【プログラミング不要】Microsoft SharePointのアクセス数を定期的に自動取得する方法

「Microsoft SharePointのサイトやファイルのアクセス状況を定期的に確認したいけど、毎回レポート画面を開いて手動でチェックするのは面倒…」
「どのコンテンツがよく利用されているか分析したいのに、まずアクセス数を取得するだけで時間がかかってしまう…」

このように、Microsoft SharePointのアクセス数取得に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？

もし、設定したスケジュールでMicrosoft SharePointのアクセスログを自動的に取得し、普段使っているチャットツールなどに通知できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されるかもしれません。

また、取得したデータを分析してサイトを改善するといった、より戦略的な業務に集中する時間を生み出せるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、面倒な確認作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft SharePointのアクセスログを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方
• 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。
• Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

Microsoft SharePointのアクセスログを取得して通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft SharePointのトリガー設定とMicrosoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方
• 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。
• Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

1．Microsoft SharePointのマイアプリ連携

Microsoft SharePointもMicrosoft Teamsと同じ手順でマイアプリ登録できます。以下のMicrosoft Teamsの例を参考に進めてください。

2．Microsoft Teamsのマイアプリ連携

以下のナビをご覧ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下バナーの「試してみる」をクリックします。

毎週、Microsoft SharePointのアクセスログを取得してMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Microsoft SharePointに保管している重要なファイルのアクセス状況は定期的に確認が必要ですが、手作業でのログ取得や報告は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft SharePointのアクセスログを自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の特定ファイルのアクセス状況を定期的に確認したい方
• 手作業でのログ取得や報告業務に、多くの時間を費やしているチームリーダーの方
• Microsoft Teamsを活用して、チームへの情報共有をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週のアクセスログ取得から報告までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記のミスや、報告漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、毎週や毎日など、フローボットを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したアクセスログの情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのオペレーション設定では、アクセスログを取得したい対象のサイトID、リストID、アイテムIDなどを任意で指定してください。
• Microsoft Teamsへ通知するメッセージは、通知先のチームIDやチャネルID、メッセージ本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

スケジュール設定を行います。

曜日指定から、通知する曜日をクリックし、時刻は9時を設定しました。
曜日以外にも、日付やCron設定が可能です。

• 📅スケジュールトリガーの設定方法

設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう！

ステップ4：Microsoft SharePointの設定

ここでは、Microsoft SharePointの指定したアイテムのアクセスログを取得します。
「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（過去7日間）」をクリックしましょう。

連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。

各項目は、入力欄をクリックして表示される候補から選択が可能です。

設定できたらテストし、成功したら保存しましょう。取得した値はのちのフローで使用できます。

ステップ5：Microsoft Teamsにメッセージを送る設定

取得したアクセス回数などを通知します。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せず「次へ」をクリックします。

チームID・チャネルIDは下記のように候補から選択しましょう。