Google Driveに動画ファイルがアップロードされたら、Gmailで送信する

■概要

Google Driveにアップロードした動画ファイルを、関係者に都度Gmailで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動での作業は、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに動画ファイルがアップロードされると自動でGmailが送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGmailを使い、動画ファイルの共有を手作業で行っている方
• 制作した動画などをクライアントや関係者に迅速に共有したい方
• ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに自動でGmailが送信されるため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、動画ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
• メールの件名や本文は、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。