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「CRMの顧客リストを毎日Microsoft Excelにコピー＆ペーストしている…」
「Webフォームの回答を一件ずつMicrosoft Excelに転記するのが面倒…」
このように、様々なアプリケーションからMicrosoft Excelへのデータ転記作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、CRMやデータベースアプリに新しいデータが登録された際に、指定したMicrosoft Excelシートへ自動で情報が転記される仕組みがあれば、こうした日々の繰り返し作業から解放され、データの分析や企画立案といった、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。とにかく早く試したい方へ
Yoomには各種アプリからMicrosoft Excelへデータを自動で転記する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
データベースアプリのKnackに新しい情報が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelにデータを転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Knackにレコードが作成されると同時にMicrosoft Excelへのデータ転記を自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消するため、Microsoft Excelへの転記作業の自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・KnackとMicrosoft Excel間で発生するデータ転記作業を自動化したい方
・手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じ、自動化を検討している方
・データ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■注意事項
・Knack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・KnackのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
データベースの情報をMicrosoft Excelに自動転記するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、データベースアプリであるKnackにレコードが作成された際に、その情報をExcelに自動で転記するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Knack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
データベースアプリのKnackに新しい情報が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelにデータを転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Knackにレコードが作成されると同時にMicrosoft Excelへのデータ転記を自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消するため、Microsoft Excelへの転記作業の自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・KnackとMicrosoft Excel間で発生するデータ転記作業を自動化したい方
・手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じ、自動化を検討している方
・データ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■注意事項
・Knack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・KnackのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
KnackとYoomのマイアプリ連携
検索ボックスに「Knack」と入力してアイコンをクリックします。
注釈に沿って以下の項目を入力します。完了したら「追加」を押します。
以下の表示が出たら「Knack」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
データベースアプリのKnackに新しい情報が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelにデータを転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Knackにレコードが作成されると同時にMicrosoft Excelへのデータ転記を自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消するため、Microsoft Excelへの転記作業の自動化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・KnackとMicrosoft Excel間で発生するデータ転記作業を自動化したい方
・手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じ、自動化を検討している方
・データ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■注意事項
・Knack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・KnackのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。ステップ3：Knackでレコード作成をトリガーにする
今回は、Knackで新しいレコードが作成された際にフローを開始する設定を行います。
1つ目のフロー「Created Record」を選択します。
Knackと連携するアカウントを選択します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
Knackにて以下の表を作成しておきます。
トリガーの起動間隔を設定します。
Object IDを入力し、「テスト」をクリックして動作確認を行います。
テストが成功すると、Knack上のレコードデータが取得されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ4：Microsoft Excelにレコードを追加する
続いて、Knackで作成されたレコードをMicrosoft Excelに自動追加する設定を行います。
2つ目のアクション「レコードを追加する」を選択します。
Microsoft Excelと連携するアカウントを選択します。
すでに接続されている場合は、該当アカウントを選びます。
Microsoft Excel側では、データを追加するためのテーブルを準備します。
見出しには「メールアドレス」「件名」「送信内容」を設定します。
データベースの連携先を設定します。
保存場所として「OneDrive」を選択し、ドライブIDを指定します。
対象のフォルダを選択して進みます。
ファイル名・シート名・テーブル範囲を指定します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
Knackから取得した各フィールドをMicrosoft Excelの列に対応付けます。
「メールアドレス」にfield_19を指定します。
続いて「件名」にfield_20を、「送信内容」にfield_21を設定します。
入力後、「テスト」をクリックして動作を確認します。
テストが成功すると、Microsoft Excelにレコードが正しく追加されたことが確認できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
Microsoft Excelファイルを開くと、Knackのレコード内容が自動的に反映されています。
これでKnackとMicrosoft Excelの連携設定は完了です！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上が各種アプリのデータをMicrosoft Excelへ自動で転記する方法でした。Microsoft Excelを使った自動化例
様々なツールの情報をトリガーに、自動でデータ追加や帳票作成、在庫情報の更新を行います。
また、在庫不足をチャットツールへ通知したり、名刺情報をOCRで読み取って登録するフローも搭載。
手動でのデータ入力や転記作業を削減します。
まとめ
各種アプリケーションとMicrosoft Excelの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、担当者はデータ入力作業から解放され、分析業務や戦略立案に集中しやすくなります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。もし自動化に興味があれば、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：自動転記が失敗したらどう対処すればよいですか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Microsoft Excelの既存行を自動で上書き（更新）できますか？
A：
はい、できます。
その際、アクションを「レコードを更新」に変更し、顧客IDなどのキーで該当行を検索して上書きすることが可能です。
Q：条件に合うデータだけをMicrosoft Excelへ転記できますか？
A：
はい、できます。
有料プランで利用可能な「分岐する」オペレーションを追加することで、条件（例：ステータス=完了）を設定し、合致時のみ次のアクションに進めます。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
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