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「お客様からの問い合わせメールをSalesforceに手入力するのが面倒…」
「メールからの情報転記で入力ミスや対応漏れが発生してしまう…」
このように、Salesforceへの情報登録を手作業で行うことに課題を感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Salesforceのリード情報として自動で登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、顧客対応や営業活動といった本来注力すべきコア業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受信したメールの情報をSalesforceに自動登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールをSalesforceに手動で登録している営業やCS担当の方
・Salesforceへのメール情報の自動登録を実現し、顧客管理の効率化を図りたい方
・AIを活用してメールの要約やデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・GmailとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで受信したメールをAIで要約しSalesforceに登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでメールを受信したら、その内容をAIで要約してSalesforceにリード情報として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSalesforceに自動登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールをSalesforceに手動で登録している営業やCS担当の方
・Salesforceへのメール情報の自動登録を実現し、顧客管理の効率化を図りたい方
・AIを活用してメールの要約やデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・GmailとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリに連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Gmailのマイアプリ登録方法
Salesforceのマイアプリ登録方法
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとSalesforceが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した問い合わせメールをSalesforceに手動で登録している営業やCS担当の方
・Salesforceへのメール情報の自動登録を実現し、顧客管理の効率化を図りたい方
・AIを活用してメールの要約やデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・GmailとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Gmailと連携して、特定のラベルのメールを受信した際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
ここで設定したラベルのメールを受信した際に、フローボットが起動するようになりますよ！
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
「完了」をクリックし、次の工程に進みましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：メールの内容を要約する
(1)次にGmailのメール内容を要約します！
「要約」をクリックしましょう。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功しました！
取得した値に要約結果が増えました。
ステップ5：Salesforceにレコードを追加する
(1)次にSalesforceと連携して、レコードを追加します！
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
取得した値を使うことで、都度変更することなくGmailの情報を引用できます！
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが起動します！
実際にフローボットを起動して、Gmailでメールを受信したら、AIで要約してSalesforceに自動登録されているかを確認してみてくださいね！
Salesforceを使った自動化例
新規リードや取引先が登録されたら、チャットツールへ通知したり、データベースに情報を自動記録します。
逆に、Webフォーム、決済システム、カレンダー、他社CRMからの情報をトリガーにリードや商談を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
■概要
「CloseでNew Leadが登録されたらSalesforceに追加する」フローは、営業活動の効率化を図る業務ワークフローです。
Closeで新しいリードが発生すると、その情報を自動的にSalesforceに同期します。これにより、二つのプラットフォーム間でのデータ入力の手間を省き、最新の営業データを一元管理できるようになります。営業チームは、各ツール間の連携を気にせず、リード管理に専念できる環境が整います。
このワークフローを導入することで、データの整合性を保ちながら、営業プロセスをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとSalesforceを併用しており、リード管理に時間がかかっている営業担当者の方
・複数のSaaSアプリ間でデータ連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えているチームリーダーの方
・リード情報の二重入力によるヒューマンエラーを防ぎたいとお考えの営業マネージャーの方
・業務ワークフローを自動化し、営業チームの生産性を高めたい経営者の方
・SalesforceとCloseの連携設定に時間を割きたくないIT担当者の方
■注意事項
・Close、SalseforceのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Googleカレンダーに予定が作成されたら、Salesforceに自動同期する」フローは、スケジュール管理と顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Googleカレンダーで新しい予定を登録すると、その情報が自動的にSalesforceに同期されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを日常的に活用し、スケジュール管理を効率化したい営業担当者の方
・Salesforceを使って顧客情報を管理しているが、手動でのデータ入力に時間を取られている方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化し、作業効率を向上させたいIT担当者の方
・チーム全体でスケジュールと顧客データを一元管理し、情報の共有をスムーズにしたいマネージャーの方
・Yoomを活用して業務ワークフローを構築し、日常業務の自動化を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・Googleカレンダー、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたらGoogle Chatに通知する」フローは、営業チームの情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。新たにリードがSalesforceに登録されると、自動的にGoogle Chatに通知が送信され、チーム全体で迅速に共有できます。Yoomを活用したこのワークフローにより、情報伝達の迅速化と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用してリード管理を行っている営業担当者の方
・チーム内で迅速に情報共有を図りたい営業マネージャーの方
・手動での通知作業に時間を取られ、業務効率化を目指している企業のIT担当者の方
・Google Chatを活用してコミュニケーションを強化したい営業チームのリーダーの方
■注意事項
・SalesforceとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Webflowのフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。
Salesforceの商談ページからエクセルの雛形をもとに見積書を発行し、Slackにファイルを送信します。商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成することが可能です。
■概要
Salesforceの商談データをGoogle スプレッドシートに転記して分析しているものの、手作業での更新に手間を感じていませんか？このワークフローは、Salesforceに新しい商談レコードが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートにデータを追加します。手動で行っていた、Google スプレッドシートのピボットテーブルを更新するためのデータ追加作業を自動化し、入力ミスや更新漏れを防ぎながら、常に最新のデータに基づいた分析を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとGoogle スプレッドシートを併用し、データ連携を手作業で行っている方
・Google スプレッドシートでのピボットテーブル更新作業を効率化したい営業企画担当者の方
・データの転記ミスを防ぎ、営業データの正確性を高めたいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知します。Microsoft Teamsの通知内容などを自由に変更してご利用ください。
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたことを検知し、指定のSlackチャンネルに通知します。
■概要
「Stripeで支払いが完了したらSalesforceの商談レコードを作成する」フローは、オンライン決済と営業管理をスムーズに連携する業務ワークフローです。
オンラインショップやサービスでの決済完了後にSalesforceに自動で商談レコードを作成することで、手動でのデータ入力を省略し、営業チームの効率を向上させます。
これにより、支払い情報と商談情報の一貫性が保たれ、迅速なフォローアップが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Stripeを利用してオンライン決済を行っているビジネスオーナーの方
・Salesforceで商談管理を行っており、手動入力に手間を感じている営業担当者の方
・支払い完了後の迅速な商談登録を自動化したいと考えている経営者の方
・StripeとSalesforceの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・【Stripe】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
メールとSalesforceの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報転記の手間を削減し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はより迅速かつ正確に顧客情報を把握し、商談創出や顧客フォローといった本来のコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面に沿って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗したらどうなる？（エラー発生時の通知や、自動で再試行される仕組みについて）
A：
アプリ連携時に「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口へお問い合わせください。
Q：自動登録を開始するメールの条件を細かく設定できますか？
A：
はい、できます。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションに変更することで、「問い合わせ」などの特定のキーワードを受信した際に起動したり、検索演算子を利用したりすることも可能です。
Q：Gmail以外のメールツールでも自動化できますか？
A：
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