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「Tallyでフォームが送信されるたびに、内容をコピーして関係者にメールで共有するのが面倒…」
「手作業での共有だと、どうしても対応が遅れたり、共有漏れが発生したりしてしまう…」
このように、フォームで受け付けた内容の共有作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Tallyなどのフォームツールで回答が送信されたら、その内容をOutlookなどのメールツールに自動で送信できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より迅速で確実な情報共有が実現し、本来注力すべきコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームの送信内容を連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Tallyでフォームが送信された際に、その内容をOutlookで自動共有する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Tally／Outlook
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するTallyとOutlookのマイアプリ登録方法を解説していきます。
Tallyのマイアプリ登録
アプリの検索欄にTallyを検索し、アプリを選択すると、以下の画面が表示されます。
Outlookのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「Form Submission」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.画面が切り替わったら、WebhookURLをコピーしてTallyの管理画面で設定します。
4.Webhookの設定は、Tallyの任意のフォームにアクセスし、「Integrations」を開きます。
5.鉛筆マークをクリックし、先ほどYoomでコピーしたWebhookURLを貼り付けてください。
設定できたら、実際にTallyでフォーム回答を行い、フローボットに戻ります。
6.続いて、Yoomに戻り「テスト」をクリックしてください。
成功した場合は、データが取得した値に反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
3.下にスクロールして、以下の必須項目を入力していきます。
その他の項目は用途に合わせて入力しましょう！
4.「本文」は、取得した値を活用して入力することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接テキストとして入力することで、固定値として設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて入力してください。
最後に「次へ」を押して進みます！
5.画面が切り替わったら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、以下のように表示されます。
6.実際にOutlookを開き、メールが送信できていることを確認しましょう！
7.確認後、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
今回ご紹介した連携以外でも、Tallyとメール機能を活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Tallyで受け付けた問い合わせに対して、ChatGPTを使って自動で回答を生成し、メールで返信する自動化を行います。
この自動化により、手作業の返信やURL短縮作業を減らし、時間の節約と効率化を実現できるでしょう。
Tallyとメールツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム送信内容の共有作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な情報伝達を実現できます。</span>
これにより、問い合わせへの初動対応が早まったり、関係者への情報共有がスムーズになったりするため、顧客満足度の向上やチームの連携強化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるのでしょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールの件名や本文に回答内容を埋め込めますか？
A：はい、入力できます。
Outlookのアクション設定時に件名や本文を入力できる箇所があります。
入力項目は入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から選ぶことができます。
最後に、入力したい値をステップ3で取得したTallyのデータを埋め込み、設定は完了です。
Q：Outlook以外のメールツール（Gmailなど）でも使えますか？
A：はい、可能です。
Yoomには、OutlookのほかにもGmailなどと連携できるテンプレートが用意されています。
さまざまな用途に使えるテンプレートも豊富に揃っていますので、ぜひこちらからご確認ください。
Q：メール送信が失敗した場合、どうなりますか？
A：メール送信が失敗してエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
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