Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた発注情報を、都度Gmailで手作業にてメール作成・送信するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合や他の業務と並行している際には、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの発注情報送信をトリガーとしてGmailでの発注メール送信が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで発注を受け付け、Gmailを使い手動で発注メールを作成している方
• 発注処理におけるメール作成や送信の手間、ミスを削減したいと考えているご担当者の方
• 定型的な発注業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに発注情報が送信されるとGmailで発注メールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に貢献します。
• 手作業によるメール作成や送信時の宛先間違い、内容の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームおよびGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定した上で、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報を基に宛先、件名、本文などを設定してメールを送信するようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを固定値で指定する、あるいはGoogleフォームの回答内容から動的に設定することが可能です。
• メールのメッセージ内容についても、固定の文面を設定するだけでなく、Googleフォームで取得した発注日や商品名、数量といったデータを動的な値として本文に埋め込むことで、個別に対応したメールを自動で作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133