KnackにRecordが作成されたら、Microsoft Excelへのデータ転記を自動化する

■概要

データベースアプリのKnackに新しい情報が登録されるたびに、手作業でMicrosoft Excelにデータを転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Knackにレコードが作成されると同時にMicrosoft Excelへのデータ転記を自動化でき、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消するため、Microsoft Excelへの転記作業の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• KnackとMicrosoft Excel間で発生するデータ転記作業を自動化したい方
• 手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記に手間を感じ、自動化を検討している方
• データ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Knackのレコード作成をトリガーにMicrosoft Excelへ自動でデータが転記されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、KnackとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでKnackを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したKnackのレコード情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Knackのトリガー設定では、自動化の対象としたいObject IDを任意で設定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、どの項目にKnackから取得したどの情報を転記するかを自由に割り当てることが可能です。固定値を入力することもできます。

■注意事項

• Knack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• KnackのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。