Dropboxに格納されたファイルをMicrosoft SharePointにも格納する

■概要

Dropboxにアップロードしたファイルを、再度Microsoft SharePointにも手動でアップロードしていませんか？この二度手間は時間的なコストがかかるだけでなく、ファイルの格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルを追加するだけで、Microsoft SharePointへも自動で格納され、ファイル管理に関する非効率な業務を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft SharePointの両方でファイル管理を行っており、手作業での同期に手間を感じている方
• ファイルの二重管理によるアップロード漏れなどのミスを防ぎ、情報共有の精度を高めたいと考えている方
• クラウドストレージ間の連携を自動化し、組織全体のファイル管理業務を効率化したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点にMicrosoft SharePointへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのアップロード漏れや、格納先の指定間違いといったヒューマンエラーを防止し、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルの作成や更新を監視する対象のフォルダを任意で指定してください。
• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Dropbox、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924