■概要
契約更新に関するメールへの対応は、定型的でありながらも個別に行う必要があり、手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業での契約書作成やメール返信は、ミスが発生しやすく、担当者の負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信すると、AIが内容を読み取り、Googleドキュメントで更新契約書を自動で作成して返信するなど、一連の契約更新業務の自動化（contract renewal automation）が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを利用して契約更新業務を行っている営業や法務担当者の方
- 手作業による契約書作成や返信対応に課題を感じ、契約更新の自動化を検討している方
- 契約更新業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約更新メールの受信から書類作成、返信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による情報転記ミスやメールの返信漏れなどを防ぎ、契約更新業務（contract renewal automation）の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信メールの本文から契約更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、抽出した情報をもとにGoogleドキュメントで更新契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいメールのラベルを任意で設定できます。
- AIによるテキスト抽出では、受信メールの本文から会社名や担当者名など、更新契約書の生成に使用する任意の情報を抽出することが可能です。
- 書類発行機能では、使用するGoogleドキュメントの雛形を任意で設定し、前段で抽出した情報を変数として埋め込めます。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定可能です。
- Gmailでのメール送信設定では、件名や本文に固定のテキストを設定したり、抽出した会社名などを変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
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