「Microsoft SharePointのサイトやファイルのアクセス状況を定期的に確認したいけど、毎回レポート画面を開いて手動でチェックするのは面倒…」
このように、Microsoft SharePointのアクセス数取得に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、設定したスケジュールでMicrosoft SharePointのアクセスログを自動的に取得し、普段使っているチャットツールなどに通知できる仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。
また、取得したデータを分析してサイトを改善するといった、より戦略的な業務に集中する時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単 にできます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePointのアクセスログを取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方 Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。 Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointのアクセスログを取得して通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定とMicrosoft Teamsのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方 Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。 Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
1．Microsoft SharePointのマイアプリ連携
Microsoft SharePointもMicrosoft Teamsと同じ手順でマイアプリ登録できます。以下のMicrosoft Teamsの例を参考に進めてください。
2．Microsoft Teamsのマイアプリ連携
以下のナビをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方 Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。 Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
スケジュール設定を行います。
曜日指定から、通知する曜日をクリックし、時刻は9時を設定しました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：Microsoft SharePointの設定
ここでは、Microsoft SharePointの指定したアイテムのアクセスログを取得します。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。
各項目は、入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。
設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。取得した値
ステップ5：Microsoft Teamsにメッセージを送る設定
取得したアクセス回数などを通知します。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。
チームID・チャネルIDは下記のように候補から選択しましょう。
メッセージ内容は、固定値と取得した値を組み合わせて設定しました。
設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。
Microsoft Teamsを確認してみます。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Microsoft SharePointを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft SharePointを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Microsoft SharePointに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方 SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方 手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加されるため、これまでデータ連携の手作業に費やしていた時間を短縮できます SmartsheetとMicrosoft SharePoint間の手動での情報連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成の時のみ後続の処理に進むようにします 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、指定したシートに情報を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください Smartsheetへ行を追加するアクションでは、どのシートに行を追加するか、またMicrosoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Discordに自動で通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方 フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方 リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。 Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでのファイル管理とBacklogでのタスク管理は便利ですが、特定の条件に合うファイルが追加されるたびに手動でBacklogに課題を起票するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBacklogを利用し、ファイル更新に応じたタスク作成を手作業で行っている方 ファイル格納後の迅速な情報共有とタスク化を実現し、業務の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 定型的な課題作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による課題の起票漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時が特定の日時であるか、ファイル名に特定のキーワードが含まれているかといった条件を設定します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したプロジェクトへ課題が自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、実際の利用環境に合わせて候補から選択してください。 分岐機能の設定では、課題を起票する条件となるファイルの最終更新日時、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。例えば、ファイル名に「社内用」というキーワードが含まれる場合のみ課題を作成する、といったカスタマイズが可能です。 Backlogで課題を追加するアクションを設定する際に、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、そして課題の件名や詳細内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルが格納されるたびに、その内容を確認し、手作業で文字起こしや情報抽出、そしてAsanaへのタスク登録を行っていませんか。この一連の作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容解析とデータ抽出、そしてAsanaへのタask自動追加までを一気通貫で行い、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとAsanaを利用し、ファイル管理とタスク管理を行っている方 契約書や請求書などの書類から手作業で情報を転記し、負担を感じている方 定型的な情報処理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納後の定型作業が自動化され、これまで費やしていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み取りミスやAsanaへのタスク登録漏れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Microsoft SharePointとAsanaをYoomと連携します。 2.次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 3.続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルを取得します。 4.次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 5.さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元に要約や必要な情報の整理を行います。 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、整理されたテキストから特定の情報を抽出します。 7.最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や生成されたテキストを基にタスクを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、複数の選択肢の中から任意で設定することが可能です。 AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際の指示（プロンプト）内容は、業務に合わせて自由に設定してください。 AI機能でテキストから抽出したいデータ項目（例：契約金額、取引先名、納期など）を任意で選択、設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方 チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方 ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。 Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。 ■注意事項
Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 詳細はこちら をご参照ください。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。 kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。 ■注意事項
kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方 ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方 ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。 ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
まとめ
Microsoft SharePointのアクセス数取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な確認作業や、レポート作成のためのデータ収集といった業務の手間を削減し、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はサイトの利用状況を正確かつタイムリーに把握でき、コンテンツの改善や情報共有の活性化といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：アクセス数の取得頻度は自由に設定できますか？
A：
はい、できます。
例えば特定の日付と時間にしたり、より自由なCron設定にすることも可能です。
Q：Microsoft Teams以外のツール（Slackなど）にも通知できますか？
A：
はい、できます。
通知できるアプリは下記のページからご確認ください。
なお、アクションを変更したい場合は下記の手順で設定してください。
Q：取得したアクセス数をGoogle スプレッドシートなどに蓄積できますか？
A：
はい、できます。Q：Microsoft Teams以外のツール（Slackなど）にも通知できますか？ 」で紹介した手順で、該当のアクションを追加してください。
