「海外の取引先から送られてきた画像ファイル、テキストを翻訳するために手入力するのが大変…」
「大量の外国語ドキュメントの内容を把握したいけど、一つひとつ翻訳サイトにコピペする時間がない…」
このように、ファイル内のテキストを翻訳する作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、特定のフォルダにファイルをアップロードするだけで、自動的にテキストを読み取り、ChatGPTが高精度に翻訳してくれる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるはずです。より重要な情報分析や戦略立案といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはファイル内のテキストを自動で翻訳する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxにアップロードされた画像ファイルのテキストをChatGPTで翻訳し、Google スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
海外から受け取った画像形式の請求書など、ファイル内のテキストを手作業で翻訳し、管理する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、画像内のテキストを自動で読み取り、ChatGPTを利用して指定の言語へ翻訳します。翻訳結果はGoogle スプレッドシートに自動で記録されるため、手作業による転記の手間やミスを削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像ファイル内のテキストを手動で翻訳し、転記する作業に時間がかかっている方
- ChatGPTを活用して、多言語の資料や請求書の翻訳業務を自動化したいと考えている方
- 海外拠点や取引先とのやり取りで、様々な形式のファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からChatGPTでの翻訳、転記までが自動化され、手作業の時間を削減します
- 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、Google スプレッドシートへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPT、Dropbox、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで、抽出したテキストを指定の言語に翻訳するよう設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、翻訳結果を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- OCRの読み取り項目やChatGPTのプロンプトは自由にカスタマイズ可能です
- Google スプレッドシートで翻訳結果を記録する際に、対象のスプレッドシートIDとシート名を任意のものに変更してください
- 各オペレーションでは、固定の値だけでなく、前段で取得した値の変数を利用可能です
■注意事項
- Dropbox、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに保存したファイルのテキストを自動翻訳するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxの指定フォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ファイル内のテキストをChatGPTで翻訳し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／ChatGPT／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Dropbox、ChatGPT、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローが正しく起動するかを確認
Dropboxにアップロードされた画像ファイルのテキストをChatGPTで翻訳し、Google スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
海外から受け取った画像形式の請求書など、ファイル内のテキストを手作業で翻訳し、管理する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、画像内のテキストを自動で読み取り、ChatGPTを利用して指定の言語へ翻訳します。翻訳結果はGoogle スプレッドシートに自動で記録されるため、手作業による転記の手間やミスを削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像ファイル内のテキストを手動で翻訳し、転記する作業に時間がかかっている方
- ChatGPTを活用して、多言語の資料や請求書の翻訳業務を自動化したいと考えている方
- 海外拠点や取引先とのやり取りで、様々な形式のファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からChatGPTでの翻訳、転記までが自動化され、手作業の時間を削減します
- 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、Google スプレッドシートへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPT、Dropbox、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで、抽出したテキストを指定の言語に翻訳するよう設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、翻訳結果を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- OCRの読み取り項目やChatGPTのプロンプトは自由にカスタマイズ可能です
- Google スプレッドシートで翻訳結果を記録する際に、対象のスプレッドシートIDとシート名を任意のものに変更してください
- 各オペレーションでは、固定の値だけでなく、前段で取得した値の変数を利用可能です
■注意事項
- Dropbox、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Dropbox、ChatGPT、Google スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
ナビや注意事項を参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Dropboxのマイアプリ連携】
【ChatGPTのマイアプリ連携】
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Dropboxにアップロードされた画像ファイルのテキストをChatGPTで翻訳し、Google スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
海外から受け取った画像形式の請求書など、ファイル内のテキストを手作業で翻訳し、管理する業務に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルをアップロードするだけで、画像内のテキストを自動で読み取り、ChatGPTを利用して指定の言語へ翻訳します。翻訳結果はGoogle スプレッドシートに自動で記録されるため、手作業による転記の手間やミスを削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像ファイル内のテキストを手動で翻訳し、転記する作業に時間がかかっている方
- ChatGPTを活用して、多言語の資料や請求書の翻訳業務を自動化したいと考えている方
- 海外拠点や取引先とのやり取りで、様々な形式のファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出からChatGPTでの翻訳、転記までが自動化され、手作業の時間を削減します
- 手作業による翻訳内容のコピー＆ペーストミスや、Google スプレッドシートへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPT、Dropbox、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで、抽出したテキストを指定の言語に翻訳するよう設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、翻訳結果を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定で、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
- OCRの読み取り項目やChatGPTのプロンプトは自由にカスタマイズ可能です
- Google スプレッドシートで翻訳結果を記録する際に、対象のスプレッドシートIDとシート名を任意のものに変更してください
- 各オペレーションでは、固定の値だけでなく、前段で取得した値の変数を利用可能です
■注意事項
- Dropbox、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットは、特定のフォルダ内にファイルが作成されたことをきっかけにフローが起動します。
以下の注意事項を確認したら、赤枠部分をクリックしてください。
【注意事項】
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Dropboxの画面に移動してファイルを作成してください。
今回の解説では、英語で記載されたファイルを日本語に翻訳する想定で進めます！
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきます！
