■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを管理し、議事録やメモをGoogle ドキュメントで作成していると、両ツール間で情報を手作業で転記する手間が発生しがちです。このワークフローを活用することで、Asanaの特定のプロジェクトに条件に合うタスクが追加された際に、自動でGoogle ドキュメントへテキストを追記できるようになり、AsanaとGoogle ドキュメント間の連携に伴う作業を効率化し、転記漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでプロジェクトを管理し、Google ドキュメントで議事録や仕様書などを作成している方
- AsanaとGoogle ドキュメント間の情報転記作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- タスクの進捗や決定事項の記録を、正確かつ効率的に行いたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると、自動でGoogle ドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、記録の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、指定したドキュメントにAsanaのタスク情報を自動で追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件では、どのようなタスクが追加された際にGoogle ドキュメントへ追記処理を行うか、担当者やタスクのセクション、タグなどの情報をもとに任意で設定してください
- Google ドキュメントに追加する情報は、Asanaから取得したタスク名や詳細、期日などの情報の中から、必要なものを組み合わせて自由に設定してください
■注意事項
- AsanaとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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