Zoomでミーティングが終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する

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■概要

Zoomでのミーティング後、録画データをダウンロードして関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。
毎回の手作業は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると同時に、録画ファイルを自動でGmailから送信することが可能になり、共有作業の負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoomでの商談録画などを、関係者や顧客に毎回手作業で共有している方
会議の議事録として、録画データを参加者に共有する手間を削減したい方
手作業によるファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

ミーティング終了後のファイルダウンロードやメール作成といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違いといった、情報共有におけるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を特定します。
さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です。
メールの件名や本文には、トリガーで取得したミーティングのトピック名といった情報を変数として埋め込み、内容を動的に変更できます。

■注意事項

Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398