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「会議が終わるたびに、録音データを聞き返して文字起こしするのが面倒…」
「文字起こししたテキストを要約して、関係者全員にメールで共有するのに時間がかかっている…」
このように、会議後の議事録作成や情報共有に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、Web会議が終了すると自動で音声が文字起こしされ、その要約結果が関係者にメールで一斉送信される仕組みがあれば、議事録作成や共有の手間を減らし、スムーズに次のアクションや意思決定につなげられるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、会議などの音声ファイルを自動で文字起こしし、SendGridで送信する業務の自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Web会議が終了したら音声を自動で文字起こし・要約し、その結果と音声ファイルをSendGridで送信するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとSendGridを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
はじめに、検索窓に「SendGrid」と入力し、対象のアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、APIキーを取得します。
はじめに、SendGridのログインページを開き、ユーザー名を入力して「Continue」をクリックします。
続いて、パスワードを入力し、「Continue」をクリックしてください。
電話番号認証が求められるので、SMSに届いた6桁のコードを入力し、「Continue」をクリックします。
ログインできたら、サイドメニューの「Settings」から「API Keys」を選択します。
APIキーの一覧画面が表示されたら、右上の「Create API Key」をクリックしてください。
以下2項目を設定し、「Create&View」をクリックしましょう。
表示されたAPIキーをクリックしてコピーします。
※APIキーは再表示できません。メモ帳などにコピーして、大切に保管してください。
Yoomの新規登録画面に戻り、アクセストークン欄にコピーしたAPIキーを貼り付けます。
任意のアカウント名を入力し、「追加」をクリックしてください。
マイアプリ一覧に「SendGrid」が表示されていれば、連携は完了です！
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、Web会議が終了したら会議内容を自動で文字起こしするための設定を行います。
マイプロジェクトから、「【コピー】Web会議を自動で文字起こしして、要約と音声ファイルをSendGridで送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「Web会議トリガー」をクリックします。
文字起こしの詳しい設定手順やミーティングの予約・開始方法は、Web会議トリガーの設定方法をご確認ください。
はじめに、ZoomまたはGoogle Meetで会議を作成します。
ここでは例として、Zoomを使用します。
続いて、発行された会議URLに入室します。
テンプレートに戻り、「Web会議の招待URL（テスト用）」に、現在入室している会議のURLを入力します。
入力できたら、「文字起こしのテストを開始」をクリックしましょう。
YoomのボットがWeb会議に入室したことを確認し、発話を開始します。
※ボットの入室リクエストが表示された場合は、権限を持つ参加者が承諾してください。
録音がはじまると、以下のレコーディング画面が表示されます。
発話が終わったら、Web会議を終了するか、テンプレート画面の「書き起こしを停止」をクリックします。
その後、自動で文字起こしが開始され、以下のように取得した結果が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
内容を確認したら、保存しましょう。
このステップでは、会議の文字起こしデータをAIで要約する設定を行います。
テンプレート内の「要約」をクリックしてください。
はじめに、要約時のアクションを指定します。
デフォルトでは、「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」が選択されています。
変更したい場合は、アクションの右側にある「変更」をクリックしてください。
以下の選択肢が表示されるので、出力したい文字数に合わせてアクションを選びましょう。
【注意点】
※プロンプトの文字数に応じて、消費タスク数が異なる点にご注意ください。無料タスク数の上限に達すると、ボットを起動できなくなります。詳しくは、各プランの機能制限や使用上限の一覧をご参照ください。
※フローボットのテストではタスクを消費しませんが、トリガーをONにすると、エラーになる手前までのタスクは消費されます。
要約対象のテキストには、「会議内容の文字起こし」が自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「Web会議トリガー」内にある「会議内容の文字起こし」を選択してください。
文字数は、デフォルトで500文字に設定されています。
必要に応じて、任意の文字数に変更しましょう。
