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毎朝Googleフォームに届いた回答を手作業で集計し、Gmailで日次報告する定型業務に追われていませんか？
こうした手作業での対応は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや報告漏れといったヒューマンエラーのリスクも常に伴います。
もしGoogleフォームに寄せられた回答を毎日決まった時間に自動で集計し、Gmailへ日次レポートとして送信できる仕組みがあればこれらの煩わしい作業から解放されますね。
これにより集計結果の分析や次のアクションの検討といった、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の報告業務を効率化しましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Googleフォームの「回答」タブを開き、右上にあるGoogle スプレッドシートのアイコンをクリックして、「新しいスプレッドシートを作成」するか「既存のスプレッドシートを選択」して、連携を完了させます。
今回は以下のようなシートを作成しました。
上記を行うと、今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
まず、フローの第一段階であるトリガーの設定を行います。
フローボットの「スケジュールトリガー」をクリックしましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
今回のフローは以下のように、平日の18時に起動するように設定しました。
設定が終わったら「完了」をクリックしてください。
次にGoogle スプレッドシートに落とし込んだGoogleフォームの回答結果のレコードを取得していきます。
「複数のレコードを取得する」をクリックしましょう。
上記2記事も併せてご参照ください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
データベースの連携箇所で「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」があるので、候補より選択してください。
今回テーブルIDはシートに値が入っている「A1:G」としました。ここまで終わったら「次へ」をクリックして進みます。
取得したいレコードの条件を設定できます。今回は「職種名：空でない」としました。
テストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
ここまで終わったら「完了」ボタンをクリックして次に進みましょう。
レポートをテキスト生成で整形していきます。「テキスト生成」をクリックしてください。
AIに指示出しをするために、プロンプトを書いていきます。Google スプレッドシートのアクションから取得した値を引用して任意で設定してください。
今回は以下のように設定しました。
以下の回答一覧を誰が、どんな回答をしたのか分かりやすく整形してください
【回答一覧】
メールアドレス：取得した値よりメールアドレス
企業名：取得した値より企業名
求める人物像：取得した値より人物像
氏名：取得した値より氏名
ここまで設定したらテストボタンをクリックします。
テストが成功し、文言が生成され、取得した値が入ればOKです。「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
次にGmailでレポートメールを配信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toはレポートを届けたいメールアドレスを設定してください。
本文には生成結果を取得した値から選択できるので、入力してください。
今回は以下のように設定しました。
件名：Googleフォームの結果レポート
本文：Googleフォームの回答をまとめました。
{{生成結果}}
ここまで入力したら「次へ」をクリックします。
次のページではメール送信のプレビューを見られますので、内容が問題なければ「テスト」ボタンをクリックします。
送信先のメーラーを確認し、該当のメールが届いていれば設定完了です。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レポートに回答の合計件数を含められますか？
A：
AIでテキストを整形する際、プロンプトに上記の条件を含めることで可能です。
「合計件数も出力してください」などのプロンプトを入力してください。
Q：回答内容によってレポートの送信先を変えられますか？
A：
「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：自動化がエラーで停止した場合、気づけますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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