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」は、「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で入力しましょう。
「ファイル名」は、先ほどDropboxにアップロードしたファイル名のキーワードを入力してください。
「テスト」をクリックします。
取得した値の表示を確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Dropboxにファイルをダウンロードする設定
ここでは、先ほどアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、必須項目を設定していきます！
まずは、「フォルダのパス」を先ほどと同様に入力欄下の注釈を参照して入力します。
「ファイル名」は、トリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
※デフォルトで設定されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね。
「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認が出来たら「完了」をクリックしてください。
ステップ5：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定を行います。
以下の内容を確認し、赤枠部分の「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
【注意事項】
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
※OCRについて、詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分をクリックし、読み取りたい文字数に応じて、設定を変更してください。
今回は、以下のように設定します。
続いて、以下の項目を設定します。
「OCR画像」は、プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
「抽出したい項目」は、入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値に抽出された内容が反映されます。
最後に「完了」を押して、次のステップへ進んでください。
ステップ6：ChatGPTで翻訳する設定
次にChatGPTを使用して抽出した文章の翻訳を行っていきます！
赤枠部分をクリックしてください。
※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
詳しくは以下をご確認ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージの内容」には、ChatGPTへの指示内容を入力します。
OCR設定で取得した値を選択しましょう！
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してOKです！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
他の項目は任意で入力してください。
- ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
※ロールはユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決めます。 - temperature・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力
- モデル：候補から選択
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功し、問題なければ「完了」をクリックしてください。
ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは翻訳した内容などをGoogle スプレッドシートに登録する設定を行います。
それでは、赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、シートを用意します。
今回はテスト用に以下のシートを用意しました。
Yoomの画面に戻って、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
どちらも入力欄をクリックして表示される「候補」から選択できます。
テーブル範囲は、ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
今回は以下のシートを使用するため、「A1:C」になります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、Dropboxのトリガー設定やOCRの設定で取得した値を引用して設定してください。
「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
無事にレコードが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です。お疲れ様でした！
ステップ8：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
DropboxやChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例
DropboxやChatGPTのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Dropboxを使った自動化例
Dropboxを連携させることで、ファイルの管理やバックアップ業務を効率化できます。
Zoomの録画データを自動保存したり、Docusignで締結した書類を特定のフォルダに格納したりすることが可能です。
また、Zoho CRMでの取引先登録に合わせたフォルダ作成や、Microsoft SharePointへのファイル同期、freee会計への証憑登録なども自動で行えます。外部ツールと組み合わせた柔軟な運用が可能です。
DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する
試してみる
■概要
Dropboxで重要なファイルを共有する際、関係者への通知を手動で行うのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。スピーディーな情報共有が求められる場面で、手作業によるタイムラグが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると自動でTelegramに通知を送信できるため、確実かつ迅速な情報共有が実現し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル共有が多く、関係者への通知を効率化したいと考えている方
- Telegramをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用しているプロジェクトチーム
- 手作業によるファイルアップロードの通知漏れを防ぎ、情報共有を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを検知して自動で通知するため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「Telegramに通知する」アクションを設定して、任意のメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Telegramの通知アクションでは、通知を送信する宛先を任意に設定してください。
- 通知するメッセージ内容は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を動的に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DropboxとTelegramをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxとfreee会計を利用し、証憑ファイルの登録を手作業で行っている経理担当者の方
- 手作業でのファイル転記による登録漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 経理業務の定型作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でfreee会計に登録されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、登録漏れやファイル選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropboxとfreee会計をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーでは、どのフォルダにファイルがアップロードされた際に起動させるかを任意で設定できます。特定の取引先用のフォルダなどを指定してください。
- Dropboxの「ファイルをダウンロード」するアクションでは、ファイル名を固定の値で指定するだけでなく、ファイル名に受付番号や日付といった動的な値を自動で付与する設定も可能です。
■注意事項
- Dropbox、freee会計とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードしたファイルを、再度Microsoft SharePointにも手動でアップロードしていませんか？この二度手間は時間的なコストがかかるだけでなく、ファイルの格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルを追加するだけで、Microsoft SharePointへも自動で格納され、ファイル管理に関する非効率な業務を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft SharePointの両方でファイル管理を行っており、手作業での同期に手間を感じている方
