フォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Microsoft Excelに追加する

■概要

キャンペーンなどで生成したURLをMicrosoft Excelで管理する際、URL shortenerツールで一つずつ短縮し、手作業で転記するのは手間がかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、YoomのフォームにURLを送信するだけで、自動でBitlyがリンクを短縮し、Microsoft Excelの指定のファイルに情報が追加されるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• URL shortenerを活用し、Microsoft Excelで短縮URLを管理しているマーケティング担当者の方
• 手作業によるURLの短縮とMicrosoft Excelへの転記に手間を感じている方
• フォームへの情報送信を起点に、URL管理に関する一連の業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにURLを送信するだけで、Bitlyでの短縮からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストミスや、Microsoft Excelへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BitlyとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、フォームで送信されたURLを指定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、元のURLやBitlyで生成された短縮URLを指定のファイルに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelにレコードを追加する際、どのファイルやシートに追加するかを任意で設定してください
• 追加するレコードの各列には、フォームで受け取った値やBitlyで生成した短縮URLなど、前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由にマッピングできます
• また、特定の列に担当者名やステータスなどの固定のテキスト情報を入力する設定も可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Bitly、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。