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「Google Driveにアップロードした動画ファイルを、毎回手動でGmailに添付して送信するのが面倒…」
「Web会議が終わるたびに、録画ファイルをダウンロードして関係者にGmailで共有するのを忘れがち…」
このように、Gmailを使ったファイル送信作業に手間を感じたり、共有漏れのリスクに悩んだりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ストレージサービスへのファイルアップロードやWeb会議の終了といったイベントをきっかけに、関連するファイルがGmailで自動的に送信される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
これにより重要な業務に集中できる時間を生み出すことが期待できそうです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmailでファイルを自動送信する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとGmailを連携させ、ファイル送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveのようなストレージサービスにファイルがアップロードされたり、ZoomやGoogle MeetのようなWeb会議ツールでミーティングが終了した時に、関連するファイル（動画ファイルやレコーディングファイルなど）をGmailで自動送信する</span>ことができます。
手動でのファイル添付や送信作業の手間を大幅に削減し、共有漏れを防ぎ業務効率を向上させましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveに特定の動画ファイルがアップロードされたら、そのファイルを自動でGmailを使って送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはYoomと各アプリを連携する作業を行います。
Yoomにログインしましょう。
ログイン後、左上に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle Driveを選択します。
検索窓を活用すると見つけやすいです。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択してください。
次へをクリックします。
続行を選択してください。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順で進みましょう。
マイアプリ一覧は、検索窓を使いGmailをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択しましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGmailのマイアプリ登録ができました。
次にYoomのサイトからテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートを活用すれば、大枠が設定されているので、その項目に沿って作成するだけで完成します。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」を選択してください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルはコピーした時点で入力されていますが、変更OKです。
Google Driveと連携したいアカウント情報かどうか確認しておきます。
トリガーアクションは「新しくファイル・フォルダが作成されたら」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Google Driveに移動し、トリガーアクション(新しくファイル・フォルダが作成されたら)を実行してください。
ここで必ず動画情報のファイルをアップロードするようにしてください。
Google Driveに新しくファイル・フォルダが作成できたら、Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google Driveの情報が取得した値に追加されたら、保存してください。
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
タイトルは変更することができます。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
アクションは「ファイルをダウンロードする」が選択されています。
設定を確認したら、次へをクリックしてください。
ファイルIDはGoogle Driveのトリガー設定の取得した値から「ファイルID」を選択してください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存しましょう。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報を確認してください。
実行アクションは「メールを送る」が選択されています。
Toと件名を設定してください。
本文を作成します。
例えば添付画像のようにGoogle Driveの取得した値を活用し、ファイル名などを通知することも可能です。
もしGoogle Driveの取得する値を活用せずファイルIDを手入力してしまうと、同じIDを繰り返しメールで通知することになりますので注意しましょう。
詳細はこちらを確認してください。
添付ファイルは、「取得した値を使用」と「Google Driveからの取得ファイル」を選択しましょう。
この設定を行うことで、動画情報をメールに添付することができます。
設定できたら、次へをクリックしてください。
メールの内容を確認し、テストをクリックしましょう。
Gmailの送信が成功したら、保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しましょう。
これでフローボットの設定ができました。
Gmailは他にも様々な自動化が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Google Driveにアップロードされた録画・動画のファイルやZoom、Google Meetのミーティング情報などをGmailで自動送信することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル検索、添付、メール作成といった一連の作業の手間を削減し、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、最新の情報を共有できるため、コミュニケーションの質向上や業務のスピードアップに繋がり、より創造的な業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしファイル送信業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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