■概要
フォームから送信される申込書や請求書などのファイル、その内容を確認して手動でメールを送付する作業に手間を感じていませんか。手作業では内容の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信を起点としてAI-OCRが自動で内容を読み取り、SendGridからメールを自動送信するため、こうした定型業務の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルの内容を手作業で確認・転記している担当者の方
- SendGridを利用した定型メールの送信業務を効率化したいと考えている方
- AI-OCRを活用して、書類の確認から連絡までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへのファイル送信を起点に、内容の読み取りからメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや送信内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomの「ファイル送信フォーム」を設定し、ファイルが送信されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで受け取ったファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、SendGridの「メールを送信する」を設定し、前段で抽出したテキスト情報などを基にメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる文字読み取りの設定では、読み取りたいファイルの種別（請求書や身分証明書など）や、読み取り範囲などを任意で設定できます。
- SendGridのメール送信設定では、送信先のメールアドレスを任意に設定可能です。また、件名や本文にはAIで読み取った情報を変数として差し込むことで、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- SendGridとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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