Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する

■概要

Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
• 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
• 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
3. 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
4. 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
• HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。