Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、発注情報のやり取りがスムーズになります。
送信内容が自動でメール通知されるため、確認作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して発注業務を効率化したいと考えている方
・発注後の通知作業を自動化し、作業負担を減らしたいと感じている方
・スプレッドシートやメールでの手作業に時間がかかることに課題を感じている方
・発注情報をスピーディに関係者にメール通知したい方
・Gmailを業務メールとして利用している企業や担当者
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「毎回の発注業務で、手作業でメールを作成して送信するのが本当に面倒…」
「発注メールの宛先や内容を間違えてしまい、取引先に迷惑をかけてしまったことがある…」
このように、日々発生する発注業務におけるメール対応に、多くの時間と手間を取られ、ヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、発注情報をトリガーとして、必要な情報を盛り込んだ発注メールを自動で作成し、適切な宛先に間違いなく送信できる仕組みがあれば、これらの煩わしさや心配から解放され、より戦略的な業務やコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。導入の手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の発注業務をもっとスムーズにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには発注情報を基にメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは実際に試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化の便利さを体験してみましょう！
Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、発注情報のやり取りがスムーズになります。
送信内容が自動でメール通知されるため、確認作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して発注業務を効率化したいと考えている方
・発注後の通知作業を自動化し、作業負担を減らしたいと感じている方
・スプレッドシートやメールでの手作業に時間がかかることに課題を感じている方
・発注情報をスピーディに関係者にメール通知したい方
・Gmailを業務メールとして利用している企業や担当者
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
発注メール送信を自動化する連携パターン
普段お使いの様々なツールと連携し、発注業務におけるメール送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します！
これらの自動化を活用することで、手作業によるメール作成・送信の手間を大幅に削減し、発注プロセスの迅速化と正確性の向上を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォーム入力をトリガーにした発注メール自動送信
Googleフォームなどのフォームツールで発注情報が送信されたタイミングを起点として、発注メールを自動で送信することができます。
フォームに入力された内容をもとに、自動でメールを作成・送信できるため、手作業の手間がなくなり、入力ミスなどの人為的なミスを防げます。その結果、発注処理が早くなり、業務全体の効率も大きく向上します。
Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、発注情報のやり取りがスムーズになります。
送信内容が自動でメール通知されるため、確認作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して発注業務を効率化したいと考えている方
・発注後の通知作業を自動化し、作業負担を減らしたいと感じている方
・スプレッドシートやメールでの手作業に時間がかかることに課題を感じている方
・発注情報をスピーディに関係者にメール通知したい方
・Gmailを業務メールとして利用している企業や担当者
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベース更新をトリガーにした発注メール自動送信
Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しい発注情報が追加されたり、既存の情報が更新されたりした際に、Outlookなどのメールサービスを利用して発注メールを自動送信するフローです。
データベースへの情報登録後のメール作成・送信作業を完全に自動化し、発注漏れや遅延のリスクを大幅に削減しつつ、常に最新の情報を基にした正確な発注業務を維持できます。
Google スプレッドシートに発注情報が追加されたら、Outlookで発注メールを自動送信する
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■概要
「Google スプレッドシートに発注情報が追加されたら、Outlookで発注メールを自動送信する」フローを利用すると、発注登録時のメール作成作業が自動化されます。
担当者が都度Outlookでメール送信する手間を省ける点が特長です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用して発注情報の管理を行っている方
・発注処理のたびにメール作成や送信に時間を取られてしまい、工数削減を図りたい方
・発注担当者や購買担当として、ミスなくスムーズに発注先とやり取りしたい方
・Microsoft Outlookを普段の業務や社内連絡で利用している方
・自動化ツールやシステム連携の活用によって作業効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
チャット投稿をトリガーにした発注メール自動送信
Slackなどのチャットツールに特定の内容で発注情報が投稿されたことを検知し、その情報を基に発注メールを自動で送信することも可能です。
チャット上でのスピーディーなコミュニケーションから実際の発注アクションまでをシームレスに繋げ、指示から実行までのリードタイムを短縮します。チーム全体の業務効率と対応速度アップにつながるでしょう！
Slackで発注情報が投稿されたら、発注メールを自動送信する
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■概要
「Slackで発注情報が投稿されたら、発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、チャット上で完結した操作が可能になります。
発注情報が登録されると自動でメールが配信され、手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを利用して発注情報の共有や管理を行っている方
・発注業務を担当しているが、メール送信を手動で行っているため手間やミスが発生しやすいと感じている方
・発注情報をスピーディに関係者へ連携する必要がある方
・Slack経由の発注情報を、自動的にメールでも関係者と共有したい方
・発注処理を行うたびに都度メール作成・送信の作業が発生しており、作業効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームからの発注情報をもとにメール送信を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで新しい発注情報が送信された際に、その内容を基にGmailで発注メールを自動送信するフローの作成方法を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが正常に起動するかを確認
Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、発注情報のやり取りがスムーズになります。
送信内容が自動でメール通知されるため、確認作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して発注業務を効率化したいと考えている方
・発注後の通知作業を自動化し、作業負担を減らしたいと感じている方
・スプレッドシートやメールでの手作業に時間がかかることに課題を感じている方
・発注情報をスピーディに関係者にメール通知したい方
・Gmailを業務メールとして利用している企業や担当者
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：Googleフォーム・Gmailをマイアプリ連携
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する」ワークフローを利用すると、発注情報のやり取りがスムーズになります。
送信内容が自動でメール通知されるため、確認作業の手間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して発注業務を効率化したいと考えている方
・発注後の通知作業を自動化し、作業負担を減らしたいと感じている方
・スプレッドシートやメールでの手作業に時間がかかることに課題を感じている方
・発注情報をスピーディに関係者にメール通知したい方
・Gmailを業務メールとして利用している企業や担当者
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
先ほどテスト回答した内容が反映されていればOKです。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ4：Gmailに通知する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを設定
※入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用可能です。
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知されるメールの件名を任意で設定
「本文」の設定では、既にテンプレートを使用しているため、文章が設定されていますが、自由に入力することも可能です。
入力する際は、下図のように、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定しましょう！
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Gmailを活用した自動化例
Yoomでは、翻訳機能を活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
発注業務におけるメール送信を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの作成や送信にかかる時間と手間を大幅に削減し、宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
この仕組みによって、単純作業から解放された担当者は、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、結果として業務効率の向上が期待でき、発注プロセスの迅速化により、取引先との関係強化にもつながる可能性があります。
今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する仕組みは、プログラミングの知識が一切不要なノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、どなたでも直感的な操作で簡単に構築できるので、もし発注業務の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスムーズで効率的な業務フローを実際に体験してみてください！
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