「freee会計の品目一覧を、定期的にスプレッドシートに転記するのが面倒…」
「手作業での更新だと、どうしても入力ミスや反映漏れが起きてしまう…」
このように、freee会計の品目管理における手作業でのデータ連携に、課題を感じていませんか？
もし、freee会計に登録されている品目の一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートなどのデータベースに定期的に連携できる仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこうした日々の煩わしい作業から解放され、最新かつ正確な品目情報をチーム全体で共有できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
freee会計の品目一覧を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
freee会計から品目一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
freee会計の品目一覧をGoogle スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、freee会計から品目一覧を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- freee会計とGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- freee会計のトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
freee会計から品目一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：freee会計とGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
freee会計のマイアプリ連携
「マイアプリ」＞「+新規接続」をクリックします。
freeeのログイン画面が出るので、必要情報を入力しログインを行います。
ログイン後、下記画面で「許可する」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
freee会計から品目一覧を取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：手動起動を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっているのは「手動起動」で、任意のタイミングでフローボットを起動できる機能です。
手動起動については以下のページをご確認ください。
参考：👆手動起動の設定方法
ステップ4：品目一覧の取得を行う
次にfreeeの品目一覧の取得を行います。「品目一覧の取得」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
候補、もしくは画面注釈に沿って「事業所ID」を入力します。
今回更新開始日は「日付」の項目から昨日、更新終了日は「日付」の項目から今日を入力しました。
ここまで入力したらテストボタンをクリックします。テストが完了し取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：同じ処理を繰り返す
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
一気に取得した複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
ここはすでにデフォルトで値が入っています。「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
確認ができたら「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する
Google スプレッドシートにレコードを追加します。「レコードを追加する」をクリックしてください。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについてもあわせてご確認ください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は以下のような記録用シートを、Google スプレッドシート上に作成しています。
Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点を参考に、作成してください。
「データベースの連携」箇所で、上記のGoogle スプレッドシートを候補から選択していきます。シートIDも同様に候補から指定してください。
テーブル範囲はシートに値が入っている範囲の「A1:C」としました。
ここまで設定したら「次へ」ボタンをクリックしてください。
追加するレコードの値は、それぞれ以下のように取得した値から入力してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。テストが成功すればOKです。
該当のGoogle スプレッドシートも見に行きましょう。品目一覧が記録されています。このあとフローを起動すれば、順番に全ての処理が行われます。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
freee会計を活用したその他の自動化例
Yoomでは、freee会計を活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、freee会計に関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
freee会計への取引先登録や領収書のOCR解析、申請承認時のGmail・チャット通知やMicrosoft Excel記録まで、会計に関わる事務プロセスを無人化でき、営業と経理の連携をスマートにできます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録する
試してみる
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
Googleフォームで回答が送信されたら、freee会計に取引先を自動で作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、freee会計に取引先を自動で作成する」ワークフローを利用すると、フォームの回答内容から取引先情報が自動登録されます。
手入力の手間を省けるため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して顧客情報や申し込み内容を収集している方
・freee会計を使って取引先管理を行っているが、新規取引先の登録作業に手間を感じている方
・freee会計上で取引先情報をスピーディに登録し、業務効率化を図りたいと考えている方
・バックオフィス業務をシンプルにし、人的リソースを有効活用したい中小企業や個人事業主の方
・自動化ツールを利用して業務改善や生産性向上に取り組みたい方
■注意事項
・Googleフォーム、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答をもとに、freee会計の取引先情報を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームの回答をもとに、freee会計の取引先情報を自動で更新するワークフローです。
手動でのデータ入力や更新作業が不要になり、業務効率が向上します。
フォームに入力された情報がfreee会計に自動的に反映されるため、常に最新の取引先データを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して取引先情報を収集している経理担当者の方
・freee会計で取引先管理を行っており、データ更新に手間を感じている方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を改善したい企業の経営者やチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで商談が受注になったら、freee会計に取引先を登録する
試してみる
Salesforceで商談が受注になったら、freee会計に取引先を登録するフローです。
Salesforceで新規取引先が登録されたら、freee会計に取引先を作成する
試してみる
■概要
「Salesforceで新規取引先が登録されたら、freee会計に取引先を作成する」ワークフローは、営業と経理をつなぐデータ連携を自動化します。
Salesforceで取引先を登録すればfreee会計に自動反映されます。手入力の手間やミスを減らし、スムーズな請求準備をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとfreee会計の二重登録が負担になっている経理担当者
・Salesforce上の営業情報をすばやく会計処理に連携したい営業部門のリーダー
・データ手入力による漏れやミスを防ぎたい業務改善プロジェクト担当者
・システム間の連携を自動化して業務効率を高めたい経営者や管理職の方
■注意事項
・Salesforce、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
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Slackでメッセージが投稿されたら自動的にfreee会計で経費を申請するフローです。
freee会計で申請が承認されたら、Misocaで取引先を登録する
試してみる
■概要
「freee会計で申請が承認されたら、Misocaで取引先を登録する」ワークフローは、経費申請や請求書作成で承認が完了したタイミングをきっかけに、Misocaへ自動で取引先を登録する業務ワークフローです。
freee misocaの連携で手入力が減り、登録漏れやヒューマンエラーを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee会計での申請承認後にMisocaへの手動登録が煩雑と感じている方
・freee misoca連携で経理業務の負荷を減らしたいバックオフィス担当者
・複数アプリに同じ取引先情報を入力しているチームリーダー
・承認後の作業時間を短縮し、ミスを防ぎたい経営者やマネージャー
■注意事項
・freee会計、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
freee会計で経費申請が作成されたら、Microsoft Excelに自動追加する
試してみる
■概要
「freee会計で経費申請が作成されたら、Microsoft Excelに自動追加する」ワークフローは、経費申請データの管理手間を減らします。
申請内容が自動でMicrosoft Excelに反映されるため、手動入力の必要がありません。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee会計を活用して経費申請や経費管理を行っている方
・経費申請データをMicrosoft Excelで管理し、分析や集計にも利用したい方
・申請内容を都度Microsoft Excelに転記する手間を削減したいと考えている方
・経理業務の効率化を目指している企業の担当者やマネージャー
・最新の経費申請状況をMicrosoft Excel上で素早く把握したい方
■注意事項
・freee会計、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに通知する
試してみる
freee会計で経費申請が承認されたら、Google Chatに通知するフローです。
freee会計に経費申請が作成されたら、Gmailでメールを送信する
試してみる
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
まとめ
freee会計と各種ツールを連携し、品目一覧の取得を自動化することで、
これまで手作業で行っていたデータ転記の手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、品目情報を関係者間で共有でき、請求業務や在庫管理といった関連業務の精度向上が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：手動ではなく定期的に自動実行できますか？
A：
その場合は「スケジュールトリガー」を使用するのがおすすめです。スケジュールトリガーについては以下よりご確認ください。
Q：Google スプレッドシート以外のアプリにも連携できますか？
A：
はい、可能です。他のアプリでもYoomと連携していて、当てはまるアクションがあれば同様の設定が行えます。以下のページから確認したのち設定をお試しください。
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：
連携がエラーした場合、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
