Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画したレコーディングファイルを関係者に共有する作業は、意外と手間がかかるものです。毎回手動でファイルをダウンロードし、メールを作成して送信する作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、レコーディングファイルが自動でGmailから送信されるため、共有の手間や送信漏れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談後、録画共有の作業に手間を感じている営業担当者の方
- 会議の録画ファイルを参加者や欠席者にGmailで共有しているチームリーダーの方
- ミーティング後の情報共有プロセスを効率化したいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、ファイル取得からGmailでの送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの共有漏れや送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名を任意の内容に設定してください。
- メールの本文は、固定のテキストに加え、Zoomから取得したミーティング名などの情報を活用して、状況に応じた内容に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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