フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加する

■概要

Yoomのフォームに申し込みの回答が行われたら、見積書の作成と送付を行い、Googleスプレッドシートに情報を追加します。

フォームの回答のみで見積書の送付とデータ蓄積が可能です。

‍

■事前準備

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。

https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・事前に見積書の雛形となるGoogleスプレッドシートを用意します。

※今回商品名と単価を紐つける関数を使用しているので、詳細は実際のシートをご参照ください。

‍

■実際に使用している見積書雛形のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）

・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1xs7xtXNf_eRbSwqy60nzj8pgRJF-sF3EHmFIj0wiDSE/edit#gid=1336928609

※商品名と単価を別シートでVLOOKUPさせているため、書類発行時はそのシートを非表示にしてください。

‍

■実際に使用している蓄積用のスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）

・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufWo-xXgeEa8WNesy21TmhGYjphzOSQ0OwPvIg-8e_I/edit#gid=0

‍

■作成方法

①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。

・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、申し込み商品、必要数量等を質問項目に設定します。

・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。

※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267

②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID：事前に用意した見積書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名：任意のファイル名を設定します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※商品と単価を紐つけるために用意しているシートはこの時点では非表示としてください。

③＋マークを押し、メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。

・実行アクション：レコードを追加する

・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した蓄積用のスプレッドシートを選択します。

・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。

・テーブル範囲：列名を含む範囲を指定します。今回の例ではA1:Gと設定しています。

・追加するレコードの値：列名が表示されるので、①のフォームで取得した値を適応する列名の箇所に{{○○}}のように埋め込みます。

また、見積書の送付済みフラグなどがあれば、「送付済み」など決まったテキストを手入力することで毎回固定値で入力されます。

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※Googleスプレッドシートのテーブル範囲に関する定義はこちらをご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

‍