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Microsoft Teamsから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。

ステップ4:レコードを追加する

事前に連携するGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

次に「レコード追加する」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。

データベースの連携の欄の設定を行っていきます。
連絡先を同期したい対象のGoogle スプレッドシートを選んでください。

次はシートを選びましょう。タブに当たる部分です。

テーブル範囲を入力します。「次へ」をクリックして、進みます。

データベース操作の詳細設定を行っていきます。

追加するレコードの値を設定していきましょう。
対象の追加するレコードの値に対象の取得した値をコマンドオペレーションから入力していきます。

レコードの値を全て追加できたらテストを行います

テスト成功を確認したら、一番下の「保存する」をクリックして次に進んで下さい。

対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されているか確認してみましょう。

ステップ5:Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

ここではMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージを送る設定をしていきますよ!

先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。

連携するチームIDとチャンネルIDを候補から選択します。

メッセージには、定型文と前項で取得した値を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい値を反映することができます。

なお、定型文や取得した値は自由にカスタマイズできるのでお試しください。
入力したら「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、以下のように表示され、Microsoft Teamsにはメッセージが作成されていますね!
確認し「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:アプリトリガーをONにする

すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。

これですべての設定が完了しました!

Googleスプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、GoogleスプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

各種フォームや予約情報の入力・更新を自動で検知し、予定表や管理データベースに自動で反映したり通知できる仕組みです。
入力内容から見積書作成や顧客登録、スケジュール更新などを自動化できるので、手作業を減らして情報の一元管理と業務効率化を実現できるでしょう。


■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、都度kintoneへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkintoneへのレコード登録が自動で実行されるため、データ連携の課題を解消し、業務の正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートとkintoneを併用し、データの手動転記に課題を感じている方
  • 日々の定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方
  • 手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートに行が追加されると自動でkintoneにレコードが登録され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 機械的な処理によって、手作業で発生しがちな入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことが可能です。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したシートに行が追加されるとフローが起動します。
  3. その後、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、トリガーで取得したスプレッドシートの行情報をマッピングして、レコードを自動登録します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定します。kintoneへの登録が完了した行にステータスを書き込むことで、処理済みであることを明確に管理できます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートの「行が追加されたら」トリガーでは、対象のスプレッドシートIDやシートID、テーブルの範囲を任意で設定してください。フローの起動間隔も調整可能です。
  • kintoneの「レコードの登録」アクションでは、連携したいkintoneアプリのサブドメイン名とアプリIDを指定します。また、スプレッドシートのどの列のデータを、kintoneのどのフィールドに登録するかを設定してください。
  • Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どの条件のレコードにどのような値を更新するかを設定できます。

■注意事項

  • Googleスプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたら楽楽販売にレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・共有シートで業務管理を行う事務職の方

・同じシートを同時に編集したいチームの責任者

2.楽楽販売を業務で使用している方

・取引のための帳票類の管理を行う管理部門の方

・見積書の発行を担当している営業アシスタントの方

■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートはチームに必要なデータを一箇所にまとめ情報の可視化をするために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートの情報を楽楽販売へ手作業で入力することでミスや漏れが起こり、情報の透明性を低下させる可能性があります。

チーム内で管理する情報の透明性を保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録をトリガーに、楽楽販売へのレコードを自動で追加することができるため、手作業によるミスを防ぎます。

■注意事項

・Googleスプレッドシート、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。

・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Jicooを活用している部署

・Jicooで管理している予約情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方

・Jicooの追加情報をGoogleスプレッドシートに手入力で転記する手間を削減したい方

・常に最新のJicooの情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方

2.各部署リーダー・マネージャー

・追加された予約情報をGoogleスプレッドシートで可視化して進捗管理や従業員の状況把握に役立てたい方

・JicooのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方


■このテンプレートを使うメリット

Jicooは日程調整業務を効率化してくれるツールですが、予約情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Jicooの予定を手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、必要以上に手間がかかりミスも発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。

このフローにより、Jicooへの予定登録と同時にGoogleスプレッドシートへデータ追加が自動で行われ、手作業による転記作業が不要になります。

またGoogleスプレッドシート上で予定情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うこともできます。

■注意事項

・Jicoo、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクやイベントの情報を、都度Googleカレンダーに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での更新は、入力ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコードが更新されると、即座にGoogleカレンダーの予定が自動で更新されるため、こうした課題を解消し、常に最新の情報を同期できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを併用し、二重入力に手間を感じている方
  • プロジェクトの進捗やイベント管理を手作業で行い、更新漏れなどのミスを防ぎたい方
  • 手作業による情報更新から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google スプレッドシートの行を更新するだけで、Googleカレンダーの予定が自動で更新されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したスプレッドシートの情報をもとに、カレンダーの予定内容を更新するよう設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのファイルのどのシートの行更新を監視するかを任意で設定してください。
  • Googleカレンダーのオペレーション設定では、更新したいカレンダーを指定し、予定のどの項目(タイトル、日時など)をスプレッドシートのどの列の情報で更新するかを任意で設定してください。

