・
【プログラミング不要】Gmailでファイルを自動送信する方法
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Google Driveにアップロードした動画ファイルを、毎回手動でGmailに添付して送信するのが面倒…」
「Web会議が終わるたびに、録画ファイルをダウンロードして関係者にGmailで共有するのを忘れがち…」
このように、Gmailを使ったファイル送信作業に手間を感じたり、共有漏れのリスクに悩んだりしていませんか？
もし、ストレージサービスへのファイルアップロードやWeb会議の終了といったイベントをきっかけに、関連するファイルがGmailで自動的に送信される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
これにより重要な業務に集中できる時間を生み出すことが期待できそうです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailでファイルを自動送信する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでのファイル送信を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールとGmailを連携させ、ファイル送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスやWeb会議ツールの情報を基にGmailでファイルを送信する
Google Driveのようなストレージサービスにファイルがアップロードされたり、ZoomやGoogle MeetのようなWeb会議ツールでミーティングが終了した時に、関連するファイル（動画ファイルやレコーディングファイルなど）をGmailで自動送信することができます。
手動でのファイル添付や送信作業の手間を大幅に削減し、共有漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データをダウンロードして関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
毎回の手作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると同時に、録画ファイルを自動でGmailから送信することが可能になり、共有作業の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談録画などを、関係者や顧客に毎回手作業で共有している方
- 会議の議事録として、録画データを参加者に共有する手間を削減したい方
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のファイルダウンロードやメール作成といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違いといった、情報共有におけるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を特定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したミーティングのトピック名といった情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
■概要
Google Meetでの会議後に録画ファイルをダウンロードし、関係者へメールで共有する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。
また、手作業で行うことで共有漏れや宛先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、レコーディングファイルの取得からGmailでの共有までを自動化できるため、手動作業を最小限に抑えることにもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画共有の作業を効率化したいと考えている方
- 会議内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい方
- 手作業による定型業務を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後のファイルダウンロードやメール作成、送信といった一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違い、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 「待機する」を設定し、Google Meetのレコーディングファイルが生成されるまで処理を待ちます。
- 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションで、生成されたファイルの情報を取得します。
- 取得した情報をもとに、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。
- メールの件名や本文には、前のステップで取得した会議名や日時といった情報を変数として埋め込み、内容を動的にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google MeetとGoogle Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データをダウンロードして関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
毎回の手作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると同時に、録画ファイルを自動でGmailから送信することが可能になり、共有作業の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談録画などを、関係者や顧客に毎回手作業で共有している方
- 会議の議事録として、録画データを参加者に共有する手間を削減したい方
- 手作業によるファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後のファイルダウンロードやメール作成といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違いといった、情報共有におけるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を特定します。
- さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、トリガーで取得したミーティングのトピック名といった情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
■概要
Google Meetでの会議後に録画ファイルをダウンロードし、関係者へメールで共有する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。
また、手作業で行うことで共有漏れや宛先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、レコーディングファイルの取得からGmailでの共有までを自動化できるため、手動作業を最小限に抑えることにもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画共有の作業を効率化したいと考えている方
- 会議内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい方
- 手作業による定型業務を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後のファイルダウンロードやメール作成、送信といった一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違い、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- 「待機する」を設定し、Google Meetのレコーディングファイルが生成されるまで処理を待ちます。
- 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションで、生成されたファイルの情報を取得します。
- 取得した情報をもとに、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。
- メールの件名や本文には、前のステップで取得した会議名や日時といった情報を変数として埋め込み、内容を動的にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Google MeetとGoogle Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveとGmailを連携してファイル送信を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveに特定の動画ファイルがアップロードされたら、そのファイルを自動でGmailを使って送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定および Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Google DriveとGmailのマイアプリ登録をしよう
まずはYoomと各アプリを連携する作業を行います。
Google Driveのマイアプリ登録手順
Yoomにログインしましょう。
ログイン後、左上に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle Driveを選択します。
検索窓を活用すると見つけやすいです。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択してください。
次へをクリックします。
続行を選択してください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
Gmailのマイアプリ登録手順
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で進みましょう。
マイアプリ一覧は、検索窓を使いGmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
次にYoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用すれば、大枠が設定されているので、その項目に沿って作成するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
- 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定をしよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルはコピーした時点で入力されていますが、変更OKです。
Google Driveと連携したいアカウント情報かどうか確認しておきます。
トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Google Driveに移動し、トリガーアクション(新しくファイル・フォルダが作成されたら)を実行してください。
ここで必ず動画情報のファイルをアップロードするようにしてください。
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成できたら、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google Driveの情報が取得した値に追加されたら、保存してください。
ステップ4：Google Driveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更することができます。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしてください。
API接続設定
ファイルIDはGoogle Driveのトリガー設定の取得した値から「ファイルID」を選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存しましょう。
ステップ5：Gmailのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションは「メールを送る」が選択されています。
Toと件名を設定してください。
本文を作成します。
例えば添付画像のようにGoogle Driveの取得した値を活用し、ファイル名などを通知することも可能です。
もしGoogle Driveの取得する値を活用せずファイルIDを手入力してしまうと、同じIDを繰り返しメールで通知することになりますので注意しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
添付ファイルは、「取得した値を使用」と「Google Driveからの取得ファイル」を選択しましょう。
この設定を行うことで、動画情報をメールに添付することができます。
設定できたら、次へをクリックしてください。
メール送信のテスト
メールの内容を確認し、テストをクリックしましょう。
Gmailの送信が成功したら、保存してください。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Gmailのその他自動化例
Gmailは他にも様々な自動化が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google スプレッドシートで管理しているリストに対し、一件ずつ手作業でメールを送るのは手間がかかり、宛先間違いなどのミスも起こりがちではないでしょうか。 特に、顧客リストへの案内やイベント参加者へのお礼など、定期的に発生する業務は担当者の負担になりやすい作業です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリスト情報を基に、Gmailから自動でメールを送信する一連の流れを構築でき、こうした課題を解消へと導きます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートで管理するリストをもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- 営業リストやイベント参加者リストなど、特定の宛先へ定型文の連絡をする機会が多い方
- Gmailでのメール送信業務を効率化し、本来注力すべきコア業務に時間を割きたいと考えている方
- Google スプレッドシートの情報を参照して自動でメールを送信するため、これまで手作業での転記や送信に費やしていた時間を短縮できます
- 宛先や本文への情報転記を自動化することで、入力間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーで「手動で起動」を選択し、任意のタイミングでフローを開始できるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、送信対象のリスト情報を取得します
- 次に、オペレーションで「ループ機能」を設定し、取得したリストの行数分だけ処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、リストから一行ずつ情報を取得します
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したメールアドレス宛にメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートから値を取得、またはレコードを取得する際に、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、セルの範囲を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理の対象としたい値を任意で指定します
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。また、本文にはGoogle スプレッドシートから取得した氏名といった情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
まとめ
Google Driveにアップロードされた録画・動画のファイルやZoom、Google Meetのミーティング情報などをGmailで自動送信することで、これまで手作業で行っていたファイル検索、添付、メール作成といった一連の作業の手間を削減し、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、最新の情報を共有できるため、コミュニケーションの質向上や業務のスピードアップに繋がり、より創造的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしファイル送信業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
