Google スプレッドシートに発注情報が追加されたら、Outlookで発注メールを自動送信する

■概要

Google スプレッドシートで管理している発注情報をもとに、都度Outlookで発注メールを作成・送信する作業は、件数が増えると大きな手間ではないでしょうか？ 手作業による転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい発注情報が追加されるだけでOutlookから自動で発注メールを送信し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとOutlookを使い、手作業で発注メールを作成・送信している方
• 発注業務における入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的な発注業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Outlookでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるメール作成時の宛先間違いや、内容の入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、発注情報が記載されているシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、宛先や件名、本文などをGoogle スプレッドシートから取得した情報を用いて設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションにおいて、送信先のメールアドレスは固定の値を設定したり、Google スプレッドシートの特定のセルから取得したメールアドレスを指定するなど、任意に設定することが可能です。
• メールの本文についても、固定の文章を設定するだけでなく、Google スプレッドシートから取得した商品名や数量、金額などの発注情報を変数として埋め込むことで、発注内容に応じたメールを自動で作成できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。