・
【プログラミング不要】Googleフォームの説明文をAIで自動更新する方法
「毎月送るアンケートフォーム、説明文の更新が地味に面倒…」
「気づいたら先月の内容のままアンケートを送ってしまった…」
このように、Googleフォームの定型的な更新作業に手間を感じたり、更新漏れで困ったりした経験はありませんか？
もし、AIが自動でその月の内容に合わせた最適な説明文を生成し、指定した日時にGoogleフォームを更新してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、更新作業に気を取られることなく、アンケート結果の分析といったより重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒なフォーム管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームを自動更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
AIを活用してGoogleフォームを自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、スケジュールをトリガーに、AIが月次アンケートの説明文を自動で生成し、Googleフォームを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定とコンテンツ生成の設定、Googleフォームのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
ステップ1：Googleフォームをマイアプリ連携
ここでは、YoomとGoogleフォームを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
これでGoogleフォームの登録が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
■概要
毎月実施するアンケートなど、定期的に作成するGoogleフォームの内容を手作業で更新していませんか？同じような内容でも、月ごとにタイトルや説明文を少しずつ変更する作業は、地味ながらも手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでAIがアンケート内容を自動生成し、Googleフォームを自動更新するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の定例アンケートなどをGoogleフォームで作成し、手動での更新作業に手間を感じている方
- Googleフォームの定期的な自動更新を実現し、アンケート作成業務を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、アンケートのタイトルや説明文作成などの定型業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAIがGoogleフォームを自動更新するため、毎月の作成・更新作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、タイトル・説明文のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎月などの定期的な実行スケジュールを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用した「テキストを生成」アクションを設定し、アンケートのタイトルや説明文を生成させます
- 最後に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストでフォームを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションでは、更新対象となるフォームを任意で設定してください
- タイトルや説明に設定する内容は、AIが生成したテキスト（事前のアクションで取得した値）のほか、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- GoogleフォームとYoomを連携してください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
最初の設定です。
ここから「Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。最後に「保存する」をクリックしましょう！
ステップ4：テキストを生成する設定
ここでは、テキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
詳しい設定方法は以下をご覧ください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」：テキストを生成する
- 「アクション」：プルダウンから選択
※「アクション」は以下のように消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて、詳細設定の画面に遷移します。
AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回は以下の画像のように、任意で作成した文章を設定してみました。
入力欄をクリックして表示される「日付」を活用し、自由に設定してください！
※日付変数を用いることで、フローボットを実行した時の変数に該当する日付で転記することが可能です。詳細は以下をご確認ください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Google フォームのアクション設定
最後の設定です！
ここでは、先ほど生成した結果を活用してフォームのタイトルや説明を更新する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
- タイトル：任意で修正
- 連携するアカウント：合っているかを確認
- アクション：「フォームのタイトルや説明を更新する」を選択
ここで、Googleフォームの画面に移り、タイトルやフォーム説明が空欄のフォームを用意しましょう。
用意を終えたら、Yoomの画面に戻って、必須項目を設定しましょう！
- 「フォームID」：入力欄下の注釈を参照して設定してください。
- 「フォームのタイトル」：任意の内容や「日付」を使用して設定してください。
「日付」は入力欄をクリックすると表示されます。
- 「フォームの説明」：取得した値を引用して設定してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら取得した値を確認します。
Google フォームの画面に移り、反映されたか確認をしましょう！
確認後、Yoomの画面で「保存する」をクリックし、すべての設定が完了です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Googleフォームを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Googleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google フォームからカレンダー登録やGmail送信を自動化します。
Slack通知やkintone登録に加え、Metaへのコンバージョン送信、PDFのOCR処理、RPAによる動画変換まで対応し、フォームを起点にあらゆる実務を自動化します。
■概要Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
- 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、kintoneへ手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。特に、迅速な対応が求められる場面では、このタイムラグが大きな課題となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にkintoneへ情報が登録されるため、こうしたデータ入力に関する課題を削減し、業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力を自動化したいと考えている方
- 問い合わせやアンケートの回答をkintoneで一元管理し、対応の迅速化を図りたい方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「フォームの回答を格納する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をkintoneの各フィールドに紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガー設定において、回答を検知する対象のGoogleフォームは任意で設定可能です。
- kintoneに連携する際、登録先のアプリや、フォームのどの回答をkintoneのどのフィールドに登録するかといった情報は任意で設定できます。
