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「毎月送るアンケートフォーム、説明文の更新が地味に面倒…」
「気づいたら先月の内容のままアンケートを送ってしまった…」
このように、Googleフォームの定型的な更新作業に手間を感じたり、更新漏れで困ったりした経験はありませんか？
もし、AIが自動でその月の内容に合わせた最適な説明文を生成し、指定した日時にGoogleフォームを更新してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、更新作業に気を取られることなく、アンケート結果の分析といったより重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なフォーム管理業務を効率化しましょう！
YoomにはGoogleフォームを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、スケジュールをトリガーに、AIが月次アンケートの説明文を自動で生成し、Googleフォームを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、YoomとGoogleフォームを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録が完了です！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、テキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
詳しい設定方法は以下をご覧ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
※「アクション」は以下のように消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて、詳細設定の画面に遷移します。
AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は以下の画像のように、任意で作成した文章を設定してみました。
入力欄をクリックして表示される「日付」を活用し、自由に設定してください！
※日付変数を用いることで、フローボットを実行した時の変数に該当する日付で転記することが可能です。詳細は以下をご確認ください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Google フォームのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、先ほど生成した結果を活用してフォームのタイトルや説明を更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
ここで、Googleフォームの画面に移り、タイトルやフォーム説明が空欄のフォームを用意しましょう。
用意を終えたら、Yoomの画面に戻って、必須項目を設定しましょう！
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認します。
Google フォームの画面に移り、反映されたか確認をしましょう！
確認後、Yoomの画面で「保存する」をクリックし、すべての設定が完了です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームでリード情報を収集しFacebook広告の成果を正確に測定したいマーケティング担当者様
・Googleフォームで収集したリード情報を手動でFacebook広告管理画面に入力する手間を省いて自動でコンバージョンイベントとして送信することで業務効率化を図りたい方
2. Metaのコンバージョン計測を利用している方
・コンバージョン計測の精度を上げ、マーケティング業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
MetaコンバージョンAPIはCookieを使わずコンバージョン計測に必要な情報をMetaの広告サーバーに直接送信できる便利なツールです。
ですが、Googleフォームの送信内容からリード登録のたびに手動で行うには、時間や労力がかかります。
[Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する]テンプレートを使用することによって、Googleフォームからの送信をコンバージョンイベントとして捉えてMeta広告の効果をより正確に把握することができます。データ登録が不要になるため、マーケティング担当者の負担を軽減できるほか、転記ミスや登録漏れといったエラーリスクの減少にもつながります。
■注意事項
・Googleフォーム、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しメールを送るフローです。
フォームの回答のみでカレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
※フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
会議やインタビューの録画ファイルから音声のみを抽出したい際、Webサイトで都度手作業をしていませんか。この単純作業は、数が増えると時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームで動画ファイルを受け取るところから、RPAによる音声ファイルへの変換、Boxへの格納までを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け取った新聞PDFなどの内容を、一つひとつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりちで、重要な情報管理において手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームで受け付けたバグ報告や機能要望などを、都度GitHubに手動で起票していませんか？
この手作業は入力漏れや転記ミスの原因となるだけでなく、開発の初動を遅らせる要因にもなりえます。
このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でGitHubにIssueを作成するため、報告からタスク化までをスムーズに繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加し、更にGoogleスプレッドシートに情報を追加します。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。
以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。 https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
Googleフォームの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた説明文の作成や更新の手間を削減し、ヒューマンエラーによる更新漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は毎月の定型業務から解放され、アンケート結果の分析や次のアクションプランの策定といった、より創造的で価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIへの指示（プロンプト）を工夫するコツは？
A：
プロンプトを設定する際のコツは、できるだけ具体的で目的が明確な方が精度が高まります。例えば「要約して」よりも「社内共有用に3行で要約して」などと指定すると実務に合った出力が得られやすいです。
Q：フォームの説明文以外も自動で更新できますか？
A：
Yoomでは、「フォームの設問タイトルや説明を更新する」オペレーションもあります。
Googleフォームを活用したテンプレートをぜひお試しください。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：毎月1日以外にも更新のタイミングは選べますか？
A：
はい、今回は毎月1日にフローボットが起動するように設定しましたが、運用に合わせて更新のタイミングを自由に設定できます。
詳しい設定方法は以下をご覧ください。
