毎朝Googleフォームに届いた回答を手作業で集計し、Gmailで日次報告する定型業務に追われていませんか？
こうした手作業での対応は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや報告漏れといったヒューマンエラーのリスクも常に伴います。
もしGoogleフォームに寄せられた回答を毎日決まった時間に自動で集計し、Gmailへ日次レポートとして送信できる仕組みがあればこれらの煩わしい作業から解放されますね。
これにより集計結果の分析や次のアクションの検討といった、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の報告業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Googleフォームに集められた回答データを集計する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答をGmailに日次レポートでまとめて送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに日々集まる回答を都度確認し、手作業で集計して報告するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに記載されたGoogleフォームの回答をGmail宛に日次レポートとしてまとめて自動送信する処理が可能になり、手動での報告業務を効率化します。毎日の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答の確認や報告に手間を感じている担当者の方
- チームへの日次での情報共有を効率化し、報告の抜け漏れを防ぎたい方
- Gmailを活用した日次まとめレポートの作成と送信を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にGoogleフォームの回答が自動で集計・報告されるため、手作業での日次まとめやメール作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動での集計や転記に伴う計算ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Gmailを通じた正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでGoogleフォームの回答が保存されたシートの情報を取得します。
- 続いて、AI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得したGoogle スプレッドシートの情報をもとに、日次レポートの要約文を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したレポート内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを送信したい曜日や時間などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、条件を指定することで、参照するデータを変更できます。
- AI機能のプロンプトは自由に編集できるため、「箇条書きでまとめてください」など、出力したいレポート形式に合わせて指示を調整することが可能です。
- Gmailの送信先（To, Cc）や件名、本文は任意で設定でき、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した値やAIが生成したテキストを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答をGmailに日次送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートに蓄積したGoogleフォームの回答を、まとめてGmailに日次レポートとして自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- YoomとGoogle スプレッドシート、Gmailを連携する
- テンプレートをコピーする
- フローのトリガーとアクションを設定する
- フローをONにし、テスト実行する
Googleフォームの回答をGmailに日次レポートでまとめて送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに日々集まる回答を都度確認し、手作業で集計して報告するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに記載されたGoogleフォームの回答をGmail宛に日次レポートとしてまとめて自動送信する処理が可能になり、手動での報告業務を効率化します。毎日の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答の確認や報告に手間を感じている担当者の方
- チームへの日次での情報共有を効率化し、報告の抜け漏れを防ぎたい方
- Gmailを活用した日次まとめレポートの作成と送信を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にGoogleフォームの回答が自動で集計・報告されるため、手作業での日次まとめやメール作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動での集計や転記に伴う計算ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Gmailを通じた正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでGoogleフォームの回答が保存されたシートの情報を取得します。
- 続いて、AI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得したGoogle スプレッドシートの情報をもとに、日次レポートの要約文を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したレポート内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを送信したい曜日や時間などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、条件を指定することで、参照するデータを変更できます。
- AI機能のプロンプトは自由に編集できるため、「箇条書きでまとめてください」など、出力したいレポート形式に合わせて指示を調整することが可能です。
- Gmailの送信先（To, Cc）や件名、本文は任意で設定でき、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した値やAIが生成したテキストを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
事前準備
Googleフォームの回答内容をGoogle スプレッドシートに連携しておきましょう。
Googleフォームの「回答」タブを開き、右上にあるGoogle スプレッドシートのアイコンをクリックして、「新しいスプレッドシートを作成」するか「既存のスプレッドシートを選択」して、連携を完了させます。
今回は以下のようなシートを作成しました。
ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Gmailのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
上記を行うと、今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームの回答をGmailに日次レポートでまとめて送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに日々集まる回答を都度確認し、手作業で集計して報告するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに記載されたGoogleフォームの回答をGmail宛に日次レポートとしてまとめて自動送信する処理が可能になり、手動での報告業務を効率化します。毎日の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答の確認や報告に手間を感じている担当者の方
- チームへの日次での情報共有を効率化し、報告の抜け漏れを防ぎたい方
- Gmailを活用した日次まとめレポートの作成と送信を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にGoogleフォームの回答が自動で集計・報告されるため、手作業での日次まとめやメール作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動での集計や転記に伴う計算ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Gmailを通じた正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでGoogleフォームの回答が保存されたシートの情報を取得します。
