■概要
Googleフォームに日々集まる回答を都度確認し、手作業で集計して報告するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに記載されたGoogleフォームの回答をGmail宛に日次レポートとしてまとめて自動送信する処理が可能になり、手動での報告業務を効率化します。毎日の定型業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答の確認や報告に手間を感じている担当者の方
- チームへの日次での情報共有を効率化し、報告の抜け漏れを防ぎたい方
- Gmailを活用した日次まとめレポートの作成と送信を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にGoogleフォームの回答が自動で集計・報告されるため、手作業での日次まとめやメール作成にかかる時間を短縮できます。
- 手動での集計や転記に伴う計算ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Gmailを通じた正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでGoogleフォームの回答が保存されたシートの情報を取得します。
- 続いて、AI機能の「テキスト生成」アクションを設定し、取得したGoogle スプレッドシートの情報をもとに、日次レポートの要約文を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したレポート内容を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを送信したい曜日や時間などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、対象となるスプレッドシートのIDやシート名、条件を指定することで、参照するデータを変更できます。
- AI機能のプロンプトは自由に編集できるため、「箇条書きでまとめてください」など、出力したいレポート形式に合わせて指示を調整することが可能です。
- Gmailの送信先（To, Cc）や件名、本文は任意で設定でき、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した値やAIが生成したテキストを変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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