Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する

■概要

Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方
• SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方
• 手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加されるため、これまでデータ連携の手作業に費やしていた時間を短縮できます
• SmartsheetとMicrosoft SharePoint間の手動での情報連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成の時のみ後続の処理に進むようにします
4. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、指定したシートに情報を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください
• Smartsheetへ行を追加するアクションでは、どのシートに行を追加するか、またMicrosoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。