- 続いて、AI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得したGoogle スプレッドシートの情報をもとに、日次レポートの要約文を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したレポート内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを送信したい曜日や時間などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、条件を指定することで、参照するデータを変更できます。
- AI機能のプロンプトは自由に編集できるため、「箇条書きでまとめてください」など、出力したいレポート形式に合わせて指示を調整することが可能です。
- Gmailの送信先（To, Cc）や件名、本文は任意で設定でき、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した値やAIが生成したテキストを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
まず、フローの第一段階であるトリガーの設定を行います。
フローボットの「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
今回のフローは以下のように、平日の18時に起動するように設定しました。
設定が終わったら「完了」をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートからレコードを取得する
次にGoogle スプレッドシートに落とし込んだGoogleフォームの回答結果のレコードを取得していきます。
「複数のレコードを取得する」をクリックしましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
データベースの連携箇所で「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」があるので、候補より選択してください。
今回テーブルIDはシートに値が入っている「A1:G」としました。ここまで終わったら「次へ」をクリックして進みます。
取得したいレコードの条件を設定できます。今回は「職種名：空でない」としました。
テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値とは
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
ステップ5：レポート内容をテキストを生成する
レポートをテキスト生成で整形していきます。「テキスト生成」をクリックしてください。
AIに指示出しをするために、プロンプトを書いていきます。Google スプレッドシートのアクションから取得した値を引用して任意で設定してください。
今回は以下のように設定しました。
以下の回答一覧を誰が、どんな回答をしたのか分かりやすく整形してください
【回答一覧】
メールアドレス：取得した値よりメールアドレス
企業名：取得した値より企業名
求める人物像：取得した値より人物像
氏名：取得した値より氏名
ここまで設定したらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、文言が生成され、取得した値が入ればOKです。「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ6：Gmailでメールを配信する
次にGmailでレポートメールを配信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toはレポートを届けたいメールアドレスを設定してください。
本文には生成結果を取得した値から選択できるので、入力してください。
今回は以下のように設定しました。
件名：Googleフォームの結果レポート
本文：Googleフォームの回答をまとめました。
{{生成結果}}
ここまで入力したら「次へ」をクリックします。
次のページではメール送信のプレビューを見られますので、内容が問題なければ「テスト」ボタンをクリックします。
送信先のメーラーを確認し、該当のメールが届いていれば設定完了です。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Gmailを活用した自動化例
Gmailをトリガーに、受信したメールや添付ファイルをDiscord・Slackなどへ自動転送したり、Googleドキュメントで契約書を作成して返信するなど、さまざまな業務を自動化できます。また、SalesforceやSmartHRといった他ツールの情報をもとにGmailで定型メールを送信することも可能です。これにより手作業の転記や送付漏れを防ぎ、日々のメール処理を効率化できますね。
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailでメールを送付する
試してみる
■概要
フォームに回答されたら、Workplaceに通知しGmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとWorkplaceを使用されている方
・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
・フォームに回答があれば、WorkplaceとGmailに通知されるため情報共有を迅速に行うことができます。
・Workplace、Gmailの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、WorkplaceのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで添付ファイルを受信したら、OneDriveにアップロードし共有リンクを作成して通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業でOneDriveに保存・共有していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、OneDriveへのファイル保存から共有リンクの作成、関係者への通知までを自動化することが可能です。OneDriveの自動化を実現し、ファイル管理業務の効率化を進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルをOneDriveで管理しており、手作業での保存に手間を感じている方
- OneDriveの自動化を推進し、ファイル共有と関連通知のフローを効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや共有ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで添付ファイルを受信すると自動でOneDriveに保存されるため、これまで手作業に費やしていたファイル管理の時間を短縮できます
- 人の手によるファイル保存や共有通知のプロセスをなくすことで、保存漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルをアップロードします
- 続けて、アップロードしたファイルの共有リンクを作成するため、OneDriveのオペレーションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した共有リンクを本文に含めて関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先となるドライブIDを任意で設定できます。個人のドライブや共有ドライブなど、用途に応じた場所を選択してください
- 同じくOneDriveの設定で、特定のフォルダを示すアイテムIDを指定することが可能です。「請求書」や「プロジェクト資料」など、ファイルの種類に応じたフォルダへ自動で振り分けることができます
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを顧客企業とのやりとりに使用している方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・対顧客のやりとりに使用しているカスタマーサービス部門の担当者
2.Discordで情報の社内共有を行なっている企業
・担当部署ごとにチャットルームを使用している企業の担当者
・顧客からの情報をいち早くチーム共有したいプロジェクトマネージャー
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
3.手入力を減らし、業務を効率化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受信した内容を自動でDiscordに転送することで、チーム全体への情報共有を即座に行うことができます。
・Gmailの受信内容を引用してDiscordにチャットを送付するため、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
◼️概要
SalesforceとGmailを連携し、YoomのChrome拡張機能を利用して、Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを1Clickで起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
定型メールの内容を自由に変更してご利用ください。
サービス資料などの添付ファイルも併せて送付することが可能です。
