TallyでFormが送信されたら、Outlookで共有する

■概要

Tallyで受け付けたフォーム回答に対し、都度Outlookを開いて手作業でメールでチームメンバーと共有をしていませんか？この定型的な作業は、対応漏れや入力ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をきっかけに、Outlookからのメール送信を自動化できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、迅速で正確な対応を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けたフォーム回答を基に、手作業でメールを作成・送信しているご担当者様
• TallyとOutlookの連携による定型業務の自動化で、ヒューマンエラーを防止したい方
• フォーム回答後のフォローアップ対応を迅速化し、顧客満足度を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへのフォーム送信後、自動でOutlookからメールが送信されるため、メールの作成と送信にかかる時間を削減できます
• システムが自動で処理を実行するため、宛先間違いや内容の記載漏れといった手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ご利用のTallyとOutlookのアカウントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「Form Submission」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Tallyのフォームで取得した情報を基にメールを送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定することが可能です
• メールの本文や件名には、トリガーで取得したTallyのフォーム回答内容を変数として差し込むことで、回答者に応じた個別内容のメールを自動で送信できます

■注意事項

• Tally、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。