■概要

Googleカレンダーで管理している予定を、別途Google スプレッドシートに転記して管理している方も多いのではないでしょうか。しかし、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加でき、面倒な転記作業から解放され正確な予定管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Googleカレンダーの予定を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
  • 予定の転記作業における入力漏れやミスを防止し、業務効率を改善したい方
  • チームや個人のスケジュール管理を一元化し、可視化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleカレンダーに予定が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業による転記作業がなくなることで、入力漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、対象のカレンダーを指定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。トリガーで取得した予定のタイトルや日時などの情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを指定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • このワークフローをご利用いただくには、お使いのGoogleカレンダーアカウントおよびGoogle スプレッドシートアカウントとYoomをそれぞれ連携する必要があります。
  • Googleカレンダーのトリガー設定では、どのカレンダーで作成された予定を起動のきっかけにするか、任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したいファイル及びシートを任意で選択し、どの列に何の情報を追加するかを指定してください。

■注意事項

  • GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方

・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント

2.Salesforceで商談管理を行なっている企業

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長‍

■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。

■注意事項

・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。


■概要

Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加し、更にGoogleスプレッドシートに情報を追加します。

■事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。

以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。 https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら


◼️概要

STORES予約で新しい予約情報が登録されたら、その予約情報をSlackのチャンネルに通知し、同時にGoogleスプレッドシートにも格納します。

通知する内容やスプレッドシートの設定は自由にカスタマイズ可能です。

◼️設定方法

1.STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

2.STORES予約の「予約が登録されたら」というトリガーで予約情報を取得します。

3.Slackの「チャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、取得した予約情報を指定のチャンネルに通知する設定を行ってください。

4.Googleスプレッドシートの「レコードを追加」オペレーションで、取得した予約情報を指定のスプレッドシートに格納する設定を行ってください。

◼️注意事項

・STORES予約、Slack、GoogleスプレッドシートそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。

・通知内容やスプレッドシートの設定を適切にカスタマイズしてご利用ください。


■概要

YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにリードを登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.YouCanBookMeとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム

・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でGoogleスプレッドシートのデータベースに登録し、リード管理を効率化したい方

・手作業でのGoogleスプレッドシートへのリード登録の手間を省きたい方

・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Googleスプレッドシートのデータベースで効果的なリードナーチャリングを行いたい方

2.営業/カスタマーサポート担当者

・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方

・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

・YouCanBookMeで予約されたリード情報をGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。

・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をGoogleスプレッドシートに登録することができます。

・YouCanBookMe予定が入ると同時にGoogleスプレッドシートのデータベースリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。

・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。

■注意事項

・YouCanBookMe、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。


■概要

Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。

■事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。

https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。

※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。

■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xs7xtXNf_eRbSwqy60nzj8pgRJF-sF3EHmFIj0wiDSE/edit#gid=1336928609

※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。

■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目:申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。

・取得した値:次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の+マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID:事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID:書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名:任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。(アウトプットを埋め込む)

・置換対象の文字列:対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。(アウトプットを埋め込む)

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。

③+マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To:①でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文:それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル:アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

④+マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション:レコードを追加する

・スプレッドシートID:欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。

・シート名:欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲:列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値:列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。

また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

まとめ

スケジュール情報のGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、チーム全体のスケジュール管理がより正確かつ効率的になり、メンバーは本来集中すべきコア業務に多くの時間を費やせるようになります!

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:特定の条件を満たす予定だけを記録できますか?

A:はい、可能です。Yoomではフローの中に「条件分岐」を設定できるため、特定の条件を満たすタスクだけものだけを対象にメッセージを作成できます。
※なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。これらの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Q:Microsoft TeamsではなくGoogleカレンダーでも自動化できますか?

A:はい、可能です。こちらの記事では、GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーの自動化例をご紹介しています。以下のテンプレートからすぐに試してみることも可能です。


■概要

Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、その情報を取得してGoogleカレンダーにも予定を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーを利用している方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをGASを使って同期されている方

・GoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーをうまく連携し、業務効率を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

・Googleスプレッドシートの情報登録とともにGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。

・カレンダーへの追加漏れを防ぐこともできます。

注意事項

・Googleスプレッドシート、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。

Q:自動記録が失敗した際のエラー通知はありますか?

A:連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページをご確認いただくか、お問い合わせください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
y.h
ITパスポート資格保有者。Webライターとして、SaaS自動化ツール『Yoom』を活用した業務効率化をテーマに記事執筆を担っている。システムエンジニアとしてシステムの安定運用や業務フロー改善に携わった経験から、業務の効率化・自動化に関心を抱く。自身のエンジニアとしての経験を活かし、現場で働く非エンジニアの方にもSaaS活用の価値を伝えるべく日々情報発信を行っている。
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