Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Microsoft SharePoint

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Web会議後の議事録作成や、音声ファイルの共有に手間を感じていませんか。特に、会議の文字起こし結果をまとめ、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードする作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Web会議が開始されると自動で文字起こしが実行され、生成された議事録と音声ファイルがMicrosoft SharePointに自動で保存されるため、会議後の定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Web会議後の議事録作成とMicrosoft SharePointへの共有作業に手間を感じている方
会議の文字起こしを手作業で行っており、内容の振り返りや情報共有を効率化したい方
定例会議などの議事録管理プロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

会議が始まると自動で文字起こしが実行され、議事録がMicrosoft SharePointに保存されるため、手作業での議事録作成やファイル共有の時間を短縮できます
手作業によるファイルのアップロードミスや共有漏れを防ぎ、会議の記録を確実にMicrosoft SharePoint上で一元管理することが可能になります

■フローボットの流れ

はじめに、Microsoft SharePointとGoogleドキュメントをYoomと連携します
次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が開始されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こし結果を基にドキュメントを作成します
続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFをアップロードします
最後に、もう一度Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Web会議の音声ファイルをアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、議事録のテンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、保存先のGoogle DriveフォルダIDを任意で設定できます
Microsoft SharePointにファイルをアップロードするアクションでは、ファイル名に日付を反映したり保存先に任意のフォルダを選択したりするなど、自由に設定可能です

■注意事項

Microsoft SharePoint,GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Microsoft SharePoint

YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。