■概要
Microsoft Teamsで管理しているスケジュールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちです。
チーム全体のスケジュールをGoogle スプレッドシートで可視化したいけれど、更新が追いつかないといった課題を抱えている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにスケジュール情報を記録し、更新を通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートでスケジュール管理を行っている方
- 手作業による情報転記の手間を削減し、業務を効率化したいと考えている担当者の方
- チームのスケジュールをGoogle スプレッドシートに集約し、管理を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにイベントが登録されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記がなくなることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「範囲に値を入力」アクションを設定し、イベントの情報をスプレッドシートに記録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに記録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガーや通知アクションでは、対象としたいユーザーID、チームID、チャネルIDをそれぞれ任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで値を入力するアクションでは、記録先となるスプレッドシートID、シート名、および入力したい対象のセル範囲を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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