Google Meetで会議が終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する
Google Meetで会議が終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google Meet
を自動連携できます。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データを参加者に共有する作業に手間を感じていませんか？会議が終わるたびにレコーディングファイルをダウンロードし、メールを作成して送信する一連の作業は、時間を要するだけでなく共有漏れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画ファイルの取得からGmailでの送信までを自動化できるため、こうした手作業による手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画データの共有を手作業で行っている方
- 会議後のフォローアップ業務を効率化し、より迅速な対応を目指したい方
- 手作業によるファイルの共有漏れや、送信先の間違いなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Meetの会議終了後、自動で録画ファイルが送信されるため、これまで共有作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの添付忘れや送信先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定します
- オペレーションで待機機能を設定し、レコーディングファイルが生成されるまで一定時間待機します
- 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」で、ファイルの情報を取得します
- その後、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで、該当の録画ファイルをダウンロードします
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションにて、送信先のメールアドレスや件名を任意に設定してください。
- メールの本文には、固定のメッセージだけでなく、前のオペレーションで取得した会議のタイトルや日時などの情報を含めることで、より分かりやすい内容にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Google Meet
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例えば、Google Meetの会議が終了したら自動で議事録を作成し、NotionやGoogleドキュメントに格納したり、Google Meetの会議スペースを作成し、メールで会議URLを送信するといったことが可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
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会議が開始したら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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