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「海外の取引先から送られてきた画像ファイル、テキストを翻訳するために手入力するのが大変…」
「大量の外国語ドキュメントの内容を把握したいけど、一つひとつ翻訳サイトにコピペする時間がない…」
このように、ファイル内のテキストを翻訳する作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、特定のフォルダにファイルをアップロードするだけで、自動的にテキストを読み取り、ChatGPTが高精度に翻訳してくれる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されるはずです。より重要な情報分析や戦略立案といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはファイル内のテキストを自動で翻訳する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Dropboxの指定フォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ファイル内のテキストをChatGPTで翻訳し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／ChatGPT／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
ナビや注意事項を参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Dropboxのマイアプリ連携】
【ChatGPTのマイアプリ連携】
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。
※アカウント名とアクセストークンの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットは、特定のフォルダ内にファイルが作成されたことをきっかけにフローが起動します。
以下の注意事項を確認したら、赤枠部分をクリックしてください。
【注意事項】
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、「次へ」をクリックしましょう！
ここで、Dropboxの画面に移動してファイルを作成してください。
今回の解説では、英語で記載されたファイルを日本語に翻訳する想定で進めます！
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきます！
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「対象のフォルダパス」は、「/フォルダ1/サブフォルダ1」という形式で入力しましょう。
「ファイル名」は、先ほどDropboxにアップロードしたファイル名のキーワードを入力してください。
「テスト」をクリックします。
取得した値の表示を確認後、「完了」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、先ほどアップロードしたファイルをダウンロードする設定を行います。
赤枠部分をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、必須項目を設定していきます！
まずは、「フォルダのパス」を先ほどと同様に入力欄下の注釈を参照して入力します。
「ファイル名」は、トリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
※デフォルトで設定されている「取得した値から選択してください｜例）」は削除してくださいね。
「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認が出来たら「完了」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取る設定を行います。
以下の内容を確認し、赤枠部分の「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
【注意事項】
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
※OCRについて、詳細は以下のリンクをご確認ください。
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分をクリックし、読み取りたい文字数に応じて、設定を変更してください。
今回は、以下のように設定します。
続いて、以下の項目を設定します。
「OCR画像」は、プルダウンから選択し、以下のように設定しましょう。
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値に抽出された内容が反映されます。
最後に「完了」を押して、次のステップへ進んでください。
次にChatGPTを使用して抽出した文章の翻訳を行っていきます！
赤枠部分をクリックしてください。
※OpenAIは利用方法により、OpenAI社側への支払いが発生する可能性があります。
詳しくは以下をご確認ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認したら、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージの内容」には、ChatGPTへの指示内容を入力します。
OCR設定で取得した値を選択しましょう！
テンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定してOKです！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
他の項目は任意で入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功し、問題なければ「完了」をクリックしてください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは翻訳した内容などをGoogle スプレッドシートに登録する設定を行います。
それでは、赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
ここで、Google スプレッドシートの画面に移動し、シートを用意します。
今回はテスト用に以下のシートを用意しました。
Yoomの画面に戻って、レコードを追加したいスプレッドシートIDとタブ名を設定していきます！
どちらも入力欄をクリックして表示される「候補」から選択できます。
テーブル範囲は、ヘッダーがテーブル範囲内に含まれるように設定しましょう。
今回は以下のシートを使用するため、「A1:C」になります。
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には、Dropboxのトリガー設定やOCRの設定で取得した値を引用して設定してください。
「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
無事にレコードが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です。お疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
DropboxやChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例
DropboxやChatGPTのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Dropboxを使った自動化例
Dropboxを連携させることで、ファイルの管理やバックアップ業務を効率化できます。
Zoomの録画データを自動保存したり、Docusignで締結した書類を特定のフォルダに格納したりすることが可能です。
また、Zoho CRMでの取引先登録に合わせたフォルダ作成や、Microsoft SharePointへのファイル同期、freee会計への証憑登録なども自動で行えます。外部ツールと組み合わせた柔軟な運用が可能です。
ファイル内のテキスト翻訳を自動化することで、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストや翻訳ツールへの入力といった手間をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、海外の資料や問い合わせ内容を迅速かつ正確に把握でき、グローバルなビジネス展開や情報収集のスピードを加速させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：文字の読み取りや翻訳に失敗した場合はどうなりますか？
A：
失敗した場合は、フローボットはエラーになり、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動的に通知できます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：翻訳する言語（例：日本語→英語）は指定できますか？
A：
はい、可能です。
本記事では英語のファイルを日本語に翻訳する例を紹介していますが、日本語を英語に翻訳することもできます。
ChatGPTのオペレーションで、指示文に「以下の内容を英語に翻訳してください」「以下の内容を日本語に翻訳してください」などと設定するだけで、翻訳先の言語を指定できます。
Q：画像以外のファイル（PDFなど）も翻訳できますか？
A：
