Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する

■概要

Microsoft SharePointでのファイル管理とBacklogでのタスク管理は便利ですが、特定の条件に合うファイルが追加されるたびに手動でBacklogに課題を起票するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
特にファイル数が多い場合や、迅速な対応が求められる際には、入力漏れや対応遅延のリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納された際に、自動でBacklogに課題を追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとBacklogを利用し、ファイル更新に応じたタスク作成を手作業で行っている方
• ファイル格納後の迅速な情報共有とタスク化を実現し、業務の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 定型的な課題作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による課題の起票漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時が特定の日時であるか、ファイル名に特定のキーワードが含まれているかといった条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したプロジェクトへ課題が自動で作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、実際の利用環境に合わせて候補から選択してください。
• 分岐機能の設定では、課題を起票する条件となるファイルの最終更新日時、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。例えば、ファイル名に「社内用」というキーワードが含まれる場合のみ課題を作成する、といったカスタマイズが可能です。
• Backlogで課題を追加するアクションを設定する際に、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、そして課題の件名や詳細内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。