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「フォームで受け付けた情報を、いちいちJUST.DBの配列フィールドに手作業で追加するのが面倒…」
「手入力だと更新漏れやコピー＆ペーストのミスが起きてしまい、データの正確性に不安がある…」
このように、JUST.DBの配列フィールドの更新作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のフォームが送信されたタイミングで、対象となるJUST.DBのレコードを自動で検索し、配列フィールドに新しい情報を追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBの配列フィールドを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Typeformからフォームが送信されたら、JUST.DBの配列フィールドのレコードを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB ／ Typeform
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索欄にTypeformと記入して、表示されたアイコンをクリックしましょう。
Typeformに登録のある方法でログインします。
今回は、Emailでの連携をするため「Continue with email」ボタンをクリックします。
パスワードを入力して、赤枠をクリックしましょう！
下記のような表示が出たら、連携は成功です。
検索欄にJUST.DBと記入して、表示されたアイコンをクリックしましょう。
任意のアカウント名とアクセストークンを記入して、「追加」ボタンをクリックします。
同様の表示が出たら、連携は成功です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まずは、Typeformのトリガー設定を行います。
1つ目の赤枠をクリックしてください。
アカウントとアクションを確認しましょう。
アクションは、テンプレート通りで変更の必要はありません。
アカウントがしっかりと連携されていることが確認できたら、「次へ」をクリックして進んでください。
フォームを作成します。
フォームIDとタグを手動で設定して、「Webhook URLを登録」ボタンを押します。
下記のような表示が出たら、WebhookURLが対象のフォームに登録できています。
次の設定へ進みましょう！
先ほど作成したフォームに回答を送信したら、テストボタンをクリックしましょう。
テスト成功で、取得した値が取得されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に「取得する値を追加」をクリックします。
※取得する値を設定する方法については「取得する値を追加する方法」のヘルプページもご覧ください。
追加したい項目の右にあるプラスマークをクリックして追加する値を選択し、「追加」ボタンを押します。
値が追加できたら、設定を保存しておきます。完了ボタンをクリックしましょう！
JUST.DBのレコードを取得する設定を行っていきます。以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはテンプレートのままで、連携するアカウント情報を確認します。
問題がなければ次の設定へ進みましょう！
JUST.DB上でレコードの更新をするテーブルを作成します。
今回は以下のテーブルで、フォーム回答と一致するレコードを更新していきます！
JUST.DB上で「ドメイン」「テーブル識別名」「テーブル定義ファイル」を確認して、手動で設定しましょう。
設定ができたら「次へ」ボタンをクリックします。
取得したレコードの条件を設定していきます。
下記のように設定することで、JUST.DBとフォーム回答の氏名が一致するレコードが更新されます。
設定が終わったら、テストを実行してみましょう！
テスト成功で、取得した値にレコード情報が取得されています。
取得した値が確認できたら、「完了」ボタンで設定を保存しておきましょう！
レコードの編集の設定を行っていきます。
最後の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認して、問題がなければ次の設定へ進みましょう！
ドメインとテーブル識別名を手動で同様に設定します。
レコードIDは取得した値から選択して設定します。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
フィールド識別名はJUST.DB上で確認して記入し、配列は取得した値から選択して設定しましょう。
設定が終わったら、テストを実行してみましょう！
テスト成功で既存レコードが更新されています！
確認してみましょう！
レコードが更新されています。
最後に、Yoomの設定画面で完了ボタンをクリックして設定を保存しましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。動作確認をしてみましょう。
データベースへの情報登録や更新を起点に、多様な外部ツールとのデータ連携をシームレスに自動化します。
メールやスプレッドシートからの自動取り込みにより入力工数を削減し、情報の更新に合わせたチャット通知や顧客管理システム、会計ソフトへの同期を自動実行。
手作業による転記ミスを防ぎ、組織内での迅速な情報共有と一元管理を実現しましょう。
■概要
JUST.DBでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを業務に使用している方
・取引企業の情報の一元管理を行う方
・業務に関連するデータの蓄積をしている方
2.freee会計を活用している方
・取引に関連する売り上げの管理を行う方
・取引先ごとに情報を登録管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は会計業務の効率化に効果的なツールです。
同時にJUST.DBで関連情報の管理を行うことで、情報へのアクセス性を高め業務進行を円滑にできます。
しかし、freee会計に取引先を登録するのに毎回JUST.DBのステータスの更新を確認を行うのは、チーム全体のモチベーションの低下につながるかもしれません。
このフローを活用すると、JUST.DBでレコードが指定のステータスに更新されるとfreee会計に自動で取引先の登録を完了します。
登録完了までを自動で行うため、入力の手間や時間、ヒューマンエラーを省き業務進行を円滑にすることができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チーム内への通知を自動化することも可能です。
■注意事項
・JUST.DB、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Garoonのワークフローで承認された内容を、手作業でJUST.DBに転記する作業は手間がかかりませんか？この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Garoonでワークフローが承認されると、その内容が自動でJUST.DBに登録されるため、業務の正確性を高めつつ、作業の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード更新や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ更新や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・自動化されることにより、データが一貫して迅速に共有されるためチーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
JUST.DBでレコードが登録されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 営業・マーケティングチーム
・リード情報の登録をリアルタイムで共有し、リードへのアプローチやキャンペーンの効果分析の迅速化を図りたい担当者
・新規顧客の情報をいち早く把握したい営業チーム責任者
2. カスタマーサポートチーム
・顧客からの要望や問い合わせが登録された際、迅速に対応したいチームメンバー
3. 人事部門
・従業員情報の登録時に、入社手続きをスムーズに進めたい方
4. 経理部門
・請求情報が登録された際、内容を早急に把握して後続処理につなげたい方
■このテンプレートを使うメリット
JUST.DBはさまざまな業務のデータ管理に役立つツールです。
しかし、情報登録のたびに手作業でDiscordに通知するのは、本来の担当業務への集中を妨げる可能性があります。
このテンプレートを使うことで、JUST.DBでレコードが新規作成された際、Discordへの通知を自動化できます。リアルタイムでの情報共有により、登録データに関するフォローアップ業務をスムーズに進めることが可能です。転記が不要になるため、担当者は本来のタスクに集中できるほか、入力ミスや連絡漏れなどのリスク軽減にもつながります。
■注意事項
・JUST.DB、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBとNotionで顧客情報やプロジェクトデータを個別に管理していると、二重入力や情報の食い違いが発生することはありませんか？
手作業でのデータ同期は、時間だけでなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、自動でNotionにも情報が追加されるため、データ管理の効率化と正確性の向上を実現できるはずです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動でJUST.DBのデータを確認し、チームに共有する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・データの変動にリアルタイムで対応でき、迅速な意思決定が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBの配列フィールド更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォームからの情報転記や追加作業の手間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、担当者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、正確で最新の状態に保たれたデータを活用したコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：レコードの更新後にSlackに通知できますか？
A：
はい、できます。
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Slackなどの連絡ツールのアクションを選択できます。
Q：Googleフォームやkintoneをトリガーにすることも可能ですか？
A：
はい、できます。
トリガー設定を行う際に、Googleフォームやkintoneを設定してフローボットを作成しましょう！
Q：連携エラーで通知が失敗したらどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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