■概要

Gmailで受信したお客様からの問い合わせメールなどを、一件ずつ確認してSalesforceへ手作業で登録していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を要約し、Salesforceへのメール情報の自動登録が完了するため、対応漏れを防ぎつつ、顧客対応の迅速化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した問い合わせメールをSalesforceに手動で登録している営業やCS担当の方
• Salesforceへのメール情報の自動登録を実現し、顧客管理の効率化を図りたい方
• AIを活用してメールの要約やデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するとAIが内容を要約し、Salesforceへ自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の情報を要約します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定の項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、出力結果の文字数を任意で設定できますので、用途に合わせて調整してください。
• Salesforceの「レコードを追加する」アクションでは、リードや取引先など、登録先のオブジェクトや、登録する情報を任意に設定してください。

■注意事項‍

• GmailとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。