【プログラミング不要】Gmailでファイルを自動送信する方法

Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

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■概要
「Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する」フローは、大容量の動画ファイルを効率的に共有するための業務ワークフローです。大量のファイルを手動で送信する手間を省き、自動化することでスムーズな情報共有を実現します。特に、チーム間やクライアントへの迅速なファイル送信が求められる場面で役立ちます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・大容量の動画ファイルを頻繁に共有する必要があるビジネスパーソンの方
・Google DriveとGmailを活用して業務効率化を図りたいチームリーダー
・手動でのファイル送信に時間を取られ、他の業務に集中したい方
・自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい経営者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「Google Driveにアップロードした動画ファイルを、毎回手動でGmailに添付して送信するのが面倒…」
「Web会議が終わるたびに、録画ファイルをダウンロードして関係者にGmailで共有するのを忘れがち…」

このように、Gmailを使ったファイル送信作業に手間を感じたり、共有漏れのリスクに悩んだりしていませんか？
もし、ストレージサービスへのファイルアップロードやWeb会議の終了といったイベントをきっかけに、関連するファイルがGmailで自動的に送信される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
これにより重要な業務に集中できる時間を生み出すことが期待できそうです！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailでファイルを自動送信する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

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■概要
「Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する」フローは、大容量の動画ファイルを効率的に共有するための業務ワークフローです。大量のファイルを手動で送信する手間を省き、自動化することでスムーズな情報共有を実現します。特に、チーム間やクライアントへの迅速なファイル送信が求められる場面で役立ちます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・大容量の動画ファイルを頻繁に共有する必要があるビジネスパーソンの方
・Google DriveとGmailを活用して業務効率化を図りたいチームリーダー
・手動でのファイル送信に時間を取られ、他の業務に集中したい方
・自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい経営者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailでのファイル送信を自動化する連携パターン

普段お使いの様々なツールとGmailを連携させ、ファイル送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

ストレージサービスやWeb会議ツールの情報を基にGmailでファイルを送信する

Google Driveのようなストレージサービスにファイルがアップロードされたり、ZoomやGoogle MeetのようなWeb会議ツールでミーティングが終了した時に、関連するファイル（動画ファイルやレコーディングファイルなど）をGmailで自動送信することができます。
手動でのファイル添付や送信作業の手間を大幅に削減し、共有漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！

Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する

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■概要
「Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する」ワークフローは、Zoomで録画したミーティングの動画ファイルを自動的にGmailで共有する業務ワークフローです。これにより、手動でのファイル転送や「Gmailで大容量の動画ファイルをアップロードする方法」を探す手間を省き、効率的に動画共有が可能になります。日常の業務プロセスをスムーズにし、時間と労力を節約するサポートをします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング後に録画ファイルを共有する作業が多い方
・「Gmailで大容量の動画ファイルをアップロードする方法」に悩んでいるビジネスユーザーの方
・業務ワークフローの自動化を検討しており、Yoomを活用したいと考えている方
・ファイル共有の効率化を図りたいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・手動でのファイル送信作業を削減し、業務の生産性を向上させたい方

■注意事項
・Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

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Google Meetで会議が終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する

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■概要
「Google Meetで会議が終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する」フローは、会議終了後に自動的に録画ファイルをGmailで共有する業務ワークフローです。Google Meetでの会議録画は便利ですが、終了後に手動でファイルをダウンロードし、Gmailで送信する作業には時間と手間がかかります。このワークフローを導入することで、YoomのAPI連携やRPA機能を活用し、録画ファイルを自動的にGmailで送信するプロセスを自動化します。これにより、業務の効率化と生産性向上が期待できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、会議録画を共有する業務が多い方
・会議終了後の録画ファイルの送信作業に時間を取られているチーム
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者
・ファイル送信時のヒューマンエラーを減らし、正確な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

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■概要
「Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する」フローは、大容量の動画ファイルを効率的に共有するための業務ワークフローです。大量のファイルを手動で送信する手間を省き、自動化することでスムーズな情報共有を実現します。特に、チーム間やクライアントへの迅速なファイル送信が求められる場面で役立ちます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・大容量の動画ファイルを頻繁に共有する必要があるビジネスパーソンの方
・Google DriveとGmailを活用して業務効率化を図りたいチームリーダー
・手動でのファイル送信に時間を取られ、他の業務に集中したい方
・自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい経営者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveとGmailを連携してファイル送信を自動化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに特定の動画ファイルがアップロードされたら、そのファイルを自動でGmailを使って送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定および Gmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

