Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加する
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Googleドキュメントに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する定型メールの内容を、都度Googleドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で必要な情報を抽出しGoogleドキュメントへ追記処理を行うため、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- AIを活用して、メールからの情報抽出を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、AIによる情報抽出とGoogleドキュメントへの追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したテキストを記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールのキーワードや、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーション設定では、受信したメールの本文などから抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名など）を任意で指定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーション設定では、テキストを追加する対象のドキュメントIDや、追加するテキストの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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