「Googleフォームに回答された内容を転記するの地味に面倒…」
「フォーム内容の共有忘れてた！」
こんな経験をしたことはありませんか？
実はこの作業を自動化することができます！
たとえば、Googleフォームで収集したデータをApolloに自動登録したり、Slackに通知したりできます。
このような自動化を導入すれば、手作業での手間が省け、ヒューマンエラーも防止できるでしょう。
さらに、チーム内への共有もスムーズになるため、確認漏れも少なくなるはずです！
本記事では、Googleフォームをトリガーに他のツールと連携し、データを自動送信する方法をご紹介します！
プログラミング不要で誰でも簡単に導入できるため、ハードルも高くありません。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやリード情報を、営業管理ツールのApolloに手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にApolloへコンタクト情報を作成し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをApolloで管理している営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- リード獲得からアプローチまでのプロセスを迅速化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると即座にApolloへコンタ-クトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定し、フォームの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Apolloのオペレーション設定では、フォームの回答内容をApolloのどの項目に登録するかをマッピングしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームでデータを自動で送信・転送する様々な方法
いろいろな方法で、Googleフォームでデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleフォームの自動更新を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Googleフォームのデータをデータベース/CRMサービスに自動で書き込み・転記する
Googleフォームのような入力フォームアプリを起点にして、ApolloなどのCRMサービスに情報を書き込み・転記するフローです。
顧客情報の収集から登録までを自動化できるので、、定型的なデータ入力の手間を減らせます！
Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやリード情報を、営業管理ツールのApolloに手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にApolloへコンタクト情報を作成し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをApolloで管理している営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- リード獲得からアプローチまでのプロセスを迅速化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると即座にApolloへコンタ-クトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定し、フォームの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Apolloのオペレーション設定では、フォームの回答内容をApolloのどの項目に登録するかをマッピングしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
- 反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にSalesforceへ自動でデータが連携されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をリード情報として登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定し、Salesforceに連携したい回答情報を選択することが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、リード以外のオブジェクトにレコードを追加することもでき、各項目には固定値を設定したり、Googleフォームで取得した回答を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
Googleフォームを起点にして、Slackなどのチャットツールに自動で通知を送るフローです。
Googleフォームで集まった情報をすぐにチーム全体で確認できるので便利です！
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
- 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
Googleフォームの回答内容をDiscordに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記や共有は、対応の遅れや情報伝達の漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容が自動でDiscordに通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた回答を、手作業でチームに共有している担当者の方
- Discordを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報共有の効率化を図りたい方
- フォームからの問い合わせ対応のスピードを上げ、顧客満足度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Discordへ自動で通知されるため、手作業での確認や共有にかかる時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいチャンネルやメッセージ内容を編集します。メッセージには、トリガーで取得したフォームの回答内容を埋め込むことも可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを任意で指定できます
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Googleフォームで受け取った回答内容を動的に埋め込むといったカスタマイズが可能です
■注意事項
Googleフォームのデータをメールで自動送信・転送する
Googleフォームを起点にして、Gmailなどのメールツールで自動的に情報を送信・転送するフローです。
問い合わせ内容を関係者に自動で共有したいときや、特定の宛先に通知したいときに役立ちます！
Googleフォームで送信された問い合わせを抽出し、Gmailで自動返信する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつメールで返信するのは手間がかかるのではないでしょうか。
定型的な返信作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが最適な返信文を生成しGmailから自動で返信することが可能になります。
手作業による課題を解消し、迅速かつ丁寧な顧客対応を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた問い合わせに、手作業で一次対応を行っているご担当者の方
- 問い合わせ対応の迅速化と、返信内容の質を両立させたいと考えているチームリーダーの方
- Gmailを活用した顧客対応の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でGmailから返信されるため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 対応漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減が、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいた返信メールの文章を作成します。
- オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを用いてフォーム回答者にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象とするフォームを指定してください。
- AIによるテキスト生成では、フォームから取得した情報をもとに、返信文を生成するためのプロンプト（指示文）を設定できます。
- Gmailでのメール送信では、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。
フォームの回答者のメールアドレスや名前といった変数を埋め込み、パーソナライズされたメールを作成しましょう。
■注意事項