■注意事項- Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要Googleフォームを活用した予約受付では、回答があるたびに手動でGoogleカレンダーに予定を登録し、確認メールを送る作業が発生しがちではないでしょうか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定登録やメール送信までの一連の流れが自動化され、予約管理業務を円滑に進めることができます。■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いた予約管理を手作業で行っている方
- 予約受付後のカレンダー登録漏れや、確認メールの送信忘れなどを防ぎたい担当者の方
- 予約管理に関連する一連の事務作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、カレンダー登録やメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、予定の登録間違いやメールの誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、フォームの回答内容を任意のスプレッドシートに記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」を設定し、フォームの回答内容を元にカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームの質問項目は、予約受付に必要な氏名、希望日時、連絡先といった内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、回答内容の記録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ（シート）名を設定することが可能です。
- Googleカレンダーで予定を作成する際には、フォームから取得した回答者の氏名や希望日時などを引用し、予定のタイトルや説明欄を自由に設定できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
■概要Googleフォームに寄せられたイベントの参加申込や面談希望などの回答を、都度GoogleカレンダーやGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Googleカレンダーへの予定追加とGoogle スプレッドシートへの情報蓄積が自動で完了するため、日程調整やリスト管理に関する業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを活用してイベントや面談の予約を受け付けている担当者の方
- フォームの回答内容を元にしたGoogleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートでの回答者リストの作成や管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答と同時に予定登録と情報追加が完了するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減できます。
- 手作業による予定の登録ミスやスプレッドシートへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- その次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に予定を作成します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、回答情報を指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や日時、説明などの各項目に、Googleフォームで取得した回答内容を自由に紐付けて設定できます。
- Google スプレッドシートに情報を追加するアクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームでリード情報を収集しFacebook広告の成果を正確に測定したいマーケティング担当者様
・Googleフォームで収集したリード情報を手動でFacebook広告管理画面に入力する手間を省いて自動でコンバージョンイベントとして送信することで業務効率化を図りたい方
2. Metaのコンバージョン計測を利用している方
・コンバージョン計測の精度を上げ、マーケティング業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
MetaコンバージョンAPIはCookieを使わずコンバージョン計測に必要な情報をMetaの広告サーバーに直接送信できる便利なツールです。
ですが、Googleフォームの送信内容からリード登録のたびに手動で行うには、時間や労力がかかります。
[Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する]テンプレートを使用することによって、Googleフォームからの送信をコンバージョンイベントとして捉えてMeta広告の効果をより正確に把握することができます。データ登録が不要になるため、マーケティング担当者の負担を軽減できるほか、転記ミスや登録漏れといったエラーリスクの減少にもつながります。
■注意事項
・Googleフォーム、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けたバグ報告や機能要望などを、都度GitHubに手動で起票していませんか？
この手作業は入力漏れや転記ミスの原因となるだけでなく、開発の初動を遅らせる要因にもなりえます。
このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でGitHubにIssueを作成するため、報告からタスク化までをスムーズに繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受けた報告をGitHubに手作業で転記している方
- ユーザーからのフィードバック管理を効率化し、開発速度を向上させたい方
- GoogleフォームとGitHubを連携することで、手作業によるヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基に自動でGitHubのIssueが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」のアクションを選択し、Googleフォームから取得した情報をIssueのタイトルや本文などの項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションでは、Googleフォームの回答内容をIssueのタイトルや本文などの項目に変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとGitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで受け取った新聞PDFなどの内容を、一つひとつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりちで、重要な情報管理において手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している業務担当者の方
- OCRを活用して、PDFファイルからのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 定型的な転記作業をなくし、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容を自動で読み取りスプレッドシートに追加するため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に添付されたPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、PDFを添付する項目以外に、日付や担当者名など、管理に必要な質問項目を任意で設定・変更できます。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出対象とするか、任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートでは、抽出したデータをどのスプレッドシートの、どのシートに追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
会議やインタビューの録画ファイルから音声のみを抽出したい際、Webサイトで都度手作業をしていませんか。この単純作業は、数が増えると時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームで動画ファイルを受け取るところから、RPAによる音声ファイルへの変換、Boxへの格納までを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイル変換ツールで、手作業でのファイル変換に時間を費やしている方
- Googleフォームで収集した動画ファイルを、音声データとして効率的に管理・活用したいと考えている方
- RPAやAIを活用してファイル変換のような定型業務を自動化し、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換ツールでの手動変換やファイル格納が不要になり、一連の作業が自動化されるため、作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、送信された情報を取得します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム経由でアップロードされた動画ファイルをダウンロードします
