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「お客様からの問い合わせメールをSalesforceに手入力するのが面倒…」
「メールからの情報転記で入力ミスや対応漏れが発生してしまう…」
このように、Salesforceへの情報登録を手作業で行うことに課題を感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Salesforceのリード情報として自動で登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、顧客対応や営業活動といった本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールの情報をSalesforceに自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要 Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
Gmailで受信したメールをAIで要約しSalesforceに登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、その内容をAIで要約してSalesforceにリード情報として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSalesforceに自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのマイアプリ登録方法
Salesforceのマイアプリ登録方法
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとSalesforceが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailと連携して、特定のラベルのメールを受信した際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
ここで設定したラベルのメールを受信した際に、フローボットが起動するようになりますよ！
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
「完了」をクリックし、次の工程に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：メールの内容を要約する
(1)次にGmailのメール内容を要約します！
「要約」をクリックしましょう。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功しました！
取得した値に要約結果が増えました。
ステップ5：Salesforceにレコードを追加する
(1)次にSalesforceと連携して、レコードを追加します！
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
取得した値を使うことで、都度変更することなくGmailの情報を引用できます！
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが起動します！
実際にフローボットを起動して、Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSalesforceに自動登録されているかを確認してみてくださいね！
Salesforceを使った自動化例
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要 Closeで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceに手作業で登録していませんか？営業活動において重要なリード管理ですが、手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Googleカレンダーに登録された予定を手動でSalesforceに同期するのは、入力ミスの発生のリスクがあります。 ■概要 Salesforceに新しいリード情報が登録された際、関連部署や担当者への共有を手作業で行っていませんか。この作業は、対応の遅れや共有漏れにつながる可能性があり、機会損失の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、迅速で確実な情報共有を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Webflowを使ってサイト管理をしている方 ・問い合わせやリード情報の取得でフォームを活用している企業 ・問い合わせやリードの対応をスピーディーに行いたい方 2.業務でSalesforceを使用している方 ・Salesforceへのフォーム内容の追加を自動化したい方 ・顧客情報をSalesforceで一元管理している営業チーム ■このテンプレートを使うメリット Webflowに送信されたフォーム内容の確認は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認できますが、毎回アクセスするのは非効率的です。 このテンプレートは、SalesforceにWebflowのフォーム内容を自動で追加することができます。 フローの後にチャットツールと連携することで、問い合わせやリード情報の反映後に特定のメンバーに情報共有することが可能です。 ■注意事項 ・Webflow、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに見積書のPDFを作成し、Slackにファイルを送信します。 見積書の雛形はエクセルで自由に作成ください。 商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成します。 そのため、事前に商談情報に商品を関連づけてご利用ください。 作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。 ◼️注意事項 ・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。 ・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。 ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Salesforceの商談情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに商談情報を追加するフローです。 Googleスプレッドシートに追加するタスクの内容などは自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項 ・Salesforce、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 ・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。 Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。 通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方 ・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。 これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。 ◼️注意事項 ・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。 ・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを利用している企業やチーム 2.Dropboxを利用している企業やチーム 3.システム連携とプロセス自動化を推進している方 ■このテンプレートを使うメリット ・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。 ・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。 ・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。 ■注意事項 ・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。 ◼️概要 Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。 チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。 また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。 ◼️設定方法 ①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。 ・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。 ・トリガー起動間隔：5分に設定します。 ・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。 ②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。 ・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。 ・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。 ・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。 ・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 ◼️注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。 ・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Stripeで決済が発生するたびに、Salesforceへ手動で商談情報などを入力していませんか？この作業は時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Stripeでの支払いが完了したタイミングで、自動的にSalesforceに商談レコードを作成し、手作業による手間やミスの削減に貢献します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
このフローでは、登録された予定を自動でSalesforceに登録することができます。
これにより、手動でのデータ入力や二重管理の手間が省け、チーム全体の生産性向上が期待できます。
特に、多くのSaaSアプリを利用している企業にとって、Yoomを活用したこの連携は、情報の一元管理とリアルタイム更新を実現し、業務の円滑な進行をサポートします。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
また、フォーム内容をSalesforceに手動で追加している場合、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
手動によるデータ入力が不要となるため、データを正確にSalesforceに反映することができ、問い合わせやリード情報の管理が楽になります。
まとめ
メールとSalesforceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はより迅速かつ正確に顧客情報を把握し、商談創出や顧客フォローといった本来のコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗したらどうなる？（エラー発生時の通知や、自動で再試行される仕組みについて）
A：
アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口へお問い合わせください。
Q：自動登録を開始するメールの条件を細かく設定できますか？
A：
はい、できます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションに変更することで、「問い合わせ」などの特定のキーワードを受信した際に起動したり、検索演算子を利用したりすることも可能です。
Q：Gmail以外のメールツールでも自動化できますか？
A：