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信する
試してみる
◼️概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でOutlookを返信するフローです。
自動的にメールで送信されるので漏れを防ぐことができます。
◼️注意事項
・Googleフォーム、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームのデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームのデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとApolloをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Googleフォームのトリガー設定およびApolloのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやリード情報を、営業管理ツールのApolloに手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にApolloへコンタクト情報を作成し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをApolloで管理している営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- リード獲得からアプローチまでのプロセスを迅速化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると即座にApolloへコンタ-クトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定し、フォームの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Apolloのオペレーション設定では、フォームの回答内容をApolloのどの項目に登録するかをマッピングしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1:GoogleフォームとApolloのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Googleフォームのマイアプリ登録
では、Googleフォームをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、Googleフォームというアイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.Yoomと連携するアカウントを選択してください。
3.以下の画面が出てきます。
連携するアカウントに問題がなければ、「次へ」をクリックしてください。
4.以下のような確認画面が出てきます。
「続行」をクリックすると、Googleフォームのマイアプリ登録は完了です。
Apolloのマイアプリ登録
Apolloも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下のような画面が表示されます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
アクセストークンはこちらから作成・確認ができます。
ApolloのAPIキーについて、詳しくはこちらの記事を確認してくださいね。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォームとApolloのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやリード情報を、営業管理ツールのApolloに手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にApolloへコンタクト情報を作成し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをApolloで管理している営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- リード獲得からアプローチまでのプロセスを迅速化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると即座にApolloへコンタ-クトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定し、フォームの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Apolloのオペレーション設定では、フォームの回答内容をApolloのどの項目に登録するかをマッピングしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Apolloと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
-
フォームID：URLの赤枠の箇所がサーバーIDです。
入力欄の下の注釈を確認しながら入力しましょう。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のようにGoogleフォームから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
また、アウトプットを追加する方法についてはこちらを参考にしてみてください。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:Apolloでコンタクトを作成する設定
最後に、「コンタクトを作成」のアイコンをクリックします。
Apolloと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「コンタクトを作成」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきましょう。
入力欄をクリックすると、以下のようにGoogleフォームのアウトプットが表示されるので入力の際には活用してくださいね！
設定が終わったら、きちんと動作するかをテストしましょう。
問題なければ、保存して完了です！
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する方法でした！
Googleフォーフォームを使ったその他の自動化例
Googleフォームを使った便利な自動化例
フォームで送信された情報をもとに、タスクを登録したり、添付された書類をそのまま関係者に自動共有できます。
また、ファイルを指定の保存先にアップロードすることも可能です！
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーそれぞれとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定やGoogleフォームの内容は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
- 反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にSalesforceへ自動でデータが連携されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をリード情報として登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定し、Salesforceに連携したい回答情報を選択することが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、リード以外のオブジェクトにレコードを追加することもでき、各項目には固定値を設定したり、Googleフォームで取得した回答を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムで関係者に共有したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードに追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を、指定したExcelファイルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、フォームのどの回答をExcelのどの列に追加するかを任意に設定することが可能です。例えば、フォームの「氏名」の回答をMicrosoft Excelの「名前」列に、「メールアドレス」の回答を「連絡先」列に紐付けるといった柔軟な設定ができます。
■注意事項
終わりに
Googleフォームで収集したデータを他システムに自動転記できれば、転記ミスがなくなり、正確なデータを登録できます。
特に、Apolloにコンタクト情報を登録する自動化はスピーディーに転記できるでしょう。
手動によるデータの転記は作業負担や時間がかかりますが、そういった負担も軽減できます。
他にもGoogleフォームで回答された内容をメールに自動通知することもできるため、チーム全体のパフォーマンス向上も期待できますね。
Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
転記作業から解放されて、他の業務に専念できる環境を整えてくださいね！