次に、要約条件（プロンプト）を設定します。
ここでは、AIにどのように要約してほしいかを指示します。
メール送信で MIMEタイプに「text/html」を使用する場合は、改行したい箇所に <br> を挿入するよう指示すると、読みやすく整形された文章になります。
プロンプト例：
あなたは会議議事録作成の専門家です。
「要約対象のテキスト」で指定した会議内容を、以下の要件に従って整理・要約してください。
1）会議概要
2）議題ごとの主要ポイント
3）決定事項
4）アクションアイテム（担当者・期限）
5）懸念点・未解決事項
6）次回までの課題
文章は客観的・簡潔にし、重複は統合してください。
改行として<br>を入れて視認性を高めてください。
AIによるアウトプットだとわかる「*」は絶対に出力しないでください。
最後に「言語」欄で、出力したい言語を必要に応じて設定します。
すべての設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、完了しましょう。
このステップでは、AIで生成した要約結果と音声データをSendGridを使ってメール送信する設定を行います。
テンプレート内の「メールを送信する（ファイル添付）」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
次に、メールの詳細設定を行います。
to（宛先）には、送信先のメールアドレスと宛先名を入力します。
複数の宛先に送りたい場合は、「＋toを追加」をクリックしてください。
送信元（From）のメールアドレスには、送信元として使用したいメールアドレスを入力してください。
ここで指定したメールアドレスが、送信されるメールのFromとして表示されます。
件名は自由に設定できます。
ここでは例として、「{今日の日付}_会議のご共有」と入力しました。
本文のMIMEタイプは、用途に応じて「text/plain」や「text/html」などを入力してください。
シンプルな文章（社内向けの簡易連絡や文字だけの議事録など）には、「text/plain」が適しています。
一方、装飾された読みやすいメールにしたい場合は、「text/html」を使用するのがおすすめです。
本文には、AIで要約した内容が自動で挿入されています。
文章は自由に編集してください。
なお、MIMEタイプが「text/html」の場合、改行したい箇所に「<br>」を入れると整った形で表示されます。
「text/plain」形式では、OSによって改行コードが異なります。
添付ファイルの項目は、以下のように設定します。
以下の項目は、任意で設定してください。
最後に、ファイルの送信方法を以下のように設定します。
設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
送信先のメールを開き、会議の要約と音声データが届いていれば、連携は成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、完了しましょう。
お疲れさまでした！
「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
さっそくフローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
これで、Web会議が終了したら自動で文字起こし・要約され、その結果と音声ファイルがSendGridで送信されるようになります！
今回ご紹介した連携以外でも、SendGridのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
受信した情報を自動で収集し、他ツールで連絡先の登録・更新、必要な通知メールの送信、テキスト抽出や文章生成などを自動化できます。
担当者が手動で行っていた登録作業や連絡業務を削減し、情報反映漏れの防止と素早い対応が可能になるでしょう。
Web会議の音声データを文字起こしし、議事録としてSendGridで関係者に共有するフローを自動化することで、これまで議事録作成にかかっていた時間と手間を減らし、ヒューマンエラーのリスクを軽減することが可能です。
これにより、会議後の情報共有と意思決定がスムーズになり、チームはより重要な次のアクションに集中しやすくなります！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIの要約結果を、送信前に手動で確認・修正できますか？
A：
はい、可能です。
SendGridの「メールを送信する（ファイル添付）」アクションの前に、担当者依頼または承認依頼オペレーションを設定すれば実現できます。
詳しくは、以下のヘルプページをご確認ください。
「担当者へ対応を依頼する」の設定方法
「承認を依頼する」の設定方法
Q：長時間の会議でも、文字起こしやファイル添付は可能ですか？
A：
はい、可能です。
Web会議トリガーを利用した場合、最大90分まで文字起こしできます。文字数の上限もないため、長時間の会議でも問題ありません。
また、送信するメール（ヘッダ＋ボディ＋添付ファイル）のサイズは、20MBまでが推奨されています。
詳しくは、SendGridの「送信するメールや添付ファイルのサイズに上限はありますか？」をご確認ください。
Q：文字起こしやメール送信など、連携に失敗した場合はどうなりますか？
A：
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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