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトで動画を音声ファイルに変換する操作を行います
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、変換後のファイルに関する情報をページから抽出します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換された音声ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、動画ファイルの提出に利用する任意のフォームを指定してください
- Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのIDを、トリガーで取得した情報などから変数として設定します
- RPA機能のアクションでは、利用するオンライン変換ツールのURLや操作内容、取得したい情報などを自由に設定できます
- AI機能のアクションでは、RPAが操作したページからどの情報を抽出するか、抽出したい項目を任意にカスタマイズしてください
- Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のアクションで取得した情報を用いて設定します
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
- 承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
- 手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信をきっかけに担当者への確認依頼から承認後の返信までが自動化されるため、一連の対応にかかる時間を短縮できます
- 手動でのステータス更新や返信作業が不要になり、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を「テキストを抽出する」で取り出します
- 次に、オペレーションの「担当者へ対応を依頼する」アクションで、承認者へ確認を依頼します
- 担当者の対応後、オペレーションでGoogleフォームを選択し、「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションで進捗を反映させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、申請者へ承認結果などを自動で返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「申請」「承認依頼」など）を設定してください
- 自動返信するGmailのメール設定では、件名に任意のテキストを設定できます。また本文には、事前のオペレーションで取得した情報などを組み合わせて動的な内容を設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方
- 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方
- フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。
- 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
- はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。
- Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Googleフォームとkintoneを連携させ、データ入力を自動化したいと考えている方
- 問い合わせやアンケートの回答をkintoneで一元管理し、対応の迅速化を図りたい方
- 手作業によるデータ転記の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方
- Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「フォームの回答を格納する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をkintoneの各フィールドに紐付けます。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定において、回答を検知する対象のGoogleフォームは任意で設定可能です。
- kintoneに連携する際、登録先のアプリや、フォームのどの回答をkintoneのどのフィールドに登録するかといった情報は任意で設定できます。
- Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- GoogleフォームとGoogleカレンダーを用いた予約管理を手作業で行っている方
- 予約受付後のカレンダー登録漏れや、確認メールの送信忘れなどを防ぎたい担当者の方
- 予約管理に関連する一連の事務作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- フォームへの回答後、カレンダー登録やメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手動でのデータ転記やメール作成が不要になるため、予定の登録間違いやメールの誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、フォームの回答内容を任意のスプレッドシートに記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」を設定し、フォームの回答内容を元にカレンダーへ予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームの質問項目は、予約受付に必要な氏名、希望日時、連絡先といった内容に合わせて自由に設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、回答内容の記録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ（シート）名を設定することが可能です。
- Googleカレンダーで予定を作成する際には、フォームから取得した回答者の氏名や希望日時などを引用し、予定のタイトルや説明欄を自由に設定できます。
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
- Googleフォームを活用してイベントや面談の予約を受け付けている担当者の方
- フォームの回答内容を元にしたGoogleカレンダーへの予定登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートでの回答者リストの作成や管理を効率化したいと考えている方
- Googleフォームへの回答と同時に予定登録と情報追加が完了するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減できます。
- 手作業による予定の登録ミスやスプレッドシートへの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- その次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に予定を作成します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、回答情報を指定のシートに記録します
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成する際、件名や日時、説明などの各項目に、Googleフォームで取得した回答内容を自由に紐付けて設定できます。
- Google スプレッドシートに情報を追加するアクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームでリード情報を収集しFacebook広告の成果を正確に測定したいマーケティング担当者様
・Googleフォームで収集したリード情報を手動でFacebook広告管理画面に入力する手間を省いて自動でコンバージョンイベントとして送信することで業務効率化を図りたい方
2. Metaのコンバージョン計測を利用している方
・コンバージョン計測の精度を上げ、マーケティング業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
MetaコンバージョンAPIはCookieを使わずコンバージョン計測に必要な情報をMetaの広告サーバーに直接送信できる便利なツールです。
ですが、Googleフォームの送信内容からリード登録のたびに手動で行うには、時間や労力がかかります。
[Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する]テンプレートを使用することによって、Googleフォームからの送信をコンバージョンイベントとして捉えてMeta広告の効果をより正確に把握することができます。データ登録が不要になるため、マーケティング担当者の負担を軽減できるほか、転記ミスや登録漏れといったエラーリスクの減少にもつながります。
