建設現場で撮影した大量の報告書を整理し、手作業でデータ入力や転記作業を行ったり、進捗管理をしていることに疲れていませんか？
膨大な書類の整理や入力ミスの修正に時間がかかり、本来のプロジェクト管理業務に集中できないという悩みを抱えている方も多いかもしれません。
もし、Dropboxにアップロードされた建設現場の報告書を自動的に読み取り、作業管理表に正確にデータを記録する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より効率的にプロジェクトの進捗状況を把握できるようになります！
今回は、ノーコードで簡単に設定できる自動化の方法をご紹介しますので、ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxにアップロードされた現場写真や報告書からデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
試してみる
■概要
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・現場の作業報告書とGoogle スプレッドシートの作業管理表の両方を手動で入力している方
・作業管理表への入力ミスや入力漏れを防止したい方
・入力に関わる業務を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Dropboxの建設現場レポートを自動で管理表に登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxに現場の作業報告書がアップロードされたら、OCR機能で情報を読み取り、Google スプレッドシートの作業管理表に自動でデータを登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Dropbox／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- DropboxとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローが正しく起動するかを確認
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
試してみる
■概要
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・現場の作業報告書とGoogle スプレッドシートの作業管理表の両方を手動で入力している方
・作業管理表への入力ミスや入力漏れを防止したい方
・入力に関わる業務を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
※なお、今回は作業報告書をアップロードすることを想定して解説しますが、手書き文字の報告書をアップロードした場合でも、OCRで読み取り、Google スプレッドシートのタスク管理表に追加することも可能です。
詳細は以下のヘルプページをご確認ください。
ステップ1：DropboxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Dropboxのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する
試してみる
■概要
Dropboxで現場の作業報告書がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・現場の作業報告書とGoogle スプレッドシートの作業管理表の両方を手動で入力している方
・作業管理表への入力ミスや入力漏れを防止したい方
・入力に関わる業務を効率化したい方
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
最初の設定です！
このフローボットは、特定のフォルダ内にファイルが作成されたことをきっかけにフローが起動します。
以下の注意事項を確認したら、赤枠部分をクリックしてください。
【注意事項】
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、Dropboxの画面に移動し、ファイルをアップロードしてください。
※今回は「OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートの作業管理表にデータを登録する」フローなので、後ほどGoogle スプレッドシートに登録することを想定して、以下のようなPDFを用意しました。
Yoomの画面に戻り、必須項目を設定していきます！
-
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
