【プログラミング不要】Googleフォームのデータを自動で送信・転送する方法

Googleフォームのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

Googleフォームを起点にして、Slackなどのチャットツールに自動で通知を送るフローです。
Googleフォームで集まった情報をすぐにチーム全体で確認できるので便利です！

Googleフォームのデータをメールで自動送信・転送する

Googleフォームを起点にして、Gmailなどのメールツールで自動的に情報を送信・転送するフローです。
問い合わせ内容を関係者に自動で共有したいときや、特定の宛先に通知したいときに役立ちます！

Googleフォームのデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogleフォームのデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGoogleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GoogleフォームとApolloをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定およびApolloのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:GoogleフォームとApolloのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Googleフォームのマイアプリ登録

では、Googleフォームをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、Googleフォームというアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.Yoomと連携するアカウントを選択してください。

3.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントに問題がなければ、「次へ」をクリックしてください。

4.以下のような確認画面が出てきます。
「続行」をクリックすると、Googleフォームのマイアプリ登録は完了です。

Apolloのマイアプリ登録

Apolloも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
アクセストークンはこちらから作成・確認ができます。
ApolloのAPIキーについて、詳しくはこちらの記事を確認してくださいね。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォームとApolloのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。

Apolloと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
  利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  

• フォームID：URLの赤枠の箇所がサーバーIDです。
  入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
  

なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のようにGoogleフォームから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
また、アウトプットを追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:Apolloでコンタクトを作成する設定

最後に、「コンタクトを作成」のアイコンをクリックします。

Apolloと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「コンタクトを作成」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきましょう。
入力欄をクリックすると、以下のようにGoogleフォームのアウトプットが表示されるので入力の際には活用してくださいね！

設定が終わったら、きちんと動作するかをテストしましょう。
問題なければ、保存して完了です！

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する方法でした！

Googleフォーフォームを使ったその他の自動化例

Googleフォームを使った便利な自動化例

フォームで送信された情報をもとに、タスクを登録したり、添付された書類をそのまま関係者に自動共有できます。
また、ファイルを指定の保存先にアップロードすることも可能です！

終わりに

Googleフォームで収集したデータを他システムに自動転記できれば、転記ミスがなくなり、正確なデータを登録できます。
特に、Apolloにコンタクト情報を登録する自動化はスピーディーに転記できるでしょう。
<span class="mark-yellow">手動によるデータの転記は作業負担や時間がかかりますが、そういった負担も軽減できます。</span>
他にもGoogleフォームで回答された内容をメールに自動通知することもできるため、チーム全体のパフォーマンス向上も期待できますね。

Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！

転記作業から解放されて、他の業務に専念できる環境を整えてくださいね！