■注意事項
・Googleフォーム、MetaコンバージョンAPIのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けたバグ報告や機能要望などを、都度GitHubに手動で起票していませんか？
この手作業は入力漏れや転記ミスの原因となるだけでなく、開発の初動を遅らせる要因にもなりえます。
このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でGitHubにIssueを作成するため、報告からタスク化までをスムーズに繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受けた報告をGitHubに手作業で転記している方
- ユーザーからのフィードバック管理を効率化し、開発速度を向上させたい方
- GoogleフォームとGitHubを連携することで、手作業によるヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基に自動でGitHubのIssueが作成されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGitHubをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」のアクションを選択し、Googleフォームから取得した情報をIssueのタイトルや本文などの項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GitHubでIssueを作成するアクションでは、Googleフォームの回答内容をIssueのタイトルや本文などの項目に変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとGitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームで受け取った新聞PDFなどの内容を、一つひとつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりちで、重要な情報管理において手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している業務担当者の方
- OCRを活用して、PDFファイルからのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 定型的な転記作業をなくし、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容を自動で読み取りスプレッドシートに追加するため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に添付されたPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、PDFを添付する項目以外に、日付や担当者名など、管理に必要な質問項目を任意で設定・変更できます。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出対象とするか、任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートでは、抽出したデータをどのスプレッドシートの、どのシートに追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
会議やインタビューの録画ファイルから音声のみを抽出したい際、Webサイトで都度手作業をしていませんか。この単純作業は、数が増えると時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Googleフォームで動画ファイルを受け取るところから、RPAによる音声ファイルへの変換、Boxへの格納までを自動化します。ファイル変換に関わる一連の作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイル変換ツールで、手作業でのファイル変換に時間を費やしている方
- Googleフォームで収集した動画ファイルを、音声データとして効率的に管理・活用したいと考えている方
- RPAやAIを活用してファイル変換のような定型業務を自動化し、業務効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル変換ツールでの手動変換やファイル格納が不要になり、一連の作業が自動化されるため、作業時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、送信された情報を取得します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム経由でアップロードされた動画ファイルをダウンロードします
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトで動画を音声ファイルに変換する操作を行います
- 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、変換後のファイルに関する情報をページから抽出します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換された音声ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、動画ファイルの提出に利用する任意のフォームを指定してください
- Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのIDを、トリガーで取得した情報などから変数として設定します
- RPA機能のアクションでは、利用するオンライン変換ツールのURLや操作内容、取得したい情報などを自由に設定できます
- AI機能のアクションでは、RPAが操作したページからどの情報を抽出するか、抽出したい項目を任意にカスタマイズしてください
- Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のアクションで取得した情報を用いて設定します
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
- 承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
- 手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信をきっかけに担当者への確認依頼から承認後の返信までが自動化されるため、一連の対応にかかる時間を短縮できます
- 手動でのステータス更新や返信作業が不要になり、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を「テキストを抽出する」で取り出します
- 次に、オペレーションの「担当者へ対応を依頼する」アクションで、承認者へ確認を依頼します
- 担当者の対応後、オペレーションでGoogleフォームを選択し、「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションで進捗を反映させます
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、申請者へ承認結果などを自動で返信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれる任意のキーワード（例：「申請」「承認依頼」など）を設定してください
- 自動返信するGmailのメール設定では、件名に任意のテキストを設定できます。また本文には、事前のオペレーションで取得した情報などを組み合わせて動的な内容を設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Googleフォームの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた説明文の作成や更新の手間を削減し、ヒューマンエラーによる更新漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は毎月の定型業務から解放され、アンケート結果の分析や次のアクションプランの策定といった、より創造的で価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：AIへの指示（プロンプト）を工夫するコツは？
A：
プロンプトを設定する際のコツは、できるだけ具体的で目的が明確な方が精度が高まります。例えば「要約して」よりも「社内共有用に3行で要約して」などと指定すると実務に合った出力が得られやすいです。
Q：フォームの説明文以外も自動で更新できますか？
A：
Yoomでは、「フォームの設問タイトルや説明を更新する」オペレーションもあります。
Googleフォームを活用したテンプレートをぜひお試しください。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：毎月1日以外にも更新のタイミングは選べますか？
A：
はい、今回は毎月1日にフローボットが起動するように設定しましたが、運用に合わせて更新のタイミングを自由に設定できます。
詳しい設定方法は以下をご覧ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
