Google Meetで会議が終了したら、レコーディングファイルをGmailで送信する

■概要

Google Meetでの会議後に録画ファイルをダウンロードし、関係者へメールで共有する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。
また、手作業で行うことで共有漏れや宛先の間違いといったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をきっかけに、レコーディングファイルの取得からGmailでの共有までを自動化できるため、手動作業を最小限に抑えることにもつながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、録画共有の作業を効率化したいと考えている方
• 会議内容の共有漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい方
• 手作業による定型業務を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後のファイルダウンロードやメール作成、送信といった一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや宛先の間違い、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Meetの「会議が終了したら」というアクションを設定します。
3. 「待機する」を設定し、Google Meetのレコーディングファイルが生成されるまで処理を待ちます。
4. 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションで、生成されたファイルの情報を取得します。
5. 取得した情報をもとに、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定してください。
• メールの件名や本文には、前のステップで取得した会議名や日時といった情報を変数として埋め込み、内容を動的にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Google MeetとGoogle Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。