◼️注意事項
・Gmail、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・YoomのChrome拡張機能をインストールしてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・取引先企業の情報を登録している方
・データベースに請求情報の詳細を登録している方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・取引先企業との連絡手段や情報伝達として活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客管理ツールとして活用することで、情報の一元管理ができ業務進行を円滑にします。
しかし、Notionに登録された情報をわざわざ手入力して帳票作成を行うのは、業務効率化の妨げとなります。。
帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。
請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行を円滑にします。
また請求書の発送をスピーディーに完了させることで、顧客満足度の向上へと繋げることもできます。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシート、GmailでのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Stripeで決済を受け付けている事業者
・Stripeで支払いが完了したら直ぐに顧客にサンクスメールを送信したい方
・手作業でサンクスメールを送信する手間を省いて業務効率を向上させたい方
2.Stripeの決済情報に基づいて顧客対応を行いたい方
・顧客ごとにパーソナライズされたサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールを通じてクーポンやキャンペーン情報などを提供したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeはオンライン決済が簡単できるツールですが、支払いが行われるたびに手動でサンクスメールを送信するのは顧客対応の遅れに繋がる可能性もあります。
このフローを活用すれば、Stripeで支払いが行われるとGmailから自動的にサンクスメールが送信されます。
このことによって顧客は支払いが完了したことを直ぐに確認することができ安心感と満足度向上に繋がります。
■注意事項
・Stripe、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Gmailで特定のファイルを受信したら、Slackに自動で転送する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く特定のファイルを、都度Slackへ手動で転送する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による転送漏れや、他の業務が忙しく対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のファイルを含むメールを受信した際に、Slackへ自動で転送する仕組みを構築でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定の添付ファイルをSlackへ手動で転送している方
- ファイル共有の遅延や、転送漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
- ルーティン化しているファイル共有業務を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のファイルを受信すると、指定した条件に基づきSlackへ自動でファイルが転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送時に発生しがちな、宛先間違いや添付ファイルの誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションで、Yoomの「分岐機能」を利用し、添付ファイルの有無に基づいて処理を分岐させる条件を設定します。
- 次に、オペレーションで、Yoomの「データ抽出機能」を利用し、添付ファイルから後続の処理で必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで、再度Yoomの「分岐機能」を利用し、抽出したファイル名に基づいてさらに処理を分岐させる条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、特定のチャンネルやメンバーへファイルを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意で指定してください。特定の送信者や件名など、より詳細な条件でラベルを自動付与するGmail側のフィルター設定と組み合わせることで、柔軟な運用が可能です。
- 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名、本文、送信元アドレスや添付ファイルの有無、ファイル名といった情報に基づいて、後続のオペレーションの実行条件を任意で設定できます。
- データ抽出機能では、抽出対象としてメール本文の内容や特定のパターンに一致する文字列、添付ファイル名などを指定し、抽出したい項目も任意で設定可能です。抽出した情報は、後続のSlack通知のメッセージ内容などに活用できます。
- Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したメールの件名や送信者、抽出したデータなどを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のメールを受信したら、Googleドキュメントで更新契約書を作成して返信する
試してみる
■概要
契約更新に関するメールへの対応は、定型的でありながらも個別に行う必要があり、手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業での契約書作成やメール返信は、ミスが発生しやすく、担当者の負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、AIが内容を読み取り、Googleドキュメントで更新契約書を自動で作成して返信するなど、一連の契約更新業務の自動化（contract renewal automation）が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを利用して契約更新業務を行っている営業や法務担当者の方
- 手作業による契約書作成や返信対応に課題を感じ、契約更新の自動化を検討している方
- 契約更新業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約更新メールの受信から書類作成、返信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報転記ミスやメールの返信漏れなどを防ぎ、契約更新業務（contract renewal automation）の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信メールの本文から契約更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、抽出した情報をもとにGoogleドキュメントで更新契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールのラベルを任意で設定できます。
- AIによるテキスト抽出では、受信メールの本文から会社名や担当者名など、更新契約書の生成に使用する任意の情報を抽出することが可能です。
- 書類発行機能では、使用するGoogleドキュメントの雛形を任意で設定し、前段で抽出した情報を変数として埋め込めます。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- Gmailでのメール送信設定では、件名や本文に固定のテキストを設定したり、抽出した会社名などを変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
GoogleフォームとGmailの連携を自動化することで、
これまで毎日手作業で行っていた回答の集計と報告メールの作成業務から解放され、ヒューマンエラーのない情報共有を行えるようになります。これにより、担当者は単純な報告作業に時間を奪われることなく、集まったデータの分析や改善策の立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：レポートに回答の合計件数を含められますか？
A：
AIでテキストを整形する際、プロンプトに上記の条件を含めることで可能です。
「合計件数も出力してください」などのプロンプトを入力してください。
Q：回答内容によってレポートの送信先を変えられますか？
A：
「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法
Q：自動化がエラーで停止した場合、気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
