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「毎回の発注業務で、手作業でメールを作成して送信するのが本当に面倒…」
「発注メールの宛先や内容を間違えてしまい、取引先に迷惑をかけてしまったことがある…」
このように、日々発生する発注業務におけるメール対応に、多くの時間と手間を取られ、ヒューマンエラーのリスクに悩まされていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">発注情報をトリガーとして、必要な情報を盛り込んだ発注メールを自動で作成し、適切な宛先に間違いなく送信できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしさや心配から解放され、より戦略的な業務やコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。導入の手間や時間も最小限に抑えられるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の発注業務をもっとスムーズにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">発注情報を基にメールを自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは実際に試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化の便利さを体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、発注業務におけるメール送信を自動化する方法を、具体的なテンプレートを用いてご紹介します！
これらの自動化を活用することで、手作業によるメール作成・送信の手間を大幅に削減し、発注プロセスの迅速化と正確性の向上を実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで発注情報が送信されたタイミングを起点として、発注メールを自動で送信する</span>ことができます。
フォームに入力された内容をもとに、自動でメールを作成・送信できるため、手作業の手間がなくなり、入力ミスなどの人為的なミスを防げます。その結果、発注処理が早くなり、業務全体の効率も大きく向上します。
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのようなデータベースサービスに新しい発注情報が追加されたり、既存の情報が更新されたりした際に、Outlookなどのメールサービスを利用して発注メールを自動送信する</span>フローです。
データベースへの情報登録後のメール作成・送信作業を完全に自動化し、発注漏れや遅延のリスクを大幅に削減しつつ、常に最新の情報を基にした正確な発注業務を維持できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに特定の内容で発注情報が投稿されたことを検知し、その情報を基に発注メールを自動で送信する</span>ことも可能です。
チャット上でのスピーディーなコミュニケーションから実際の発注アクションまでをシームレスに繋げ、指示から実行までのリードタイムを短縮します。チーム全体の業務効率と対応速度アップにつながるでしょう！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームで新しい発注情報が送信された際に、その内容を基にGmailで発注メールを自動送信するフロー</span>の作成方法を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録は完了です！
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリに各アプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
先ほどテスト回答した内容が反映されていればOKです。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう！
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「本文」の設定では、既にテンプレートを使用しているため、文章が設定されていますが、自由に入力することも可能です。
入力する際は、下図のように、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定しましょう！
入力が完了したら「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
以上で【Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、翻訳機能を活用した様々な自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。
発注業務におけるメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールの作成や送信にかかる時間と手間を大幅に削減し、宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
この仕組みによって、単純作業から解放された担当者は、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、結果として業務効率の向上が期待でき、発注プロセスの迅速化により、取引先との関係強化にもつながる可能性があります。
今回ご紹介したような、日々の定型業務を効率化する仕組みは、プログラミングの知識が一切不要なノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、どなたでも直感的な操作で簡単に構築できるので、もし発注業務の自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスムーズで効率的な業務フローを実際に体験してみてください！
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