- ファイルの二重管理によるアップロード漏れなどのミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいと考えている方
- クラウドストレージ間の連携を自動化し、組織全体のファイル管理業務を効率化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点にMicrosoft SharePointへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防止し、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を監視する対象のフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxに追加された音声ファイルを文字起こしし、Deepseekで要約してDiscordに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxに追加された音声ファイルを文字起こしし、Deepseekで要約してDiscordに通知する」ワークフローは、音声データの管理と共有を効率化する業務ワークフローです。
会議や打ち合わせの音声ファイルをDropboxに保存するだけで、自動的に文字起こしされ、Deepseekによって要約されます。さらに、要約内容がDiscordに通知されるため、チームメンバー全員が迅速に情報を共有できます。これにより、音声データの手動処理や情報伝達の手間を大幅に削減し、業務の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに音声ファイルを保存して業務を行っているチームや個人
- 音声データの文字起こしや要約作業に時間を取られている方
- チーム内での情報共有を迅速化したいDiscordユーザー
- 業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やマネージャー
- AIやRPAを活用して業務効率化を目指す企業
■このテンプレートを使うメリット
- 作業時間の短縮：音声ファイルの手動転記や要約作業が自動化されるため、作業時間を大幅に削減できます。
- 情報共有の迅速化：要約された内容が即座にDiscordに通知されるため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
- エラーの防止：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達が可能になります。
- 業務効率の向上：一連のプロセスが自動的に連携されることで、業務全体の効率が向上します。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
- DocuSignを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や証明書の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に証明書を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
Zoho CRMで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、Dropboxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されたタイミングで、Dropboxに取引先名のフォルダを自動で作成できるため、こうした手間やミスを解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxで顧客情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとの書類管理を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- 営業活動に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、管理体制を強化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、前段で取得した取引先情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMから取引先情報を取得する際、どの取引先を対象とするかは、トリガーで取得したIDなどの変数を用いて設定します。
- Dropboxに作成するフォルダの保存先パスやフォルダ名は、固定のテキストやZoho CRMから取得した取引先名などの変数を組み合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをDropboxにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを利用して申請管理を行っている方
・チームでコラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手続きを効率化したい方
・申請が承認されたら自動で必要な処理を実行し、作業時間を短縮したいと考える方
2.ファイル管理にDropboxを利用している方
・Dropboxを日常的に使っていて、承認された申請書類を自動で保管したい方
・ファイルのアップロードや整理に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットとして、コラボフローで申請が承認された際に自動的に申請書類がPDF形式でDropboxにアップロードされるという点があります。
これにより、申請書類の保存と管理がスムーズに行えるだけでなく、手動でのアップロード作業が不要になり、業務効率が向上します。
また、Dropbox内に自動で整理された申請書類が保存されるため、必要な書類をすぐに見つけ出すことができ、時間の節約にもつながります。
さらに、書類の一元管理が実現することで、チームメンバー間での情報共有が円滑に行え、コミュニケーションが強化されるでしょう。
■注意事項
・コラボフローとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け取った画像ファイルの管理、特に圧縮してから特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。一つ一つ手作業で対応していると時間がかかるだけでなく、圧縮漏れや保存先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローは、フォームに投稿された画像をRPA機能が自動で圧縮し、Dropboxの指定フォルダに保存するため、こうした一連の作業を自動化し、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで収集した画像の圧縮やファイル管理に手間を感じているご担当者の方
- RPAとDropboxを連携させ、手作業によるファイル保存業務を自動化したい方
- オンラインストレージの容量を節約するため、画像を圧縮して保存したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム投稿を起点に画像の圧縮から保存までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの圧縮漏れや、指定フォルダへの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルアップロード項目を設けます。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームから受け取った画像をオンライン圧縮サイトなどで圧縮する一連のブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって圧縮、保存されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、画像ファイル以外にもテキスト入力欄など、業務に必要な項目を自由に追加・編集できます。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用したい画像圧縮サイトのURLや、操作対象のボタンなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
ファイル内のテキスト翻訳を自動化することで、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストや翻訳ツールへの入力といった手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、海外の資料や問い合わせ内容を迅速かつ正確に把握でき、グローバルなビジネス展開や情報収集のスピードを加速させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字の読み取りや翻訳に失敗した場合はどうなりますか？
A：
失敗した場合は、フローボットはエラーになり、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：翻訳する言語（例：日本語→英語）は指定できますか？
A：
はい、可能です。
本記事では英語のファイルを日本語に翻訳する例を紹介していますが、日本語を英語に翻訳することもできます。
ChatGPTのオペレーションで、指示文に「以下の内容を英語に翻訳してください」「以下の内容を日本語に翻訳してください」などと設定するだけで、翻訳先の言語を指定できます。
Q：画像以外のファイル（PDFなど）も翻訳できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、画像ファイルだけでなくPDFファイル内の文字も翻訳できます。
※OCRについて、詳細は以下のリンクをご確認ください。
