「毎月送るアンケートフォーム、説明文の更新が地味に面倒…」Googleフォームの定型的な更新作業に手間を感じたり、更新漏れで困ったりした経験はありませんか？
もし、AIが自動でその月の内容に合わせた最適な説明文を生成し、指定した日時にGoogleフォームを更新してくれる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、更新作業に気を取られることなく、アンケート結果の分析といったより重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき るので、ぜひこの機会に導入して、面倒なフォーム管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogleフォームを自動更新する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する
試してみる
AIを活用してGoogleフォームを自動更新するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、スケジュールをトリガーに、AIが月次アンケートの説明文を自動で生成し、Googleフォームを更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Googleフォームのマイアプリ連携 テンプレートをコピー スケジュールトリガーの設定とコンテンツ生成の設定、Googleフォームのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する
試してみる
ステップ1：Googleフォームをマイアプリ連携 ここでは、YoomとGoogleフォームを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓にGoogleフォームと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！
Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する
試してみる
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定 最初の設定です。「Googleフォームの月次アンケート説明をAIで生成して自動更新する」 フローの設定をしていきます！
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
ステップ4：テキストを生成する設定 ここでは、テキストを生成する設定を行います。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
「タイトル」：テキストを生成する 「アクション」：プルダウンから選択
※「アクション」は以下のように消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて、詳細設定の画面に遷移します。
今回は以下の画像のように、任意で作成した文章を設定してみました。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
ステップ5：Google フォームのアクション設定
最後の設定です！
以下の内容を確認し、次に進みましょう！
タイトル：任意で修正 連携するアカウント：合っているかを確認 アクション：「フォームのタイトルや説明を更新する」を選択
ここで、Googleフォームの画面に移り、タイトルやフォーム説明が空欄のフォームを用意しましょう。
「フォームID」 ：入力欄下の注釈を参照して設定してください。
「フォームのタイトル」 ：任意の内容や「日付」を使用して設定してください。
「フォームの説明」 ：取得した値を引用して設定してください。取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
Google フォームの画面に移り、反映されたか確認をしましょう！
確認後、Yoomの画面で「保存する」をクリックし、すべての設定が完了です！
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、Googleフォームを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Googleフォームに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Google フォームからカレンダー登録やGmail送信を自動化します。
Slack通知やkintone登録に加え、Metaへのコンバージョン送信、PDFのOCR処理、RPAによる動画変換まで対応し、フォームを起点にあらゆる実務を自動化します。
Gmailで特定のメール内容が担当者にて承認されたら、Googleフォームを更新し自動返信する
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Googleフォームから動画ファイルが送信されたら、RPAで音声ファイルに変換しBoxに格納する
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Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
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Googleフォームから送信された新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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Googleフォームで送信された情報でGitHubにIssueを作成する
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Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
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Googleフォームの内容を用いてMetaコンバージョンAPIでコンバージョンイベントを送信する
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Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、Googleスプレッドシートに情報を追加する
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kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する
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まとめ Googleフォームの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた説明文の作成や更新の手間を削減し、ヒューマンエラーによる更新漏れを防ぐことができます。
これにより、担当者は毎月の定型業務から解放され、アンケート結果の分析や次のアクションプランの策定といった、より創造的で価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：AIへの指示（プロンプト）を工夫するコツは？
A：
プロンプトを設定する際のコツは、できるだけ具体的で目的が明確な方が精度が高まります。例えば「要約して」よりも「社内共有用に3行で要約して」などと指定すると実務に合った出力が得られやすいです。
Q：フォームの説明文以外も自動で更新できますか？
A：
Yoomでは、「フォームの設問タイトルや説明を更新する」オペレーションもあります。
Q：毎月1日以外にも更新のタイミングは選べますか？
A：
はい、今回は毎月1日にフローボットが起動するように設定しましたが、運用に合わせて更新のタイミングを自由に設定できます。
