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「OutlookとGistを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Outlookで受け取った顧客からのメール情報を、一件一件Gistに手動で登録しており、手間がかかる上にミスも発生しがち…」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
日々の重要な業務でありながらも、単純作業の繰り返しに多くの時間を費やしている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信した特定のメール情報をもとに、自動的にGistへContact情報を登録する仕組み</span>があれば、顧客管理の初動を高速化し、より戦略的な営業活動やサポート業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとGistを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとGistのAPIを連携すれば、Outlookで受信したメール情報をトリガーにして、GistにContact情報を自動で登録することが可能になります。
これにより、手作業によるデータ入力の手間や入力ミスをなくし、リード情報を迅速かつ正確に管理できるでしょう。
自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlookとGistの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookで特定の件名（例：「お問い合わせ」「資料請求」など）のメールを受信した際に、そのメールに含まれる顧客情報を自動で抽出し、Gistに新しいContactとして登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">リード情報の登録漏れや対応の遅れを防ぎ、手動でのデータ入力にかかる時間を削減</span>できます。
この連携フローには、メール本文から氏名や会社名などの特定情報を抽出する処理が含まれており、日々の顧客情報管理がより一層効率化可能です。
それでは、さっそく実際にOutlookとGistを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGistの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookで特定の件名のメールを受信したら、GistにContactを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
下記ナビを参考にして登録をしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
GistとYoomのマイアプリ登録
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGistと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「Authorize」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Outlookと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてOutlookで特定件名のメールを受信しておきましょう。
今回はテスト用に、件名に特定のキーワード「問い合わせ」を含む以下のメールを受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でOutlookをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定の件名のメールを受信したこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、テスト用のメールを受信したフォルダを選択しましょう。
テスト用に受信したメールの件名に含まれるキーワードを入力しましょう。
今回は「問い合わせ」を設定しました。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Outlookで受信した特定の件名のメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、後続ステップでAIによるデータ抽出を行います。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
対象のテキスト
Outlookのトリガーイベントとして取得したメール内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでOutlookから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はデフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで使用することができます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「Create or Update Contact」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gistと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
作成するContactの内容を設定しましょう。
Email
入力欄をクリックすると、前のステップでデータ抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGistに登録されてしまうので注意が必要です。
Name
こちらもメールアドレスと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でGistにContactが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらGistの画面を開き、Contactが実際に作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Outlookで特定の件名のメールを受信したタイミングで、本文から氏名・会社名・メールアドレスなどを自動抽出し、Gistに新しいContactが作成されるようになります。
実際に条件に合う特定件名のメールを受信し、Gistに正しくContactが登録されるかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookやGistのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Outlookで受信したメールや添付ファイルをトリガーに、自動的にMicrosoft TeamsやOneDrive、Dropboxなどに情報を連携することができます。
例えば、Outlookで受信した請求書をチェックし、その情報を適格請求書発行事業者公表システムで確認して、Microsoft Teamsに通知することが可能です。
これにより、手動での作業を削減し、重要なデータを効率的に管理できるでしょう。
特定のファイルがBoxにアップロードされた際にOCRを実行し、その結果を元にGistに新しいContactを作成します。
また、Notionに新しいレコードが作成されると、そのデータをGistに自動で反映させることができ、手動でのデータ転記作業を減らして効率化を図れるでしょう。
複数のツール間でデータをスムーズに連携できるため、業務全体の迅速化と正確性向上に繋がります。
OutlookとGistの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">メールからのリード情報をGistへ転記する作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、最新かつ正確な顧客情報に基づいて迅速なアプローチを開始でき、本来注力すべきコア業務である顧客とのコミュニケーションそのものに集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールの形式が様々でも情報を正確に抽出できますか？
（問い合わせフォームによって「お名前」「氏名」など表記が異なる場合でも、AIは柔軟に情報を抜き出せるのか。また、抽出精度を上げるためのコツはあるか）
A：抽出精度は高く、内容に表記ゆれ（例えば「お名前」「氏名」など）があってもAIが柔軟に対応できます。
ただし、より正確に情報を取り出すためには「抽出したい項目」と「指示内容」を明確に指定することが重要です。
例えば「氏名, メールアドレス, 会社名」を抽出したいと伝えた上で、「日付は●月●日形式で抜き出してください」といった具体的な指示を追加すると、意図に沿った結果が得られやすくなります。
詳しい設定方法については、こちらをご確認ください。
Q：件名以外の条件（差出人など）で自動化を開始できますか？
（「本文に特定の単語が含まれるメール」など、件名以外をトリガーにするより複雑な条件設定は可能か）
A：はい、フローボット内に分岐オペレーションを組み込むことで可能です。
分岐の設定方法はこちらをご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
また、設定方法は以下のとおりです。
例：本文に「資料送付」というキーワードが含まれる場合にのみGistにContactを作成する場合
1.フローボットで、トリガーアクション下の＋ボタンをクリックし分岐設定を追加
2.オペレーションは「特定の件名のメールを受信したら」、取得した値に「本文」を選択
3.分岐条件を「本文に資料送付という値を含む場合」に設定
この設定により、本文に「資料送付」という値を含むメールを受け取った場合にのみ、フローボットが起動するように設定できます。
Q：同じ連絡先が重複登録されるのを防げますか？
（同じ人が複数回問い合わせてきた場合、Gist内に同じContactが複数作成されてしまわないかどうか）
A：同じ顧客からの複数問い合わせがあった場合でも、GistにContactが重複して登録されることはありません。
Gistでは「メールアドレス」をキーに照合しており、既存のContactが見つかった場合は新規作成ではなく既存情報の更新として処理されます。
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