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■概要
「Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する」フローは、大容量の動画ファイルを効率的に共有するための業務ワークフローです。大量のファイルを手動で送信する手間を省き、自動化することでスムーズな情報共有を実現します。特に、チーム間やクライアントへの迅速なファイル送信が求められる場面で役立ちます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・大容量の動画ファイルを頻繁に共有する必要があるビジネスパーソンの方
・Google DriveとGmailを活用して業務効率化を図りたいチームリーダー
・手動でのファイル送信に時間を取られ、他の業務に集中したい方
・自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい経営者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：Google DriveとGmailのマイアプリ登録をしよう

まずはYoomと各アプリを連携する作業を行います。

Google Driveのマイアプリ登録手順

Yoomにログインしましょう。
ログイン後、左上に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。

アプリ一覧でGoogle Driveを選択します。
検索窓を活用すると見つけやすいです。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携したいアカウントを選択してください。

次へをクリックします。

続行を選択してください。

これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。

Gmailのマイアプリ登録手順

先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で進みましょう。

マイアプリ一覧は、検索窓を使いGmailをクリックしてください。

「Sign in with Google」をクリックします。

連携するアカウントを選択しましょう。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」を選択します。

これでGmailのマイアプリ登録ができました。

ステップ2：テンプレートをコピーしよう

次にYoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用すれば、大枠が設定されているので、その項目に沿って作成するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。

Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

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■概要
「Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する」フローは、大容量の動画ファイルを効率的に共有するための業務ワークフローです。大量のファイルを手動で送信する手間を省き、自動化することでスムーズな情報共有を実現します。特に、チーム間やクライアントへの迅速なファイル送信が求められる場面で役立ちます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・大容量の動画ファイルを頻繁に共有する必要があるビジネスパーソンの方
・Google DriveとGmailを活用して業務効率化を図りたいチームリーダー
・手動でのファイル送信に時間を取られ、他の業務に集中したい方
・自動化ツールを活用して、日常業務の負担を軽減したい経営者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

「OK」を選択してください。

これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定をしよう

次にフローボットの設定に進みましょう。
「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルはコピーした時点で入力されていますが、変更OKです。
Google Driveと連携したいアカウント情報かどうか確認しておきます。
トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしましょう。

アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。 
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、Google Driveに移動し、トリガーアクション(新しくファイル・フォルダが作成されたら)を実行してください。
ここで必ず動画情報のファイルをアップロードするようにしてください。
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成できたら、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。

テストが成功し、Google Driveの情報が取得した値に追加されたら、保存してください。

ステップ4：Google Driveのアクションを設定しよう

次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更することができます。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されています。

設定を確認したら、次へをクリックしてください。

API接続設定

ファイルIDはGoogle Driveのトリガー設定の取得した値から「ファイルID」を選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。

テストが成功したら、保存しましょう。

ステップ5：Gmailのアクションを設定しよう

次に「メールを送る」をクリックしてください。

メールの設定

タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションは「メールを送る」が選択されています。

Toと件名を設定してください。

本文を作成します。
例えば添付画像のようにGoogle Driveの取得した値を活用し、ファイル名などを通知することも可能です。

もしGoogle Driveの取得する値を活用せずファイルIDを手入力してしまうと、同じIDを繰り返しメールで通知することになりますので注意しましょう。
詳細はこちらを確認してください。

添付ファイルは、「取得した値を使用」と「Google Driveからの取得ファイル」を選択しましょう。
この設定を行うことで、動画情報をメールに添付することができます。

設定できたら、次へをクリックしてください。

メール送信のテスト

メールの内容を確認し、テストをクリックしましょう。

Gmailの送信が成功したら、保存してください。

ステップ6：動作をチェックしよう

最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。

これでフローボットの設定ができました。

Gmailのその他自動化例

Gmailは他にも様々な自動化が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。

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Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

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■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方

■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）‍
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。

■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Google Driveにアップロードされた録画・動画のファイルやZoom、Google Meetのミーティング情報などをGmailで自動送信することで、これまで手作業で行っていたファイル検索、添付、メール作成といった一連の作業の手間を削減し、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。

これにより、最新の情報を共有できるため、コミュニケーションの質向上や業務のスピードアップに繋がり、より創造的な業務に集中できる時間を確保できます！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしファイル送信業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！