Googleフォームで発注情報が送信されたら、Gmailで発注メールを自動送信する

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■概要

Googleフォームで受け付けた発注情報を、都度Gmailで手作業にてメール作成・送信するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合や他の業務と並行している際には、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの発注情報送信をトリガーとしてGmailでの発注メール送信が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームで発注を受け付け、Gmailを使い手動で発注メールを作成している方
発注処理におけるメール作成や送信の手間、ミスを削減したいと考えているご担当者の方
定型的な発注業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームに発注情報が送信されるとGmailで発注メールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に貢献します。
手作業によるメール作成や送信時の宛先間違い、内容の入力漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームおよびGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定した上で、対象のフォームを指定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報を基に宛先、件名、本文などを設定してメールを送信するようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスを固定値で指定する、あるいはGoogleフォームの回答内容から動的に設定することが可能です。
メールのメッセージ内容についても、固定の文面を設定するだけでなく、Googleフォームで取得した発注日や商品名、数量といったデータを動的な値として本文に埋め込むことで、個別に対応したメールを自動で作成できます。

■注意事項