フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加する
フォームで申し込みされたら、申し込み内容で見積書を作って顧客に送付し、その内容をデータベースに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
Webサイトのフォームから申し込みがあるたびに、内容を確認して見積書を作成し、メールに添付して送付、さらに顧客リストへ手作業で情報を転記する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームが送信されると、その内容に基づきGoogle スプレッドシートから見積書を自動で発行し、Gmailで顧客に送付、その後データベース用のGoogle スプレッドシートに情報を追加するまでの一連の流れを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申し込み対応や、それに伴う見積書作成を手作業で行っている方
- 顧客への書類送付と同時に、顧客情報のデータベースへの登録を自動化したい方
- 手作業による情報転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの申し込みから見積書送付、データ登録までが自動化されるため、一連の対応にかかっていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業による見積書の作成ミスや送付漏れ、データベースへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、フォームの回答内容を元に「書類を発行する」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGmailを選択し、発行した書類を添付して顧客に「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで再度Google スプレッドシートを選択し、フォームの回答内容を管理用のシートに「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、見積書作成や顧客管理に必要な会社名、担当者名、希望サービスなどの回答項目を自由に設定してください。
- 書類発行やレコード追加で利用するGoogle スプレッドシートは、ご自身が利用したい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定することが可能です。
- Gmailで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、フォームで取得した会社名や担当者名を変数として本文内に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
メールを検索
メッセージをゴミ箱へ移動する
特定のメッセージにラベルを追加
特定のメッセージのラベルを削除
特定のメッセージを取得
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
